Fracht im Transportmanagement abgleichen

In diesem Artikel wird der Frachtabgleichsprozess beschrieben, der auch als Abgleichsprozess bezeichnet wird. Während dieses Prozesses werden vom System generierte Frachtrechnungen, die geschätzte Frachtkosten enthalten, mit tatsächlichen Rechnungen abgeglichen, die von den Netzbetreibern empfangen werden. Alle Unterschiede (Varianzen) werden abgeglichen.

Sie können die Frachtabstimmung manuell durchführen. Alternativ können Sie sie so einrichten, dass sie automatisch auftritt, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu reduzieren.

Der Frachtabstimmungsprozess

Die Tarifmaschine des jeweiligen Versandunternehmens berechnet Frachtpreise. Wenn ein Ladung bestätigt ist, wird ein Frachtbrief erstellt und die Frachtkosten werden an diesen übertragen. Abhängig von der Einrichtung, die für den regulären Abrechnungsprozess verwendet wird, werden die Frachtsätze als verschiedene Gebühren für das entsprechende Quelldokument (Bestellung, Verkaufsauftrag oder Überweisungsauftrag) zugewiesen.

Der Frachtausgleichsprozess kann beginnen, sobald die Frachtrechnung vom Versandunternehmen eingeht. Sie können die Rechnung elektronisch oder auf Papier erhalten. Wenn sie auf Papier empfangen wird, generieren Sie eine elektronische Rechnung mithilfe der Frachtrechnung als Vorlage.

Frachtbriefe und -rechnungen müssen dann miteinander abgeglichen werden. Anders ausgedrückt: Suchen Sie die Frachtbriefe, die jeder Frachtrechnung entsprechen. Sie können die Rechnungspositionen einzeln nacheinander abgleichen (manueller Abgleich), oder Sie können alle verfügbaren Rechnungen gleichzeitig abgleichen (automatischer Abgleich). Verwenden Sie die Abstimmungsgrundcodes, die sowohl für die manuelle als auch für die automatische Abstimmung eingerichtet sind, um Abweichungen zwischen der Frachtrechnung und der Rechnung zu behandeln.

Frachtsöhnung aktivieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Transportverwaltung (Transportation Management, TMS) zum Abgleichen von Fracht zu verwenden:

1. Gehen Sie zu Transportverwaltung>Einrichten>Transportverwaltungsparameter.
2. Legen Sie auf der Registerkarte " Allgemein " im FastTab " Frachtabgleich " die Option " Frachtabsöhnung aktivieren " auf "Ja" fest.

Einrichten der Abstimmungsgründe

Abstimmungsgründe (oder Ursachencodes) legen fest, für welche Konten eine Soll- oder Habenbuchung in Höhe der Abweichungen erfolgen soll, die sich aus einer manuellen oder automatischen Abstimmung zwischen den Frachtbriefen und -rechnungen ergeben. Sie werden auf der Seite Abstimmungsgründe eingerichtet (Transportverwaltung>Einrichtung>Abstimmungsgründe).

Bei einigen Begründungscodes möchten Sie einem bestimmten Konto möglicherweise keine Gutschrift erteilen. Stattdessen möchten Sie, dass an den Lieferanten eine Gutschrift gezahlt wird. Aktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen "Frachtanbieter bezahlen ". Achten Sie darauf, dass Sie auf der Seite Versandunternehmen auch ein Lieferantenkonto für den Spediteur angeben (Transportverwaltung>Spediteure>Versandunternehmen).

Wenn die Aktion "Versand bestätigen" eintritt, wird die Frachtrechnung generiert, und Frachtgebühren werden als sonstige Gebühren an das ursprüngliche Quelldokument zurückgesendet. Alternativ können Sie auch die Soll- und Habenkonten belasten, die auf der Seite Abstimmungsgründe angegeben sind. Aktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen "Konten außer Kraft setzen" .

Wenn Sie die Fracht manuell abstimmen, gleichen Sie jede Rechnungsposition mit der Frachtbriefposition oder den Frachtbriefpositionen für die zu fakturierende Ladung ab. Führen Sie diesen Abgleich auf der Seite "Frachtrechnung" und "Rechnungsabgleich" durch .

Wenn der Betrag in der Rechnungszeile nicht mit dem Frachtrechnungsbetrag übereinstimmt, wählen Sie einen Erstattungsgrund für die Differenz aus. Wenn mehrere Abstimmungsgründe zutreffen, teilen Sie den nicht abgeglichenen Betrag auf diese auf. Abstimmungsgründe bestimmen, wie die Differenzbeträge im Hauptbuch gebucht werden.

Sobald die Abstimmung des gesamten Rechnungsbetrags erfasst wurde, wird die Rechnung zur Genehmigung eingereicht. Dann wird das Journal gepostet.

Die folgende Abbildung zeigt, wie eine Frachtrechnung generiert und eine Frachtabstimmung ausgeführt wird.

Fracht manuell abstimmen

Eine Auslastung zur Abstimmung auswählen

1. Wechseln Sie zu einer der folgenden Seiten, je nachdem, ob Sie eine eingehende Last oder eine ausgehende Last synchronisieren:

   • Transportverwaltung>Planung>Arbeitsbereich für die Planung eingehender Ladungen.
   • Transportmanagement>Planung>Arbeitsbereich für die Planung ausgehender Ladungen.

2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Versendet“ und „Empfangen“ ausblenden.

3. Wählen Sie auf dem Raster Ladung die Ladung aus, die Sie abstimmen möchten.

Erstellen einer Spediteursrechnung

Wenn Sie die Fracht manuell abgleichen und keine Rechnungen des Frachtführers automatisch erhalten, können Sie auf Grundlage der Frachtrechnung eine Rechnung erstellen.

1. Wählen Sie Zugehörige Informationen aus.
2. Wählen Sie Frachtbriefdetail aus.
3. Wählen Sie Frachtbriefrechnung generieren aus.
4. Geben Sie im Feld Rechnung einen Wert ein.
5. Wählen Sie OK aus.

Rechnung abstimmen

Wenn Sie eine Spediteursrechnung und einen Frachtbrief abstimmen, wird die Abstimmung Position für Position durchgeführt.

1. Wählen Sie Frachtbriefe und Rechnungen abgleichen.
2. Erweitern Sie im Abschnitt "Rechnungsdetails " den Abschnitt " Nicht übereinstimmende Frachtrechnungsdetails ".
3. Markieren Sie in der Liste die ausgewählte Zeile.
4. Wählen Sie Abgleichen aus.
5. Erweitern Sie den Abschnitt Abgeglichene Frachtbriefdetails.

Alle Frachtrechnungen mit positiven Beträgen stehen für den Abgleich zur Verfügung. Wie beim automatischen Abgleich können Sie nur Frachtrechnungen mit negativen Beträgen mit Frachtbriefen abgleichen, die noch nicht vollständig abgeglichen sind.

Rechnung zur Genehmigung übermitteln

1. Wählen Sie Zur Genehmigung einreichen aus.
2. Schließen Sie die Seite.
3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Genehmigte ausblenden.
4. Wählen Sie Kreditorenrechnungserfassungen.
5. Wählen Sie den Link im Feld Referenzerfassungsnummer.
6. Wählen Sie Zeilen aus.

Automatische Abstimmung

Wenn Sie die automatische Abstimmung durchführen, müssen Sie alle Rechnungen bearbeiten, die das System nicht zuordnen kann. Sie müssen diese Rechnungen dann manuell verarbeiten, bevor Sie alle Rechnungen zur Zahlung posten können.

Um die automatische Abstimmung zu verwenden, müssen Sie den Zeitplan für die Abstimmung angeben. Sie müssen auch die zu verwendenden Rechnungen und Versandunternehmen angeben. Der automatische Abgleich der Rechnungspositionen und Frachtbriefe wird entsprechend der Einrichtung des Überwachungsmasters und der Frachtbriefart ausgeführt.

Einrichten von Lieferantenrechnungsparametern

Um die automatische Erstellung und/oder Buchung einer Kreditorenrechnungserfassung während des automatischen Abstimmungsprozesses zu aktivieren, wechseln Sie zu Transportverwaltung>Einrichtung>Parameter der Transportverwaltung>Kreditorenrechnung. Damit das System ein Rechnungsjournal erstellen kann, um etwaige Unterschiede zwischen dem Frachtbrief und der Frachtrechnung abzugleichen, aktivieren Sie den Parameter Write vendor invoice journal. Um dem System das Posten des Rechnungsjournals zu ermöglichen, nachdem es vom Benutzer genehmigt wurde, der im Benutzerfeld "Workflow" definiert ist, aktivieren Sie den Parameter "Post journal" .

Um die Batchaufträge für den automatisierten Abgleich und die Zahlung auszuführen, aktivieren Sie den Parameter Automatisch abgleichen und Frachtrechnung zahlen. Wenn der Parameter " Frachtrechnung automatisch abgleichen und bezahlen " deaktiviert ist, aber der Parameter " Frachtabgleich aktivieren " aktiviert ist, können Sie die manuelle Übereinstimmung und den Zahlungsvorgang ausführen und trotzdem Lieferantenrechnungen zur Genehmigung übermitteln.

Der Parameter "Match interval " definiert den Zeitplan für die automatische Abstimmung oder den automatischen Abgleich. Wenn Sie den Parameter Frachtrechnung automatisch abgleichen und bezahlen einschalten, beträgt das standardmäßig empfohlene Mindestintervall 120 Sekunden.

Einrichten von Abrechnungsgruppen

Abrechnungsgruppen sind benutzerdefinierte Kategorien. Richten Sie sie ein, um die Kategorien von Gebühren widerzuspiegeln, die auf den Rechnungen vorhanden sind, die Sie von Netzbetreibern erhalten. Um diese einzurichten, wechseln Sie zu Transportverwaltung>Einrichten>Frachtabstimmung>Abrechnungsgruppe, und geben Sie eine ID und einen Namen für die Abrechnungsgruppe an. (Beide Felder sind Freitextfelder.)

Frachtbrieftyp einrichten

Frachtrechnungstypen definieren, wie Frachtrechnungen und Frachtführerrechnungen abgeglichen werden sollen. Sie definieren bestimmte Kriterien, sowohl obligatorisch als auch optional. Der automatische Abgleich berücksichtigt einen Frachtbrief und eine Rechnung nur dann, wenn die definierten Pflichtkriterien ausgefüllt sind und in beiden übereinstimmen. Wenn optionale Kriterien auf dem Frachtbrief oder der Rechnung leer sind, kann der Prozess sie dennoch berücksichtigen.

1. Wechseln Sie zu Transportverwaltung>Einrichtung>Frachtabstimmung>Frachtbrieftyp.

2. Wählen Sie "Neu" aus.

3. Geben Sie im Feld „Frachtrechnungstyp“ einen Wert ein.

4. Geben Sie im Feld „Engineassembly“Microsoft.Dynamics.Ax.Tms.dll ein. Diese Assembly ist die Standard-Codebibliothek der TMS-Matching-Engine.

5. Geben Sie im Feld Engine-KlasseMicrosoft.Dynamics.Ax.Tms.Bll.GenericNormalizer ein. Diese Klasse ist die Standardklasse der TMS-Abgleichs-Engine.

6. Wählen Sie "Neu" aus.

7. Wählen Sie im Feld "Beschreibung " den Wert aus, der auf der Frachtrechnung und der Rechnung des Netzbetreibers übereinstimmen soll.

8. Wählen Sie im Feld Übereinstimmung erforderlich einen der folgenden Werte aus:

   • Ja – Der im Feld "Beschreibung " ausgewählte Wert muss sowohl auf der Frachtrechnung als auch auf der Rechnung des Netzbetreibers übereinstimmen.
   • Nein – Der im Feld "Beschreibung " ausgewählte Wert kann auf der Frachtrechnung oder der Rechnung des Netzbetreibers leer sein.

9. Wählen Sie "Speichern" aus.

10. Schließen Sie die Seite.

Frachtbrieftypzuweisung einrichten

Die Zuordnung der Frachtrechnungsart legt die Frachtrechnungsart fest, die für einen Frachtführer verwendet wird. Das System verwendet dann diesen Frachtrechnungstyp, um die übereinstimmenden Anforderungen zu bestimmen, wenn eine Rechnung empfangen wird. Wenn Fluggesellschaften von oder an mehrere Standorte und Lager innerhalb derselben juristischen Person versenden, lassen Sie die Felder "Site " und " Warehouse " leer.

1. Wechseln Sie zu Transportverwaltung>Einrichtung>Frachtabstimmung>Frachtbrieftyp-Zuweisungen.
2. Wählen Sie "Neu" aus.
3. Geben Sie im Feld "Modus " einen Wert ein, oder wählen Sie ihn aus.
4. Geben Sie im Feld Versandunternehmen einen Wert ein, oder wählen Sie ihn aus.
5. Wählen Sie im Feld "Frachtrechnungstyp " den Zuvor erstellten Frachtrechnungstyp aus.
6. Schließen Sie die Seite.

Überwachungsmaster einrichten

Der Überwachungsmaster definiert die Toleranzgrenzen für die automatische Frachtabstimmung. Mit anderen Worten: Es legt fest, wie stark die Geldbeträge auf der Frachtrechnung und der Rechnung des Frachtführers voneinander abweichen dürfen. Wenn der Unterschied außerhalb der definierten Toleranzgrenzen liegt, kann keine Abstimmung erfolgen. Der Überwachungsmaster definiert auch, wie Diskrepanzen behandelt werden.

1. Wechseln Sie zu Transportverwaltung>Einrichtung>Frachtabstimmung>Überwachungsmaster.

2. Wählen Sie "Neu" aus.

3. Geben Sie im Feld Audit-Master-ID einen Wert ein.

4. Wählen Sie im Feld Versandunternehmen denselben Versandunternehmen aus, den Sie zuvor ausgewählt haben.

5. Wählen Sie im Feld "Frachtrechnungstyp " den Zuvor erstellten Frachtrechnungstyp aus.

6. Geben Sie im FastTab für Toleranz im Feld " Mindesttoleranzebene " eine Zahl ein.

7. Geben Sie im Feld " Maximale Toleranzebene " eine Zahl ein.

8. Geben Sie im Ergebnis-FastTab im Feld "Grundcode für Überzahlung" einen Wert ein, oder wählen Sie ihn aus.

9. Geben Sie im Feld "Grundcode für Unterzahlung " einen Wert ein, oder wählen Sie ihn aus.

   Wenn sich die Geldbeträge auf der Frachtrechnung und der Rechnung des Frachtführers unterscheiden und die Differenz innerhalb der definierten Toleranzgrenzen liegt, geben die Grundcodes für Über- und Unterzahlungen die Konten an, auf denen die Differenz gebucht wird.

10. Schließen Sie die Seite.

Sie können auch Ausnahmen definieren, wenn Sie nicht möchten, dass bestimmte Arten von Gebühren gemäß denselben Kriterien wie der Überwachungsmaster während des automatischen Abstimmungsprozesses ausgewertet werden.

Automatisches Abgleichen

Wenn mehrere Frachtrechnungen mit derselben Frachtrechnung abgeglichen werden, funktioniert der Prozess für den automatischen Abgleich wie folgt:

1. Alle nicht übereinstimmende Frachtrechnungen werden nach Betrag sortiert. Die Rechnung mit dem größten Betrag wird zuerst aufgelistet.
2. Die Frachtrechnungen werden nacheinander abgeglichen, bis die Frachtrechnung keinen positiven Restbetrag hat.
3. Abhängig von der Einrichtung des Überwachungsmasters und dem Restbetrag auf den Frachtrechnungen wird der Restbetrag festgelegt.

Example

Sie haben eine ursprüngliche Frachtrechnung (FB) für den Betrag von 1.500. Sie erstellen drei Frachtrechnungen für FB (Inv1, Inv2 und Inv3). Für jede Rechnung gibt es eine Rechnungszeile. Die folgenden Einstellungen werden verwendet:

• Ursprüngliche Frachtrechnung FB: Betrag = 1,500
• Frachtrechnung Inv1: Betrag = 1.000
• Frachtrechnung Inv2: Betrag = 600
• Frachtrechnung Inv3: Betrag = −100

Ergebnis des automatischen Abgleichs

Der automatische Abgleich wird in der folgenden Reihenfolge ausgeführt:

1. Sortieren Sie alle Frachtrechnungen in absteigender Reihenfolge nach Betrag: Inv1 → Inv2 → Inv3.
2. Gleichen Sie Inv1 mit FB ab. Inv1 hat 1.000 Übereinstimmungen und der FB hat einen Restbetrag von 500. Daher wird der Status auf "Teilweise abgeglichen" festgelegt.
3. Gleichen Sie Inv2 mit FB ab. Inv2 hat 500 Übereinstimmungen und der FB hat einen Restbetrag von 0 (Null). Daher ist der Status auf "Vollständig übereinstimmend" festgelegt.
4. Da FB jetzt vollständig übereinstimmt, wird Inv3 nicht verarbeitet.

Ergebnis des manuellen Abgleichs

Die Ergebnisse für den manuellen Abgleich variieren je nach Reihenfolge des Abgleichs, wie die folgenden Beispielfälle zeigen.

Manueller Abgleich Fall 1

Eine Möglichkeit zum Manuellen Abgleich für dieses Beispiel besteht darin, wie folgt fortzufahren:

1. Gleichen Sie den FB mit Inv1 ab. FB hat einen Restbetrag von 500. Daher wird der Status auf "Teilweise abgeglichen" festgelegt.
2. Gleichen Sie Inv2 mit FB ab. Inv2 hat 500 Übereinstimmungen und der FB hat einen Restbetrag von 0 (Null). Daher ist der Status auf "Vollständig übereinstimmend" festgelegt.
3. Wenn Sie versuchen, Inv3 manuell abzugleichen, finden Sie keine nicht übereinstimmenden Frachtrechnungen.

Dieser Fall entspricht im Wesentlichen dem automatischen Abgleich.

Manueller Abgleich Fall 2

Eine weitere Möglichkeit zum Manuellen Abgleich für dieses Beispiel besteht darin, wie folgt fortzufahren:

1. Gleichen Sie Inv3 mit dem FB ab. FB hat einen Restbetrag von 1.600, der mit dem Subtrahieren von −100 von 1.500 identisch ist. Sowohl FB als auch Inv3 haben eine übereinstimmende Menge von −100.
2. Gleichen Sie Inv1 und Inv2 nacheinander mit dem FB ab. Der FB ist vollständig abgeglichen.

Wie in diesem Beispiel gezeigt, stimmen Sie immer manuell überein, wenn Frachtrechnungen negative Beträge aufweisen. Mit diesem Ansatz wird sichergestellt, dass Frachtrechnungen mit negativen Beträgen immer mit einer Frachtrechnung abgeglichen werden können, die nicht vollständig übereinstimmte, da Sie die abgleichende Reihenfolge steuern können.