Gewähren des Zugriffs auf Copilot-Seiten, Copilot-Notizbücher und Loop-Container

Copilot-Seiten, Copilot-Notizbücher und Loop-Arbeitsbereiche werden in SharePoint Embedded-Containern gespeichert. Diese Container gibt es in drei Arten von Besitzverhältnissen:

  • Benutzereigentum: Ein einzelner Container pro Benutzer, der seine Copilot-Seiten, Copilot-Notizbücher und den Inhalt von Loop My Workspace enthält.
  • Im Besitz des Mandanten: Freigegebene Loop-Arbeitsbereiche, die von Benutzern innerhalb der organization erstellt wurden.
  • Im Besitz der Gruppe: Loop-Arbeitsbereiche, die einer Microsoft 365-Gruppe zugeordnet sind, z. B. Teams-Kanalarbeitsbereiche.

Weitere Informationen zu Containertypen und deren Verwaltung finden Sie unter Verwalten von SharePoint Embedded-Containern.

Wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt, folgt ein Container im Besitz des Benutzers demselben OneDrive-Löschlebenszyklus wie der Rest von Microsoft 365, mit einem manuellen Übergabeschritt bei der Abfahrt und der Option, den Container dauerhaft einem neuen Besitzer zuzuweisen. Eine Übersicht über Ihre Auswahlmöglichkeiten finden Sie unter Optionen, wenn ein Benutzer die organization verlässt.

Verwenden Sie diesen Workflow, wenn Sie einem Container Besitzer hinzufügen müssen, z. B.:

  • Abgang eines Benutzers: Bewahren Sie einen Container im Besitz eines Benutzers bei, oder weisen Sie ihn neu zu, wenn sein Besitzer die organization verlässt. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen, wenn ein Benutzer die organization verlässt.
  • Nichtverfügbarkeit des Besitzers: Fügen Sie neue Besitzer hinzu, um die Verwaltung eines Containers zu unterstützen, wenn der aktuelle Besitzer nicht verfügbar ist, z. B. während eines längeren Urlaubs.
  • Arbeitsbereiche ohne Besitzer: Zuweisen von Besitzern zu mandanteneigenen Arbeitsbereichen, die besitzerlos sind, nachdem alle Besitzer die organization verlassen haben.
  • IT-Untersuchung oder -Überwachung: Gewähren Sie Zugriff auf Überprüfungsinhalte für Compliance-, rechtliche oder Sicherheitszwecke.
  • Datenverwaltung: Einer bestimmten Person erlauben, Inhalte als Teil eines Governanceworkflows zu überprüfen und zu organisieren.

Wichtig

Bei Abreiseszenarien für Benutzer müssen Inhalte an einen neuen Speicherort kopiert werden, bevor der ursprüngliche Container gelöscht wird. Links zum ursprünglichen Container funktionieren nach dem Löschen nicht mehr.

Optionen, wenn ein Benutzer die organization verlässt

Der Lebenszyklus eines Containers im Besitz eines Benutzers ist an seinen Hauptbesitzer gebunden und folgt demselben OneDrive-Löschlebenszyklus wie der Rest von Microsoft 365: Nachdem das Benutzerkonto gelöscht wurde, bleibt der Container für einen konfigurierbaren Aufbewahrungszeitraum aktiv, wandert für einen Zeitraum in den Papierkorb und wird dann endgültig gelöscht. Ein einziges Steuerelement steuert sowohl OneDrive als auch Container im Besitz des Benutzers, sodass der konfigurierte Aufbewahrungszeitraum für beide gleich lange gilt und Administratoren einen gelöschten Container während des Papierkorbzeitraums wiederherstellen können.

Der einzige Unterschied zu OneDrive ist die Übergabe bei Abflug. OneDrive delegiert den Zugriff automatisch an den Vorgesetzten des Benutzers und sendet ihm E-Mails. Ein Container im Besitz eines Benutzers verfügt über keine automatische Delegierung oder Benachrichtigung, sodass der IT-Administrator diesen einen Schritt manuell ausführt. Nach der Übergabe – Aufbewahrung, Papierkorb und Löschung – ist alles identisch mit OneDrive.

Wichtig

Da die Übergabe nicht automatisch erfolgt, ist sie leicht zu übersehen. Wird niemandem der Zugriff gewährt und diese vor Ablauf des Aufbewahrungszeitraums benachrichtigt, wird der Inhalt endgültig gelöscht. Große Organisationen können diesen Schritt automatisieren, indem sie PowerShell verwenden, um Zugriff zu gewähren, und Power Automate, um die Benachrichtigung zu senden. Kleinere Unternehmen sollten es zu ihrer Offboarding-Checkliste hinzufügen.

Sie haben zwei Möglichkeiten, den Container eines verlassenden Benutzers zu behandeln:

  • Bewahren Sie Inhalte auf (funktioniert wie OneDrive). Fügen Sie einen Verwalter als Besitzer hinzu und benachrichtigen Sie ihn dann mit dem Containerlink, damit er kopieren kann, was aufbewahrt werden muss, bevor der Container gelöscht wird. Dies entspricht dem OneDrive-Offboarding, wobei die Zugriffsgewährung und Benachrichtigung manuell statt automatisch erfolgt. Im restlichen Teil dieses Artikels wird diese Option ausführlich beschrieben, beginnend mit Suchen des Containers.
  • Weisen Sie den Container einem neuen Besitzer zu (für OneDrive nicht verfügbar). Übertragen Sie den gesamten Container dauerhaft an einen anderen Benutzer mit der SharePoint Embedded-Funktion zum Übertragen des Hauptbesitzers in PowerShell, die nur für Container im Besitz von Benutzern unterstützt wird. Der neue Benutzer wird zum Hauptbesitzer, wodurch der Löschzeitplan für sein Konto zurückgesetzt wird und der Container aus dem Zeitplan des vorherigen Besitzers entfernt wird. Benachrichtigen Sie sie mit dem Containerlink, wie unter Benachrichtigen des neuen Besitzers beschrieben.

Einen direkten Vergleich finden Sie unter Vergleich zwischen diesem Workflow und dem OneDrive-Offboarding.

Voraussetzungen

Suchen Sie den Container

Screenshot der Liste der aktiven Container im SharePoint Admin Center, gefiltert nach Loop-Containern.

  1. Go to the SharePoint Admin Center.

  2. Wählen Sie Container>Aktive Container aus.

  3. Nach Anwendungsname filtern: Loop. Optional können Sie nach Besitztyp (Benutzer, Mandant oder Gruppe) filtern, um die Ergebnisse einzugrenzen.

    Hinweis

    Copilot-Seiten, Copilot-Notizbücher und Loop-Arbeitsbereichscontainer werden alle unter Anwendungsname: Loop angezeigt, da sie dieselbe SharePoint Embedded-Anwendungsidentität teilen. Es gibt keinen separaten Filter für Copilot-Seiten oder Copilot-Notizbücher.

  4. Suchen Sie nach dem Container nach Namen, oder filtern Sie nach Prinzipalbesitzer. Der Container im Besitz des Benutzers kann "Pages" oder "Mein Arbeitsbereich" genannt werden, je nachdem, ob der Benutzer zuerst die Microsoft Copilot-App oder die Loop-App besucht hat. Weitere Informationen finden Sie unter Containername.

  5. Wählen Sie den Container aus.

Custodian als Besitzer hinzufügen

Screenshot des Dialogfelds

  1. Wählen Sie im Bereich "Containerdetails" auf der Registerkarte "Mitgliedschaft " die Option "Besitzer hinzufügen" aus.
  2. Suchen Sie nach der Person, die Sie hinzufügen möchten (in der Regel der Manager des Benutzers, ein designierter Prüfer oder ein Teammitglied).
  3. Bestätigen Sie die Zuordnung.

Das Hinzufügen eines Besitzers gewährt zwar den Zugriff auf alle Inhalte im Container, ändert jedoch nicht den Prinzipalbesitzer, d. h. den Benutzer, dem der Container gehört. Wenn das Konto des Prinzipalbesitzers gelöscht wird, ist der Container zum Löschen vorgesehen. Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen, indem Sie die zusätzlichen Besitzer entfernen. Um den Container dauerhaft einem anderen Benutzer zuzuweisen, anstatt Inhalte beizubehalten und zu kopieren, verwenden Sie die Übertragung des Hauptbesitzers (siehe Optionen, wenn ein Benutzer die organization verlässt).

Kopieren Sie die Containerumleitungs-URL

Screenshot des Felds

  1. Suchen Sie im Bereich "Containerdetails" auf der Registerkarte "Allgemein " das Feld "Containerumleitungs-URL ".
  2. Kopieren Sie die vollständige URL (markieren Sie den gesamten Text, drücken Sie dann STRG+C, oder verwenden Sie das Kontextmenü).

Die Containerumleitungs-URL ist ein klickbarer Link, der den Container in der Loop-App für jeden Benutzer öffnet, der Zugriff hat. Senden Sie diese URL an den neuen Besitzer, damit dieser auf den Inhalt zugreifen kann.

Benachrichtigen des neuen Besitzers

Senden Sie dem neuen Besitzer eine Nachricht mit der Containerumleitungs-URL. Wählen Sie die geeignete Vorlage basierend auf Ihrem Szenario aus.

Allgemeiner Zugriff (mandanteneigene oder gruppeneigene Container): Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie Zugriff auf einen freigegebenen Loop-Arbeitsbereich gewähren:

Subject: You have access to a Loop workspace

You've been added as an owner of the [Workspace Name] Loop
workspace. Open the workspace using this link:

[Container Redirect URL]

Abgang von Benutzern (Container im Besitz des Benutzers): Verwenden Sie diese Vorlage, wenn ein Benutzer die organization verlassen hat und sein Container gelöscht werden soll:

Subject: Action required: Review and save content from [User]

You've been added as an owner of [User]'s personal container,
which holds their Copilot Pages, Copilot Notebooks, and Loop
My workspace content. This container will be deleted after the
retention period that follows the user's account removal from
the organization.

Review and copy any content that needs to be retained before
then:

[Container Redirect URL]

Copy any required content to a new Copilot Notebook or Loop
workspace. Content that isn't copied will be permanently
deleted.

Beibehalten von Copilot-Seiten und Loop-Inhalten

Screenshot des Abschnitts

Wenn der neue Besitzer die Containerumleitungs-URL öffnet, wird in der Loop-Navigationsleiste auf der linken Seite ein zugewiesener Eintrag angezeigt. Wenn Sie diese Option auswählen, wird eine Liste der "Mein Arbeitsbereich" des Benutzers und aller Copilot-Notizbücher im mittleren Bereich angezeigt.

So bewahren Sie Copilot-Seiten oder Loop-Seiten bei:

  1. Wählen Sie im mittleren Bereich Seiten oder Mein Arbeitsbereich aus. Die Liste navigiert an der richtigen Stelle, um den Inhalt meines Arbeitsbereichs anzuzeigen.

  2. Wählen Sie die Seite aus, die Sie beibehalten möchten. Die Seite wird im rechten Bereich gerendert.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite in der Liste und wählen Sie In Arbeitsbereich kopieren aus.

    Screenshot zeigt das Kontextmenü mit der rechten Maustaste auf einer Seite mit hervorgehobener Option

  4. Wählen Sie ein Ziel (einen anderen Loop-Arbeitsbereich) aus.

Um zur Liste "Mein Arbeitsbereich" und der Copilot-Notizbücher zurückzukehren, verwenden Sie die Rückwärtsnavigation, oder wählen Sie den Eintrag "Zugewiesen" in der Loop-Navigationsleiste.

Copilot-Notizbuchinhalt beibehalten

Screenshot: Ein geöffnetes Copilot-Notizbuch aus der Liste

Wählen Sie aus der Liste " Zugewiesener Inhalt" ein Copilot-Notizbuch aus. Das Notizbuch wird in einer neuen Browserregisterkarte in der Microsoft Copilot-App geöffnet.

Copilot-Notizbücher enthalten verschiedene Inhaltstypen. Bevor Sie beginnen, überprüfen Sie das Notizbuch, um zu ermitteln, was beibehalten werden muss:

Inhaltstyp Speicherort Erhaltungsaktion
Copilot-Seiten (Elemente ohne Hyperlink-Überlagerung in der Navigationsleiste) SharePoint Embedded-Container Wählen Sie auf jeder Seite, die Sie beibehalten müssen, die Option "Beibehalten" aus.
Übersichtsinhalte (Key Insights, Zusammenfassung) SharePoint Embedded-Container Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn manuell und fügen Sie ihn dann in ein geeignetes Ziel ein
Copilot-Anweisungen (benutzerdefinierte Anweisungen) SharePoint Embedded-Container Manuelles Kopieren des Texts und erneutes Erstellen im neuen Notizbuch
Verweise (Elemente mit einer Hyperlink-Überlagerung) Ursprünglicher Quellspeicherort (kein Risiko) Öffnen Sie jeden Verweis, kopieren Sie die URL aus der Adressleiste des Browsers, und fügen Sie sie dem neuen Notizbuch hinzu
Chat-Unterhaltungen Nicht im Container gespeichert Kann nicht beibehalten oder kopiert werden

Dateien, auf die verwiesen wird (Elemente mit einer Hyperlink-Überlagerung im Abschnitt "Verweise") werden an ihrem ursprünglichen Speicherort gespeichert und beim Löschen des Containers nicht gelöscht. Nur die organisierte Sammlung von Links im Notizbuch geht verloren.

Neuerstellung eines Copilot-Notebooks

Es gibt keinen Massenworkflow für die Übertragung eines Copilot-Notizbuchs auf einen neuen Besitzer. Um ein Notizbuch neu zu erstellen, arbeitet der neue Besitzer den Inhalt manuell durch. Ein paralleles Fensterlayout, bei dem sowohl das ursprüngliche als auch das neue Notizbuch sichtbar sind, kann diesen Prozess vereinfachen.

  1. Erstellen Sie ein neues Copilot-Notizbuch.
  2. Geben Sie das neue Notizbuch für dieselben Personen frei. Öffnen Sie das Freigabedialogfeld des ursprünglichen Notizbuchs, um zu sehen, wer Zugriff hat, und fügen Sie dann jede Person zum neuen Notizbuch hinzu.
  3. Fügen Sie Verweise aus dem ursprünglichen Notizbuch hinzu. Öffnen Sie jeden Verweis, um ihn auf einer neuen Registerkarte zu laden, kopieren Sie die URL aus der Adressleiste des Browsers, und fügen Sie sie als Verweis in das neue Notizbuch ein. Wiederholen Sie dies für jeden Verweis.
  4. Bewahren Sie Copilot-Seiten und Übersichtsinhalte bei. Öffnen Sie jede Seite im ursprünglichen Notizbuch, wählen Sie "Beibehalten" aus, und fügen Sie dann den beibehaltenen Inhalt zum neuen Notizbuch hinzu.
  5. Erstellen Sie benutzerdefinierte Anweisungen neu. Kopieren Sie den Text der ursprünglichen Anweisungen, und fügen Sie ihn in die benutzerdefinierten Anweisungen des neuen Notizbuchs ein.

Wichtig

In Szenarien beim Verlassen des Benutzers werden durch den Zugriff allein keine Daten beibehalten. Der neue Besitzer muss Inhalte kopieren oder aufbewahren, bevor der Aufbewahrungszeitraum abläuft.

Vergleich zwischen diesem Workflow und dem OneDrive-Offboarding

Dieser Workflow folgt demselben OneDrive-Aufbewahrungs- und Löschlebenszyklus , mit zwei Unterschieden: Die Zugriffsübergabe beim Abflug erfolgt manuell statt automatisch, und Sie können den Container dauerhaft neu zuweisen (was OneDrive nicht unterstützt).

Funktion Microsoft OneDrive-App Copilot-Seiten, Copilot-Notizbücher und Loop Mein Arbeitsbereich
Automatischer Managerzugriff Ja, standardmäßig konfiguriert Nein, erfordert manuelle Zuweisung einer Verwahrstelle
Aufbewahrungszeitraum Konfigurierbar Identisch mit OneDrive (verwendet dieselbe Aufbewahrungseinstellung)
Übertragen von Inhalten Verschieben oder Kopieren von Dateien Kopieren von Dateien
Neuzuweisung der Besitzverhältnisse Nicht unterstützt (stattdessen Dateien verschieben oder kopieren) Unterstützt mit der SharePoint Embedded-Funktion zum Übertragen des Hauptbesitzers
Wiederherstellung des Papierkorbs Admins können gelöschte OneDrive-Instanzen während des Papierkorbs wiederherstellen Der Admin kann den gelöschten Container während der Papierkorbfrist wiederherstellen

Den vollständigen Offboardingprozess für einen Benutzer, einschließlich E-Mail-, OneDrive- und Geräteverwaltung, finden Sie unter Entfernen eines früheren Benutzers.

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