Informationen zu inaktiven Postfächern

Beschreibung des Microsoft Purview-Diensts

Möglicherweise muss Ihre organization die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter aufbewahren, nachdem diese die organization verlassen haben. Abhängig von den Aufbewahrungsanforderungen Ihrer Organization müssen Sie Postfachinhalt möglicherweise für einige Monate oder Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren, oder Sie müssen Postfachinhalt auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Unabhängig davon, wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen, können Sie inaktive Postfächer erstellen, um die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren.

Was sind inaktive Postfächer?

Ein inaktives Postfach ist eine Art von vorläufig gelöschtem Postfach, das verwendet wird, um die E-Mails eines ehemaligen Mitarbeiters aufzubewahren, nachdem dieser Ihre Organization verlassen hat.

Wenn ein Mitarbeiter Ihre Organization verlässt (oder eine längere Abwesenheit antritt), können Sie sein Microsoft 365-Konto entfernen. Die Postfachdaten des Mitarbeiters werden 30 Tage lang aufbewahrt, nachdem das Konto entfernt wurde. Während dieses Zeitraums können Sie die Postfachdaten weiterhin wiederherstellen, indem Sie das Konto wiederherstellen. Nach 30 Tagen werden die Daten endgültig entfernt.

Wenn das Postfach jedoch vor dem Löschen des Microsoft 365-Kontos gesperrt wird, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert. Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen zu Haltevorgängen, die mit Microsoft 365 Aufbewahrung und eDiscovery-Archiven angewendet werden können.

Inaktive Postfächer sind nützlich, wenn Ihre Organization Postfachinhalte ehemaliger Mitarbeiter aus regulatorischen oder anderen Gründen aufbewahren muss. Obwohl jede in diesem Dokument aufgeführte Art von Aufbewahrung erzwingt, dass ein Postfach inaktiv gemacht wird, wenn ein Benutzerobjekt gelöscht wird, wird empfohlen, dies durch Anwenden einer Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnungen zu tun, zu bestätigen, dass die Sperre angewendet wurde, und dann das entsprechende Microsoft 365-Konto zu entfernen. An diesem Punkt wird der Inhalt des inaktiven Postfachs für die Dauer des vor der Löschung des Benutzerkontos angegebenen Aufbewahrungszeitraums aufbewahrt. Sie können das entsprechende Benutzerkonto weiterhin für einen Zeitraum von 30 Tagen wiederherstellen, nach 30 Tagen wird das Postfach jedoch in Microsoft 365 als inaktives Postfach aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsrichtlinie oder die Aufbewahrungsbezeichnungen entfernt werden.

Wenn derselbe Inhalt mehrfach gesperrt wird, gilt das Prinzip der Aufbewahrung , und der Inhalt wird am längsten aufbewahrt.

Bestätigen, dass ein Postfach zurückgehalten wird

Unabhängig davon, ob Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie, Aufbewahrungsbezeichnungen, eDiscovery-Aufbewahrung oder Aufbewahrung für juristische Zwecke anwenden oder über eine vorhandene In-Place Aufbewahrung verfügen, können Sie mithilfe von PowerShell überprüfen, ob die Aufbewahrung erfolgreich auf das Postfach angewendet wurde. Wenn Sie den Halteraum kürzlich konfiguriert haben, müssen Sie möglicherweise warten, bis er auf das Postfach angewendet wird.

Um ein versehentliches oder unbeabsichtigtes Löschen zu verhindern, empfehlen wir Ihnen, die Sperre zu bestätigen, bevor Sie das Benutzerkonto löschen. Wenn die Sperre nicht angewendet wird, wird das Postfach nicht in ein inaktives Postfach konvertiert.

Anweisungen finden Sie unter Identifizieren des Aufbewahrungstyps für ein Exchange Online-Postfach.

Eine Sperre kann auch automatisch angewendet werden: Nachdem Sie eine Sperre aus einem Postfach entfernt haben, wendet Microsoft 365 eine Verzögerungssperre an, sodass Inhalte nicht sofort gelöscht werden. Ein Postfach mit einer Verzögerungssperre wird weiterhin als in Warteschleife befindlich behandelt, sodass es ein inaktives Postfach bleibt, bis die Verzögerungssperre aufgehoben wird oder abläuft. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Postfächern in der Verzögerungssperre und Entfernen einer Verzögerungssperre aus einem inaktiven Postfach.

Inaktive Postfächer und Microsoft 365-Aufbewahrung

Wenn eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach angewendet wird oder auf mindestens ein E-Mail-Element in einem Postfach eine Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wird und das Microsoft 365-Benutzerkonto gelöscht wird, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert. Gehen Sie für das Erstellen eines inaktiven Postfachs folgendermaßen vor:

• Die Aufbewahrungseinstellungen müssen so konfiguriert sein , dass Inhalte beibehalten oder Inhalte aufbewahrt und dann gelöscht werden. Wenn die Aufbewahrungsaktion so konfiguriert ist, dass nur Inhalte gelöscht werden, wird das Postfach nicht inaktiv, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird. Für inaktive Postfächer empfehlen wir, die Option "Beibehalten und dann löschen" zu verwenden.

• Die Aufbewahrungseinstellungen müssen auf einen Aufbewahrungsort angewendet werden, der einem Exchange-Postfach zugeordnet ist:

  • Exchange-E-Mail
  • Microsoft 365-Gruppen
  • Skype for Business
  • Öffentliche Exchange-Ordner
  • Teams-Kanalnachrichten
  • Teams-Chats und Copilot-Interaktionen
  • Private Teams-Kanalnachrichten
  • Viva Engage Communitynachrichten
  • Viva Engage-Benutzernachrichten

Weitere Informationen zur Microsoft-Aufbewahrung finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Wenn die Microsoft 365-Aufbewahrung zum Erstellen eines inaktiven Postfachs verwendet wird, gelten die Aufbewahrungseinstellungen aus der Aufbewahrungsrichtlinie oder den Aufbewahrungsbezeichnungen weiterhin für das inaktive Postfach. Das bedeutet, dass Elemente, die in den Aufbewahrungseinstellungen so konfiguriert sind, dass Inhalte aufbewahrt und anschließend gelöscht werden, nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und schließlich aus dem inaktiven Postfach gelöscht werden. Wenn die Aufbewahrungseinstellungen nicht zum Löschen von Elementen konfiguriert sind, werden Elemente, die vom Benutzer nicht dauerhaft gelöscht wurden (bevor das Postfach inaktiv gemacht wurde), nicht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, nachdem das Postfach inaktiv geworden ist.

Verwenden adaptiver Richtlinienbereiche zum Verwalten der Aufbewahrung inaktiver Postfächer

Mit adaptiven Richtlinienbereichen können Sie Aufbewahrungseinstellungen speziell auf inaktive Postfächer anwenden. Diese Konfiguration bietet folgende Vorteile:

• Sie können die Vorschriften oder Richtlinien Ihrer Organization erfüllen, die unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume für aktive und ehemalige Mitarbeiter vorschreiben.

• Sie können die Aufbewahrungseinstellungen so konfigurieren, dass Postfachinhalte nur so lange aufbewahrt werden, wie dies erforderlich ist, um die Anforderungen Ihrer Organization an ehemalige Mitarbeiter zu erfüllen.

• Sie können die Aufbewahrungsrichtlinie, die inaktiven Postfächern in Ihrer organization zugewiesen ist, schnell identifizieren, wodurch es einfacher wird, die Aufbewahrungseinstellungen bei Bedarf zu ändern.

• Es ist einfacher, ein inaktives Postfach dauerhaft zu löschen, da Sie es aus der Richtlinie entfernen können, indem Sie den adaptiven Bereich so konfigurieren , dass es basierend auf den Attributen oder Eigenschaften des inaktiven Postfachs ausgeschlossen wird. Andernfalls müssen Sie vor dem Löschen des PostfachsExchange Online PowerShell verwenden.

Verwenden statischer Richtlinienbereiche und inaktiver Postfächer

Wenn Sie keine adaptiven Richtlinienbereiche und stattdessen einen statischen Bereich mit Microsoft 365-Aufbewahrung verwenden, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Statische Richtlinienbereiche schließen inaktive Postfächer ein, wenn Sie die Standardkonfiguration Alle Postfächer verwenden, werden jedoch nicht für bestimmte Einschlüsse oder Ausschlüsse unterstützt. Wenn Sie jedoch einen Empfänger einschließen oder ausschließen, der zum Zeitpunkt der Anwendung der Richtlinie über ein aktives Postfach verfügt und das Postfach später inaktiv wird, werden die Aufbewahrungseinstellungen weiterhin angewendet oder ausgeschlossen. In diesem Szenario gelten weiterhin bestimmte Ein- und Ausschlussgrenzen .

  Hinweis

  Dies bedeutet auch, dass alle neuen Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen, die einen statischen Bereich verwenden, der auf die Standardauswahl "Alle Postfächer " angewendet wird, automatisch alle vorhandenen inaktiven Postfächer enthalten.

• Wenn Sie die Standardauswahl aller Postfächer so ändern, dass bestimmte Empfänger enthalten sind, gelten die Aufbewahrungseinstellungen für die Richtlinie nicht mehr für inaktive Postfächer, die jetzt automatisch gelöscht werden können.

• Informationen zum Freigeben einer Aufbewahrungsrichtlinie, die auf ein inaktives Postfach angewendet wird, finden Sie unter Freigeben einer Aufbewahrungsrichtlinie.

Inaktive Postfächer und eDiscovery-Fallspeicher

Wird ein mit einem eDiscovery-Fall verknüpfter Haltebereich für ein Postfach platziert und anschließend das Postfach oder das Benutzerkonto gelöscht, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Verwenden Sie jedoch keine eDiscovery-Fallsperren, um ein Postfach inaktiv zu machen. Grund hierfür ist, dass eDiscovery-Fälle für bestimmte zeitgebundene Fälle im Zusammenhang mit einem rechtlichen Problem vorgesehen sind. Wahrscheinlich endet irgendwann ein Rechtsfall, die dem Fall zugeordneten Sperren werden entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen. Wenn ein Halteraum, der für ein inaktives Postfach platziert wird, einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und dann der Halteraum freigegeben oder der eDiscovery-Fall geschlossen (oder gelöscht) wird, wird das inaktive Postfach dauerhaft gelöscht. Außerdem können Sie keine zeitbasierte eDiscovery-Aufbewahrung erstellen. Diese Bedingung bedeutet, dass Inhalte in einem inaktiven Postfach für immer aufbewahrt werden oder bis der Halteraum aufgehoben und das inaktive Postfach gelöscht wird. Verwenden Sie daher die Microsoft 365-Aufbewahrung für inaktive Postfächer.

Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen eDiscovery-Aufbewahrung und Microsoft 365-Aufbewahrung finden Sie unter Wann sollten Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen oder eDiscovery-Speicher verwendet werden.

Inaktive Postfächer und automatisch expandierende Archive

Ein inaktives Postfach, das mit einem automatisch erweiterten Archiv konfiguriert ist, kann nicht wiederhergestellt oder wiederhergestellt werden. Wenn Sie aus Compliance-Gründen Daten aus einem inaktiven Postfach mit einem automatisch erweiterten Archiv wiederherstellen müssen, verwenden Sie die Inhaltssuche, um die Daten aus dem Postfach zu exportieren. Diese Aktion wird nur für eDiscovery-Zwecke unterstützt und kann nicht als Sicherungslösung verwendet werden. Anweisungen zur Verwendung der Suche für die Wiederherstellung von Daten für eDiscovery finden Sie unter Erstellen einer Suche nach einem Fall in eDiscovery

Inaktive Postfächer und Exchange MRM-Aufbewahrungsrichtlinien

Beim Anwenden einer Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie (das Feature zur Verwaltung von Nachrichtendatensätzen oder MRM in Exchange Online) wird kein inaktives Postfach erstellt, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird.

Wenn diese MRM-Aufbewahrungsrichtlinie jedoch auf ein Postfach angewendet wurde, bevor es inaktiv wurde, werden alle Löschrichtlinien (MRM-Aufbewahrungstags, die mit einer Löschaktion konfiguriert sind) weiterhin für das inaktive Postfach verarbeitet. Das bedeutet, dass Elemente, die mit einer MRM-Löschrichtlinie gekennzeichnet sind, nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente " verschoben werden. Diese Elemente werden aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Wenn keine Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach angegeben wurde, werden Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" unbegrenzt aufbewahrt.

Umgekehrt werden alle Archivierungsrichtlinien (MRM-Aufbewahrungstags, die mit einer MoveToArchive-Aktion konfiguriert sind), die in der MRM-Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind, die einem inaktiven Postfach zugewiesen ist, ignoriert. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben. Sie werden unbegrenzt aufbewahrt.

Nächste Schritte

Informationen dazu, wie Sie ein Postfach inaktiv machen und verwalten, z. B. wiederherstellen, wiederherstellen und löschen, finden Sie unter Erstellen und Verwalten inaktiver Postfächer.