Katalogverwaltung in SharePoint Erweiterte Verwaltung

Mithilfe der Katalogverwaltung in Erweiterte SharePoint-Verwaltung können Sie nachvollziehen, wie Inhalte in Ihrer SharePoint-Umgebung organisiert sind. Es verwendet vorhandene Microsoft 365-Metadaten, um Websites automatisch in sinnvolle Kategorien zu gruppieren, sodass Sie eine zentrale Ansicht Ihrer Inhaltslandschaft erhalten.

Durch Gruppieren von Websites in Kategorien und Gruppen können Sie Inhalte analysieren, Governancemaßnahmen in großem Umfang anwenden und die erforderlichen Erkenntnisse gewinnen, um Inhalte zu verwalten, Risiken zu reduzieren und sich auf KI-gestützte Erfahrungen wie Microsoft 365 Copilot vorzubereiten.

Funktionsweise der Katalogverwaltung

Die Katalogverwaltung organisiert SharePoint-Websites in Kategorien und Gruppen basierend auf Metadaten, die bereits in Ihrem Microsoft 365-Mandanten vorhanden sind.

• Kategorien sind allgemeine Klassifizierungen wie Abteilung, Benutzertyp oder Region.
• Gruppen bieten mehr Details innerhalb jeder Kategorie. Innerhalb der Kategorie "Abteilung" können die Gruppen z. B. Marketing, Vertrieb, Personalwesen oder Finanzen umfassen.

Diese Struktur hilft Ihnen zu verstehen, wie Inhalte in Ihrer Organization verteilt und verwaltet werden.

Sie können integrierte Kategorien verwenden oder eigene Kategorien hinzufügen. Jede Kategorie verfügt über eine Bezeichnung, die ihren Typ identifiziert:

• BUILT-IN
• UPLOADED
• CUSTOM PROPERTIES
• ENTRA ID

Metadatenquellen

Die Katalogverwaltung verwendet Metadaten aus mehreren Quellen, um Kategorien und Gruppen zu definieren:

• Microsoft Entra ID: Organisationsattribute wie Abteilung, Benutzertyp und Erweiterungsattribute.
• SharePoint-Websitemetadaten: Websiteeigenschaften wie Eigenschaftstaschenwerte, Websiteschlüsselwörter und andere von SharePoint definierte Eigenschaften.

Da die Katalogverwaltung vorhandene Metadaten widerspiegelt, ist es für aussagekräftige Ergebnisse unerlässlich, diese Metadaten genau und konsistent zu halten.

Integrierte Kategorien

Die Katalogverwaltung umfasst integrierte Kategorien, die aus Microsoft Entra ID- und SharePoint-Metadaten abgeleitet werden. Gängige Beispiele sind:

• Gebietsschema: Die Region, in der der Inhalt gehostet wird (z. B. Nordamerika im Vergleich zu Europa).
• Abteilung: Die Organisationseinheiten, die der Website zugeordnet sind (z. B. Finanzen).
• Benutzertyp: Gast oder Nichtgast.
• Bevorzugter Datenspeicherort (PDL): Das Multi-Geo-Setup für Ihre Websites.
• Segment Informationsbarrieren: Das Segment, das durch Richtlinien für Informationsbarrieren für Organisationen definiert wird, die Informationsbarrieren implementieren.

Diese Kategorien werden automatisch ausgefüllt, ohne Konfiguration verfügbar und stündlich aktualisiert.

Kategorien, die Sie hinzufügen können

Zusätzlich zu integrierten Kategorien können Sie Kategorien aus den folgenden Quellen erstellen:

Hochladen einer CSV-Websiteliste

1. Wechseln Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zur>Berichtskatalogverwaltung.

2. Wählen Sie Kategorie hinzufügen aus. Wählen Sie im Bereich "Kategorie hinzufügen " die Option "CSV-Websitelisten" aus.

3. Geben Sie einen Kategorienamen und eine Beschreibung an.

4. Laden Sie die CSV-Vorlage herunter, und verwenden Sie sie, um Ihre Listen zu erstellen. Erstellen Sie eine CSV-Datei für jede Gruppe, die Sie in Ihrer Kategorie erstellen möchten. Sie können bis zu 20 Gruppen in einer Kategorie haben.

5. Laden Sie im Bereich "Kategorie hinzufügen " eine CSV-Datei hoch. Wenn mehrere vorhanden sind, verwenden Sie "Gruppe hinzufügen " für jede zusätzliche CSV-Datei.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Verwenden einer benutzerdefinierten Websiteeigenschaft

Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Organization bereits Klassifizierungsinformationen in SharePoint-Websiteeigenschaften speichert, z. B. Abteilung, Region, Geschäftseinheit oder Compliancebezeichnung. Die Katalogverwaltung erstellt oder füllt die Eigenschaftswerte nicht auf. Stattdessen liest er vorhandene Eigenschaftswerte und verwendet sie zum Erstellen von Kategorien und Gruppen. Bei diesem Ansatz können Sie Metadaten verwenden, die bereits in Ihrer Umgebung vorhanden sind, um Websites zu organisieren, ohne manuelle Websitelisten zu verwalten.

Beispiel: Verwenden einer Abteilungswebsiteeigenschaft

Angenommen, Ihre Organization verwendet bereits eine benutzerdefinierte Websiteeigenschaft mit dem Namen "Department" im Eigenschaftenpaket der SharePoint-Website. Die Eigenschaft kann Werte wie die folgenden enthalten:

• Department = Marketing
• Department = Finanzen
• Department = Human Resources

Wenn Sie eine Katalogkategorie erstellen und Abteilung als benutzerdefinierte Eigenschaft angeben, überprüft die Katalogverwaltung die ausgewählten Websites und erstellt Gruppen basierend auf den gefundenen Werten. In diesem Beispiel erstellt die Katalogverwaltung separate Gruppen für Marketing, Finanzen und Personalwesen und platziert Websites automatisch in der entsprechenden Gruppe.

Nachdem Sie die Websiteeigenschaften bestimmt haben, die Sie verwenden möchten, verbinden Sie sie mit der Katalogverwaltung.

Verbinden von benutzerdefinierten Websiteeigenschaften mit der Katalogverwaltung

1. Wechseln Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zur>Berichtskatalogverwaltung.

2. Wählen Sie Kategorie hinzufügen aus. Wählen Sie im Bereich Kategorie hinzufügendie Option Benutzerdefinierte Eigenschaften aus.

3. Geben Sie im Abschnitt Eigenschaften den Namen einer Eigenschaft ein, die Sie verwenden möchten. Um weitere Eigenschaften hinzuzufügen, wählen Sie Eigenschaft hinzufügen aus. Sie können bis zu 20 Eigenschaften angeben.

4. Wählen Sie unter Websites eine der folgenden Optionen aus:

   • Aktivste Websites (bis zu 20.000 Websites): Die Daten sind innerhalb von 24 Stunden verfügbar und werden automatisch alle zwei Wochen aktualisiert.
   • Liste mit bis zu 20.000 Websites hochladen: Laden Sie die CSV-Vorlage herunter, und verwenden Sie sie zum Erstellen Ihrer Websiteliste. Laden Sie dann die CSV-Datei hoch. Beachten Sie, dass bei dieser Option die Liste der Websites in der Kategorie als Momentaufnahme dient, die Sie manuell aktualisieren müssen.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Verwenden von Attributen der Microsoft Entra ID-Erweiterung

Wenn Ihre organization Microsoft Entra ID-Erweiterungsattribute verwendet, können Sie Katalogkategorien basierend auf den Werten erstellen, die in extensionAttribute1 durch gespeichert sindextensionAttribute15. Erweiterungsattribute sind vordefinierte Attribute in Microsoft Entra ID, die Organisationen verwenden können, um zusätzliche zeichenfolgenbasierte Metadaten für Benutzer- oder Geräteobjekte zu speichern.

Die Katalogverwaltung verwendet diese vorhandenen Attributwerte, um SharePoint-Websites in Kategorien zu gruppieren. Wenn Sie ein oder mehrere Microsoft Entra ID-Erweiterungsattribute als Katalogkategorien auswählen, gruppiert die Katalogverwaltung Websites basierend auf den Erweiterungsattributwerten, die Websitebesitzern zugeordnet sind. Diese Gruppierungen werden aktualisiert, wenn sich die zugrunde liegenden Attributwerte oder der Besitz der Website ändern.

Ihre organization kann beispielsweise ein Erweiterungsattribut verwenden, um eine Geschäftseinheit, ein Betriebsmodell, eine Compliancegrenze, ein Programm oder eine andere interne Klassifizierung zu identifizieren, die nicht durch eine integrierte Kategorie wie Abteilung oder Benutzertyp repräsentiert wird. Wenn Sie dieses Erweiterungsattribut als Katalogkategorie verwenden, können Sie verwandte Websites zusammen anzeigen und verwalten, ohne manuell eine separate Websiteliste verwalten zu müssen.

Bevor Sie Erweiterungsattribute mit der Katalogverwaltung verwenden, stellen Sie sicher, dass die Attribute in Microsoft Entra ID konsistent ausgefüllt sind. Die Katalogverwaltung spiegelt die Metadaten wider, die bereits in Ihrem Mandanten vorhanden sind, sodass unvollständige oder inkonsistente Werte zu unvollständigen oder inkonsistenten Websitegruppierungen führen können.

Identifizieren oder Festlegen von Erweiterungsattributen

Um eine Liste vorhandener Erweiterungsattribute anzuzeigen oder festzulegen, folgen Sie der Anleitung unter Erweiterungsattribute. Sie können Erweiterungsattribute mithilfe von PowerShell, Python und weiteren Methoden identifizieren oder festlegen.

Nachdem Sie Ihre Erweiterungsattribute identifiziert haben, verwenden Sie sie, um Kategorien hinzuzufügen.

Verwenden von Erweiterungsattributen bei der Katalogverwaltung

1. Wechseln Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zur>Berichtskatalogverwaltung.

2. Wählen Sie Kategorie hinzufügen aus. Wählen Sie im Bereich Kategorie hinzufügen die Attribute der Entra-ID-Erweiterung aus.

3. Wählen Sie in der Liste der Attribute der Entra-ID-Erweiterung die Attribute aus, die Sie als Kategorien verwenden möchten.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten einer Kategorie oder Gruppe

Sie können den Anzeigenamen jeder Kategorie ändern und Kategorien bearbeiten, die nicht integriert sind. Je nach Kategorietyp können Sie Anzeigenamen, Beschreibungen, Gruppen und Websitelisten bearbeiten. Durch das Bearbeiten eines Anzeigenamens werden die zugrunde liegenden Metadaten oder die Websitegruppierung nicht geändert.

1. Wechseln Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zur>Berichtskatalogverwaltung.

2. Wählen Sie eine Kategorie oder Gruppe aus, um den Bearbeitungsbereich zu öffnen.

3. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

   1. Um den Namen einer Kategorie zu ändern, wählen Sie Anzeigenamen bearbeiten aus, und geben Sie einen neuen Namen ein.

   2. Um eine Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie Kategorie bearbeiten aus, und ändern Sie dann ihren Namen und die Beschreibung nach Bedarf.

   3. Um eine Gruppe zu bearbeiten, hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie im Abschnitt Gruppen die Option Gruppe bearbeiten, löschen oder hinzufügen aus.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Integration mit dem SharePoint-Admin-Agent

Die Katalogverwaltung bietet eine Struktur, die die Effektivität des SharePoint-Admin-Agents verbessert. Wenn Sie Websites kategorisieren, kann der SharePoint-Admin-Agent gezieltere Einblicke, Analysen und Governanceempfehlungen bereitstellen, basierend darauf, wie Inhalte in Ihrem Mandanten organisiert sind. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint-Admin-Agent.

Siehe auch

• Erweiterte SharePoint-Verwaltung – Übersicht
• SharePoint-Admin-Agent
• Voraussetzungen für die erweiterte SharePoint-Verwaltung