Wissensmanagement konfigurieren

Gilt für: Dynamics 365 Customer Service und Dynamics 365 Contact Center – nur eigenständig

Wissensmanagement im Dynamics 365 Customer Service hilft, die Kundenzufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern, indem es schnellen Zugang zu relevanten Wissensartikeln bietet. Konfigurieren Sie Wissensverwaltungseinstellungen im Verwaltungszentrum des Copilot Service, sodass Agenten nach Artikeln suchen, KI-gestützte Vorschläge erhalten und Artikellinks mit Kunden teilen können.

Nachdem das Wissensmanagement installiert ist, können Benutzende:

• Suchen Sie im Kundenservice nach relevanten Wissensdatenbankartikeln, während Sie an einem Datensatz arbeiten.

• Richten Sie die Suchlogik, die Option „Während der Eingabe vorschlagen“ und die Suchfilter so ein, dass nur die erforderlichen Wissensartikel abgerufen werden. Diese Funktionen helfen Benutzern, Kunden bei der Bearbeitung ihrer Fälle zeitnahe und konsistente Informationen zur Verfügung zu stellen.

• Verwenden Sie Smart Assist, um KI-Vorschläge zu verwandten Wissensartikeln und ähnlichen Fällen zu erhalten.

• Lesen Sie den Inhalt des Wissensdatenbankartikels inline, einschließlich Bildern oder Videos.

Voraussetzungen

• Sie haben die Sicherheitsrolle Systemadministrator oder Systemanpassungsleiter oder entsprechende Berechtigungen. Sie müssen auch der Mandantenadministrator von Microsoft 365 sein. Erfahren Sie mehr unter Rollentypen verstehen.

• Konfigurieren Sie die erforderlichen Rechte für die KnowledgeArticle Tabelle basierend auf der gewünschten Zugriffsstufe jedes Benutzers. Konfigurieren Sie spezifische Zugriffseinstellungen neben der Basis-Benutzerrolle , um den Zugriff auf die KnowledgeArticle Tabelle mit den Anforderungen der Organisation abzustimmen.

  Für die Tabelle KnowledgeArticle ist die Sicherheitsgrenze von Dataverse die Umgebung und nicht einzelne Benutzer innerhalb der Umgebung. Wenn Sie den Zugriff auf Wissensartikel entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation einschränken müssen, überprüfen Sie die Tabellenrechte, die Sie über eine Sicherheitsrolle gewähren können, in "Definiere die Privilegien und Eigenschaften einer Sicherheitsrolle".

Übersicht einrichten

Sie können das Wissensmanagement im Copilot Service Admin Center oder manuell für eine modellgesteuerte App einrichten.

• Wissensmanagement einrichten
• Seite mit den Einstellungen für das Wissensmanagement manuell für eine modellgesteuerte App einrichten

Nachdem Sie das Wissensmanagement in Ihrer App konfiguriert haben, müssen Sie auch die verschiedenen anderen Aspekte des Wissensmanagements basierend auf Ihren organisatorischen Anforderungen einrichten, wie zum Beispiel:

• Konfigurieren von URLs von Wissensdatenbankartikeln
• Erstellen und Verwalten von Kategorien
• Vorlagen für Wissensartikel erstellen
• [Externe Suchanbieter einrichten]Externe Suchanbieter einrichten

Wissensmanagement einrichten

Stellen Sie sicher, dass Sie über die Sicherheitsrolle „Systemadministrator“ oder „Systemanpasser“ bzw. entsprechende Berechtigungen verfügen. Sie müssen auch der Mandantenadministrator von Microsoft 365 sein.

Sie können das Wissensmanagement in der Copilot Service Admin Center-App einrichten.

1. Wählen Sie im Copilot Service-Admin Center in der Siteübersicht Wissen in Supporterfahrung aus. Die Seite Wissen wird angezeigt.

2. Im Abschnitt Datensatztypen wählen Sie Verwalten.

   1. Auf der Datensatztypen Seite fügen Sie die Datensatztypen hinzu, für die Sie das Wissensmanagement aktivieren möchten, und konfigurieren Sie sie. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Wissenssuchsteuerung im App-Seitenbereich für einen Entitätsdatensatz. Standardmäßig ist Wissensmanagement für die Datensatztypen Fall und Konversation aktiviert. Die Möglichkeit, das Steuerelement für die Wissenssuche für den App-Seitenbereich einzurichten, ist nur in der Copilot Service Admin Center-App verfügbar.

3. Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen wählen Sie Verwalten. Die Allgemeine Einstellungen Seite wird angezeigt.

   1. Wählen Sie im Abschnitt Anzahl der angezeigten Suchergebnisse die Anzahl aus der Dropdown-Liste aus. Diese Option ist nur bei der Wissensdatenbank-Suchsteuerung im Seitenbereich der App sowie bei der eigenständigen Wissensdatenbank-Suchsteuerung in Einzelsitzungs- und Multisitzungs-Apps verfügbar. b. Im Abschnitt Feedback setzen Sie den Schalter Enable feedback auf Ja. Weitere Informationen finden Sie in Bewertungen und Feedback für Wissensdatenbankartikel senden.
   2. Im Abschnitt Erstellungssprache setzen Sie Standard-Erstellungssprache aktivieren für Ihre Benutzer auf Ja.
   • Wenn Sie eine standardmäßige Wissensdokumenterstellungssprache für Ihre Organisation auswählen möchten, wählen Sie die Option Sprache der Benutzeroberfläche der Organisation aus.
   • Wenn Sie die UI-Sprache der Organisation als Standardsprache für die Wissensdokumenterstellung verwenden möchten, wählen Sie die Option Andere Sprache und dann eine Sprache aus der Dropdownliste Sprache aus.
   • Wenn Sie Benutzern zudem erlauben möchten, ihre Standardsprache für die Wissensdokumenterstellungssprache festzulegen, legen Sie die Benutzern erlauben, die Standardsprache für die Wissensdokumenterstellungssprache festzulegen Umschaltung auf Ja fest. Weitere Informationen finden Sie unter Die Standard-Dokumenterstellungssprache für die Wissensartikel für Ihre Organisation festlegen.

   Abschnitt c. Im Abschnitt Liste der zulässigen Ursprünge fügen Sie Ihre Ursprungsverknüpfungen dem Feld Ursprungsverknüpfung hinzufügen hinzu. Weitere Informationen finden Sie in Liste zulässiger Ursprünge für Wissensdatenbankartikel konfigurieren.

   d. Aktivieren Sie im Abschnitt Wissenssuchumgebung nach Bedarf Folgendes und wählen Sie Speichern aus.

   • Vorschläge während der Eingabe aktivieren
   • Suchmodus auf „Alle“ festlegen: Logik für die Wissenssuche einrichten
   • Kürzlich aufgerufene Wissensartikel zu Anfragen anzeigen

   e. Wenn Sie möchten, dass Ihre Servicemitarbeitenden Wissensartikel im Vorschau-Steuerelement anzeigen können, wenn sie in der globalen Suche suchen, setzen Sie im Abschnitt Wissenskonfiguration für die globale Suche den Umschalter KB-Vorschaumodus über die Option für die globale Suche aktivieren auf Ja.

4. Optional wählen Sie im Abschnitt KategorienVerwalten aus. Die Seite Kategorien Systemansichten wird angezeigt. Sie können eine logische Struktur von Kategorien für Ihre Datensätze erstellen und verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Kategorien erstellen und verwalten.

5. In dem Filter Abschnitt, stellen Sie die Suchfilter aktivieren Umschaltung auf Ja ein. Wenn Sie zulassen möchten, dass Servicemitarbeitende die Suchfilter speichern, die für ihre Bereiche von Belang sind, legen Sie den Umschalter Agenten erlauben, zu personalisieren auf Ja fest.

6. Im Abschnitt Portale wählen Sie Verwalten. Die Seite Portal wird angezeigt.

   1. Im Verbindung zum Support-Portal Abschnitt gehen Sie wie folgt vor, um Wissensartikel als URLs zu teilen:
      • Stellen Sie die Verwenden Sie ein externes Portal Umschaltung auf Ja ein, um ein externes Portal zum Veröffentlichen von Wissensartikeln zu integrieren.
      • URL-Format: Geben Sie die Portal URL ein, die zur Erstellung von externen (öffentlichen) Portal-Links für Wissensartikel genutzt werden soll, die Servicemitarbeitende an die Kunden weitergeben können. Die externe URL wird im folgenden Format erstellt: https://support Portal URL/kb/{kbnum}. Der Platzhalter „{kbnum}“ wird durch eine tatsächliche Wissensartikelnummer ersetzt.
   2. Im Abschnitt Wissensartikel-Anhänge mit dem Portal synchronisieren setzen Sie die Umschaltung Anhänge mit dem Portal synchronisieren auf Ja. Weitere Informationen finden Sie unter Anhänge des Wissensartikels für das Portal aktualisieren.

7. Optional können Sie im Abschnitt Artikel-VorlagenVerwalten auswählen. Die Seite Artikelvorlagen Systemansichten wird angezeigt. Sie können auch Vorlagen mit Textbausteinen erstellen, um Wissensautoren bei der Verwendung einer einheitlichen Sprache und Kommunikation zu unterstützen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagen für Artikel erstellen.

8. Optional wählen Sie im Abschnitt SuchanbieterVerwalten aus. Die Seite Suchanbieter Systemansichten wird angezeigt. Mithilfe von Suchanbietern können Sie die Suche nach Dateien, Dokumenten oder Artikeln aus Datenquellen außerhalb Ihrer aktuellen Dynamics 365-Organisation zusammenfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Suchanbieter einrichten.

Seite mit den Einstellungen für das Wissensmanagement manuell für eine modellgesteuerte App einrichten

Wenn Sie die benutzerdefinierte modellgesteuerte Anwendung verwenden, müssen Sie Ihre Sitemap manuell um die Seite „Wissenseinstellungen“ aktualisieren. So aktualisieren Sie die Sitemap:

1. Wählen Sie Ihre benutzerdefinierte App aus.

2. Wählen Sie Im App-Designer öffnen aus.

3. Wählen Sie Sitemap.

4. Wählen Sie Hinzufügen > Unterbereich aus, um einen neuen Unterbereich für Ihren Bereich zu erstellen.

5. Geben Sie im Abschnitt Eigenschaften > UNTERBEREICH die folgenden Informationen ein:

   • Typ: Wählen Sie URL aus.
   • URL: Geben Sie /main.aspx?pagetype=inlinedialog&name=KnowledgeSettings ein.

   Die Seite Wissenseinstellungen erscheint.

Konfigurieren von URLs von Wissensdatenbankartikeln

Wissensartikel können mit ihren Portal-URLs konfiguriert werden, und dann können Servicemitarbeitende die URL-Links kopieren und freigeben.

Sie können die URL eines Wissensdatenbank-Artikels in der Copilot Service Admin Center-App konfigurieren.

1. Wählen Sie im Copilot Service-Admin Center in der Siteübersicht Wissen in Supporterfahrung aus. Die Seite Wissen wird angezeigt.

2. Auf der Wissen Seite gehen Sie zum Abschnitt Portal und wählen Sie Verwalten aus. Die Seite Portal wird angezeigt.

3. Navigieren Sie auf der Seite Portal zum Abschnitt Supportportalverbindung.

4. Stellen Sie die Umschaltung Verwenden Sie ein externes Portal auf Ja fest.

5. Geben Sie im Feld URL-Format den URL-Namen ein.

6. Wählen Sie Speichern.

Der Link zum Wissensdatenbankartikel ist jetzt aktiv und kann kopiert und freigegeben werden.

Anhänge des Wissensartikels für das Portal aktualisieren

Mit der Option für Wissensartikelanhänge können Sie die Verwendung von Notizenanhängen für das Portal beenden. Um Anhänge von Wissensartikeln für das Portal zu verwenden, müssen Sie die Funktion in der Copilot Service Admin Center-App aktivieren.

1. Wählen Sie im Copilot Service-Admin Center in der Siteübersicht Wissen in Supporterfahrung aus. Die Seite Wissen wird angezeigt.
2. Im Abschnitt Portale wählen Sie Verwalten. Die Seite Portal wird angezeigt.
3. Auf der Seite Portale, gehen Sie zum Abschnitt Anhänge von Wissensdatenbankartikeln mit dem Portal synchronisieren.
4. Stellen Sie den Schalter Anlagen mit Portal synchronisieren auf Ja.
5. Wählen Sie Speichern.

Automatisch Erstelle von Artikel-Schlüsselwörtern und -beschreibungen

Füllen Sie Formulare mit Copilot aus, um automatisch Schlüsselwörter und Beschreibungen für Wissensartikel zu generieren.

Logik der Wissenssuche einrichten

Wenn die Dataverse-Suche aktiviert ist, können Sie Wissenssuchlogik für Ihre Wissensartikel anwenden, damit Servicemitarbeitende nur die benötigten Artikel finden können. Standardmäßig funktioniert die Wissenssuche nach der searchMode=any Logik, die Artikel anzeigt, die einem der in Ihrer Suche verwendeten Schlüsselwörter entsprechen. Wenn Sie nach Contoso Coffee suchen, werden in den Suchergebnissen Artikel angezeigt, die entweder „Contoso“ oder „Coffee“ enthalten, wie im folgenden Beispiel gezeigt:

• Artikel 1: Reparatur von Contoso-Maschinen
• Artikel 2: Kaffeepulverqualität
• Artikel 3: Bestellpreis für Contoso-Kaffee
• Artikel 4: Kaffeemaschinenbestellung für Contoso
• Artikel 5: Fehlerbehebung bei der Espresso-Kaffeemaschine

Sie können die Wissenssuche aktivieren, indem Sie die searchmode=all Logik verwenden, die allen Schlüsselwörtern entspricht, die Sie bei der Suche verwendet haben. Wenn Sie nach Contoso Coffee suchen, werden in den Suchergebnissen Artikel angezeigt, die sowohl „Contoso“ wie auch „Coffee“ enthalten, wie im folgenden Beispiel gezeigt:

• Artikel 1: Bestellpreis für Contoso-Kaffee
• Artikel 2: Kaffeemaschinenbestellung für Contoso

Sie können die Wissenssuchlogik in der Copilot Service Admin Center-App einrichten.

1. Wählen Sie im Copilot Service-Admin Center in der Siteübersicht Wissen in Supporterfahrung aus.

2. Auf der Seite Wissen gehen Sie zum Abschnitt Allgemeine Einstellungen und wählen Sie dann Verwalten aus. Die Allgemeine Einstellungen Seite wird angezeigt.

3. Im Abschnitt Benutzeroberfläche für die Wissenssuche stellen Sie den Schalter Suchmodus auf „Alle“ festlegen auf Ja ein.

4. Wählen Sie Speichern.

Weitere Informationen finden Sie unter Tabellendaten mit der Dataverse-Suche durchsuchen.

Die Option „Vorschläge während der Eingabe“ aktivieren

Sie können Servicemitarbeitenden helfen, ihre Produktivität zu steigern, indem Sie den Umschalter Vorschläge beim Eingeben aktivieren auf Ja setzen. Diese Funktion bietet Vorschläge zu den relevantesten Datensätzen, wenn Servicemitarbeiter Schlüsselwörter in das Suchfeld eingeben. Suchausdruck wird mit dem Titel des Artikels abgeglichen, und die übereinstimmenden Ergebnisse werden in einem Flyout-Menü angezeigt. Der übereinstimmende Text wird hervorgehoben, um das Vorhandensein des Schlüsselworts anzuzeigen.

Wenn ein Kundenservicemitarbeiter den Datensatz auswählt, zeigt das System den Artikel inline auf dem in ein Formular eingebetteten Steuerelement für die Wissenssuche, auf einer Registerkarte „Anwendung“ in Copilot Service workspace und als Inlineansicht im Steuerelement für die unabhängige Wissenssuche an. Weitere Informationen finden Sie unter Vorschläge beim Eingeben verwenden.

1. Wählen Sie im Copilot Service-Admin Center in der Siteübersicht Wissen in Supporterfahrung aus.
2. Auf der Seite Wissen gehen Sie zum Abschnitt Allgemeine Einstellungen und wählen Sie dann Verwalten aus. Die Allgemeine Einstellungen Seite wird angezeigt.
3. Im Abschnitt Benutzeroberfläche für die Wissenssuche stellen Sie den Schalter Vorschläge während der Eingabe aktivieren auf Ja ein.
4. Wählen Sie Speichern.

Kürzlich aufgerufene Wissensartikel zu Anfragen anzeigen

Die Wissenssuche zeigt die zuletzt aufgerufenen Ergebnisse für Stichwortsuchen an, die von Servicemitarbeitern in verschiedenen Vorgängen durchgeführt wurden, ohne eine Suche zu initiieren. Diese Funktion hilft Servicemitarbeitern, die Artikel in ähnlichen Anfragen direkt zu überprüfen und zu verwenden, ohne erneut nach dem Schlüsselwort suchen zu müssen.

1. Wählen Sie im Copilot Service-Admin Center in der Siteübersicht Wissen in Supporterfahrung aus.
2. Auf der Seite Wissen gehen Sie zum Abschnitt Allgemeine Einstellungen und wählen Sie dann Verwalten aus. Die Allgemeine Einstellungen Seite wird angezeigt.
3. Im Abschnitt Suchfunktion für Wissensartikel stellen Sie den Umschalter Zuletzt angezeigte Wissensartikel anzeigen auf Ja ein.
4. Wählen Sie die Anzahl der Artikel aus, die angezeigt werden sollen, aus der Dropdownliste Anzahl der zuletzt angezeigten Artikel aus. Sie können mindestens einen bis maximal acht Artikel anzeigen.
5. Wählen Sie Speichern.

Verwandte Informationen

Fügen Sie das Wissensdatenbank-Suchsteuerelement einem Formular hinzu