Erstellen einer SharePoint-Websitebesitzrichtlinie

Mithilfe von Websitebesitzrichtlinien können Sie Websites identifizieren, die die Besitzanforderungen Ihrer Organization nicht erfüllen. Verwenden Sie diese Richtlinien, um Besitzkriterien zu definieren, verantwortliche Benutzer zu benachrichtigen, wenn Websites nicht konform sind, und Durchsetzungsmaßnahmen zu ergreifen, wenn Besitzprobleme nicht gelöst werden.

Eine Übersicht über Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von SharePoint-Websites und die Funktionsweise von Richtlinien für den Besitz von Websites neben inaktiven Websites und Richtlinien für den Websitenachweis finden Sie unter Übersicht über die Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites.

Screenshot von Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung im SharePoint Admin Center.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Websitebesitzrichtlinien die Besitzanforderungen auswerten, wie Sie eine Richtlinie erstellen und konfigurieren und wie Sie die Ausführung von Richtlinien überwachen.

Voraussetzungen

Siehe Voraussetzungen für die erweiterte SharePoint-Verwaltung.

Erstellen einer Websitebesitzrichtlinie

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Websitebesitzrichtlinie zu erstellen:

  1. Wechseln Sie als SharePoint-Administrator zum SharePoint Admin Center, und melden Sie sich an.

  2. Erweitern Sie im Navigationsbereich die Option "Richtlinien", und wählen Sie dann "Websitelebenszyklusverwaltung" aus.

    Screenshot der im SharePoint Admin Center-Dashboard erstellten Besitzrichtlinie.

  3. Wählen Sie unter Websitebesitzrichtliniendie Option Öffnen aus. Wählen Sie dann + Richtlinie erstellen aus.

  4. Überprüfen Sie unter Besitz von Websites verwalten die Informationen, und wählen Sie dann Weiter aus.

    Screenshot der im SharePoint Admin Center-Dashboard erstellten Besitzrichtlinie.

  5. Wählen Sie unter Richtlinienbereich festlegen die Parameter für den Richtlinienbereich aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Screenshot der Websitebesitzrichtlinie mit festgelegtem Richtlinienbereich im SharePoint Admin Center-Dashboard.

    Wenn Sie CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs ausgewählter Websites für die Richtlinie hochladen.

    Screenshot des Dialogfelds

    Tipp

    • Sie können die Websiteliste von der Seite "Aktive SharePoint-Websites" exportieren.
    • Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei das gleiche Format wie die Beispiel-CSV-Datei verwendet, dass sie keine doppelten URLs enthält und dass die URLs gültig und vollständig sind. 
    • Stellen Sie sicher, dass die in der CSV-Datei aufgelisteten URLs zur Domäne Ihres Mandanten gehören. 
  6. Geben Sie unter Richtlinie konfigurieren die Kriterien für Ihre Richtlinie an, und wählen Sie dann Weiter aus.

    Screenshot der Konfigurationsseite für Besitzrichtlinien im SharePoint Admin Center-Dashboard.

    Wenn Sie Benutzer oder Gruppen ausschließen möchten, lesen Sie wichtige Informationen im Abschnitt Ausschließen von Benutzern oder Gruppen (in diesem Artikel).

  7. Geben Sie unter Fertig einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie an, wählen Sie einen Richtlinienmodus aus, und wählen Sie dann Fertig stellen.

    Screenshot der Besitzrichtlinie mit ausgewählten Benachrichtigungsoptionen.

    Wenn Sie den aktiven Modus auswählen, wird Ihre Richtlinie monatlich ausgeführt, generiert einen Bericht und benachrichtigt je nach Richtlinienkonfiguration Websitebesitzer oder Websiteadministratoren über mögliche Probleme.

  8. Nachdem Sie Ihre Richtlinie erstellt haben, wählen Sie Fertig aus.

Sie können Ihre Richtlinie anzeigen und verwalten, indem Sie im Dashboard für die Verwaltung des Websitelebenszyklus die Option "Richtlinien für Websitebesitz" auswählen.

Definieren von Besitzkriterien

Wenn Sie eine Websitebesitzrichtlinie erstellen, definieren Sie die Besitzkriterien, die Websites erfüllen müssen. Sie können Folgendes festlegen:

  • Ob der Besitz von Websitebesitzern, Websiteadministratoren oder beiden bestimmt wird.
  • Die Mindestanzahl an Besitzern oder Administratoren, die für eine Website erforderlich sind.

Wenn Sie beispielsweise die Mindestanzahl von Besitzern festlegen, werden Websites identifiziert, 2 die nur einen einzigen Besitzer haben und einer Sanierung bedürfen.

Wenn die Richtlinie ausgeführt wird, identifiziert sie Websites, die die konfigurierten Besitzanforderungen nicht erfüllen, und generiert einen Bericht. Aktive Richtlinien können auch ausgewählte Empfänger benachrichtigen.

Überlappende Richtlinien desselben Richtlinientyps

Wenn mehrere Richtlinien desselben Richtlinientyps dieselbe Website enthalten, hilft SharePoint, doppelte Benachrichtigungen zu reduzieren, indem der gespeicherte Richtlinienverlauf auf Websiteebene verwendet wird.

Wenn innerhalb der letzten 30 Tage eine Benachrichtigung von einer Richtlinie dieses Typs gesendet wurde und die Website weiterhin nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet, und der Richtlinienausführungsbericht zeigt den Status der Website als "Benachrichtigt durch eine andere Richtlinie" an.

Wenn eine Website beispielsweise durch zwei verschiedene Richtlinien für inaktive Websites abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie empfängt, sendet die zweite Richtlinie innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen, wenn die Website weiterhin nicht zertifiziert ist.

Es wird empfohlen, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites unter mehrere Richtlinien desselben Typs fallen, können Benachrichtigungszeitpläne und Erzwingungsaktionen schwer vorherzusagen sein.

Überlappende Richtlinien unterschiedlicher Typen

Richtlinien unterschiedlichen Typs funktionieren zu Benachrichtigungszwecken unabhängig voneinander. Der Benachrichtigungsverlauf wird für jeden Richtlinientyp separat nachverfolgt.

Wenn eine Website beispielsweise in den Geltungsbereich einer Websitebesitzrichtlinie und einer Richtlinie für inaktive Websites fällt, erhalten Websitebesitzer möglicherweise Benachrichtigungen von beiden Richtlinien, wenn die jeweiligen Richtlinienbedingungen erfüllt sind.

Erzwingungsaktionen werden von jeder Richtlinie unabhängig ausgewertet. Wenn eine Richtlinie eine Erzwingungsaktion anwendet, die den Zustand der Website ändert, ist die Website möglicherweise nicht mehr für die Verarbeitung durch andere Richtlinien qualifiziert:

  • Wenn eine Richtlinie die Website in einen schreibgeschützten (gesperrten) Zustand versetzt, wird die Website nicht mehr in den Geltungsbereich anderer Richtlinien einbezogen.
  • Wenn eine Richtlinie die Website archiviert, erreicht die Website einen Endzustand und wird nicht mehr für die Erzwingung durch andere Richtlinien berücksichtigt.

Wenn mehrere Richtlinientypen auf dieselbe Website abzielen, wird die Erzwingungsaktion der Richtlinie, deren Bedingungen zuerst erfüllt werden, zuerst angewendet.

Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie

Durch das Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie werden zukünftige Aktivitäten dieser Richtlinie beendet, einschließlich Benachrichtigungen und Erzwingungsaktionen. Zuvor angewendete Aktionen werden nicht automatisch rückgängig gemacht.

Der Benachrichtigungsverlauf wird für jeden Richtlinientyp separat auf Standortebene geführt. Daher wirkt sich das Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie nicht auf den Benachrichtigungsverlauf aus, der anderen Richtlinientypen zugeordnet ist, die weiterhin auf die Website abzielen.

Für Richtlinien desselben Typs bleibt der gespeicherte Benachrichtigungsverlauf (einschließlich der Anzahl der Benachrichtigungen und des Datums der letzten Benachrichtigung) auch nach dem Deaktivieren oder Löschen einer Richtlinie erhalten. Dieser Verlauf wird natürlich zurückgesetzt, nachdem die Website 90 Tage lang nicht im Geltungsbereich dieses Richtlinientyps enthalten war.

Wenn der Benachrichtigungsverlauf früher zurückgesetzt werden muss, wenden Sie sich an den Microsoft-Support, um festzustellen, ob der gespeicherte Benachrichtigungsstatus gelöscht werden kann.

Wichtig

Vermeiden Sie zum Sicherstellen eines vorhersehbaren Verhaltens die Erstellung überlappender Richtlinien desselben Typs, die auf dieselben Websites ausgerichtet sind. Während SharePoint doppelte Benachrichtigungen nach Möglichkeit unterdrückt, können überlappende Richtlinien die Interpretation des Zeitplans für Benachrichtigungen und der Erzwingungsergebnisse erschweren.

Richtlinienmodi

Websitebesitzrichtlinien unterstützen zwei Betriebsmodi:

  • Simulationsmodus – Führt die Richtlinie einmal aus und generiert einen Bericht ohne fortlaufende Erzwingung.
  • Aktiver Modus – Wird monatlich ausgeführt, erstellt Berichte, sendet Benachrichtigungen und kann basierend auf der Richtlinienkonfiguration Erzwingungsaktionen anwenden.

Hinweis

Site-Lifecycle-Richtlinien im Simulationsmodus sind jetzt ab dem 17. November 2025 in GCCH- und DoD-Umgebungen verfügbar.

Weitere Informationen zu Richtlinienmodi in Richtlinien zur Verwaltung des Websitelebenszyklus finden Sie unter Übersicht über die Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites.

Richtlinienbereich

Sie können unterschiedliche Websitebesitzrichtlinien für verschiedene Gruppen von Websites in Ihrer organization erstellen. Wählen Sie beim Konfigurieren des Bereichs Websites basierend auf Folgendem aus:

  • Websitevorlagen
  • Quellen für die Websiteerstellung
  • Vertraulichkeitsbezeichnungen
  • Aufbewahrungsrichtlinien
  • Aufbewahrung hält

Sie können auch bis zu 100 bestimmte Website-URLs ausschließen.

Hinweis

Die folgenden Websites sind von den Websitebesitzrichtlinien ausgeschlossen:

  • OneDrive-Websites
  • Von Systembenutzern erstellte Websites
  • App-Katalogwebsites
  • Stammwebsites
  • Startsites
  • Mandantenadministratorwebsites

Beheben von Konflikten in Benutzer-IDs vor dem Ausführen einer Richtlinie

Beheben Sie vor dem Ausführen einer Websitebesitzrichtlinie alle Konflikte zwischen Benutzer-IDs, um eine genaue Auswertung der Besitzverhältnisse zu gewährleisten. Beim Löschen und späteren Neuerstellen eines Benutzerkontos können Konflikte zwischen Benutzer-IDs auftreten, wodurch Websitebesitzverweise einem veralteten Bezeichner zugeordnet sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Beheben eines Konflikts der Websitebenutzer-ID in SharePoint oder OneDrive.

Besitzbenachrichtigungen konfigurieren

Wählen Sie während der Richtlinienkonfiguration aus, wer Benachrichtigungen erhalten soll, wenn die Eigentumsanforderungen nicht erfüllt sind. Bei den konfigurierten Empfängerkategorien handelt es sich um kumulative berechtigte Empfängersätze, nicht um eine geordnete Fallbackkette. Sie können Folgendes mitteilen:

  • Aktuelle Websitebesitzer: Wenn Sie die Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren auf zwei festlegen und die Website einen vorhandenen Websitebesitzer hat, erhält der Besitzer eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Bitte, einen weiteren Besitzer hinzuzufügen.

  • Aktuelle Websiteadministratoren: Wenn Sie die Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren auf zwei festlegen und die Website über einen vorhandenen Websiteadministrator verfügt, erhält der Administrator eine E-Mail-Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, einen weiteren Besitzer hinzuzufügen.

  • Manager von vorherigen Besitzern oder Administratoren: Wenn ein Besitzer oder Administrator einer Website die organization verlässt, werden ihre Manager darüber informiert, dass die Website einen Besitzer für eine effektive Verwaltung benötigt. Wenn Manager Mitglieder einer Website sind, können sie den Besitz übernehmen. Wenn sie Besucher sind oder keinen Zugriff auf die Website haben, können sie sich mit SharePoint-Administratoren abstimmen, um den nächstbesten Besitzer zu finden.

    • Wenn die Details eines Benutzers 30 Tage nach dem Verlassen der organization aus dem System gelöscht werden, erhalten Manager möglicherweise nur eine Benachrichtigung über die Site.

    • Wenn die Richtlinie nach 30 Tagen nach dem Verlassen der organization durch einen Benutzer ausgeführt wird, sind keine Managerinformationen verfügbar, und es können keine Benachrichtigungen gesendet werden.

    • Bei einer Teams-Website funktioniert die Benachrichtigung "Manager des vorherigen Websitebesitzers" nur für Benutzer, die direkt zum Besitzer der SharePoint-Website hinzugefügt wurden. Wenn der Benutzer aus einer Microsoft 365-Gruppe hinzugefügt wurde, wird die Benachrichtigung nicht gesendet. Diese Einschränkung besteht aufgrund der Art und Weise, wie Benutzerinformationen nach dem Löschen eines Kontos beibehalten werden. Um die Chancen für ein erfolgreiches Senden von Benachrichtigungen zu verbessern, wählen Sie mindestens drei Optionen aus.

  • Aktive Websitemitglieder: Basierend auf der Richtlinienkonfiguration sendet die Richtlinie E-Mails an die letzten aktiven Mitglieder einer Website, um den Besitz zu akzeptieren.

    • Um die Relevanz und Aktualität sicherzustellen, wird eine Lese- oder Schreibaktivität, die ein Websitemitglied in den letzten 180 Tagen auf einer Website ausgeführt hat, als Aktivität betrachtet.

    • Benutzer mit der letzten Aktivität nach 180 Tagen werden für diese Benachrichtigungen nicht berücksichtigt.

    • Externe und Gastbenutzer werden bei diesen Benachrichtigungen nicht berücksichtigt, um den Besitz zu akzeptieren.

    Hinweis

    Wenn eine Website niemanden hat, der gemäß den bei der Richtlinienkonfiguration angegebenen E-Mail-Empfängern benachrichtigt werden kann, wird die Anzahl in der Zusammenfassung angegeben. Sie können die Standorte selektieren und die nächste Vorgehensweise festlegen.

Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen

Administratoren können die E-Mail-Nachrichten anpassen, die von Richtlinien zur Lebenszyklusverwaltung für Websites gesendet werden, wenn Websiteprobleme Aufmerksamkeit erfordern.

Das Anpassen von E-Mail-Inhalten trägt dazu bei, die Durchleserate der E-Mails zu verbessern, was die Reaktionseffizienz effektiv verbessert und zu einer besseren Governance im gesamten Mandanten beiträgt.

Sie können E-Mails im Konfigurationsschritt anpassen. Wenn Sie "Zu sendende E-Mail anpassen" auswählen, wird das Anpassungsfenster geöffnet, wie im folgenden Screenshot dargestellt:

Screenshot des E-Mail-Anpassungsfensters mit Feldern für Absender, Betreff, Nachricht, Richtlinienrichtlinien-URL und Beschreibungstext der Richtlinienrichtlinie.

In der folgenden Tabelle werden die Abschnitte beschrieben, die Sie anpassen können:

Abschnitt "Anpassbar" Beschreibung
Sender Sie müssen im Microsoft 365 Admin Center eine benutzerdefinierte Domäne konfigurieren, bevor Sie das Feature zur E-Mail-Anpassung verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen der für Ihre E-Mail zu verwendenden Domäne.
Betreff (bis zu 100 Zeichen) Werden verwendet $UserDisplayName , um den Namen des Benutzers und $SiteName des Standorts einzufügen.
Nachricht (bis zu 500 Zeichen) Werden verwendet $UserDisplayName , um den Namen des Benutzers, $SiteName den Namen der Website und $SiteUrl die URL der Website einzufügen.
URL zur Richtlinienrichtlinie Nur gültige HTTP-Links sind zulässig.
Beschreibungstext der Richtlinienrichtlinie Der Standardwert ist der Platzhaltertext.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails für vorhandene Richtlinien anzupassen:

  1. Wählen Sie eine vorhandene Richtlinie aus.

  2. Wählen Sie Konfiguration bearbeiten aus.

  3. Suchen Sie die E-Mail-Anpassungsoption.

Hinweis

Wenn Sie die E-Mail-Anpassung für eine Richtlinie nicht konfigurieren, sendet das System weiterhin Standard-E-Mails von noreply@sharepoint.com.

Was Sie tun können, wenn Sie E-Mail-Nachrichten nicht anpassen können

Sie können keine E-Mails anpassen, wenn die benutzerdefinierte Domäneneinstellung nicht konfiguriert oder deaktiviert ist.

Sie müssen die Einstellung "E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden" im Microsoft 365 Admin Center konfigurieren, bevor Sie E-Mails anpassen können. Wenn Sie diese Einstellung nicht konfigurieren, wird oben in der Richtlinienliste eine Warnmeldung angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Screenshot mit einer Warnmeldung, die angezeigt wird, wenn die benutzerdefinierte Domäneneinstellung deaktiviert ist, und darauf hinweist, dass die E-Mail-Anpassung nicht verfügbar ist.

Die Warnmeldung kann auch während des Konfigurationsschritts angezeigt werden, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Screenshot einer Warnmeldung während der Konfiguration.

Wenn Sie zuvor in einer oder mehreren Richtlinien E-Mails angepasst haben, aber später die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center deaktivieren, werden die Meldungsleiste in der Richtlinienliste und eine Warnmeldung im Fenster zur E-Mail-Anpassung angezeigt, wie im folgenden Screenshot dargestellt:

Screenshot einer Warnmeldung, wenn die benutzerdefinierte Domäneneinstellung deaktiviert wird, nachdem E-Mail-Nachrichten zuvor angepasst wurden.

Hinweis

Nur eine Person, die über die Rolle "Globaler Administrator" verfügt, kann Domäneneinstellungen im Microsoft 365 Admin Center konfigurieren.

Überprüfen von Eigentümerbenachrichtigungen

Die aktive Richtlinie sendet Benachrichtigungen bezüglich der Besitzrichtlinie, wenn sie Websites erkennt, die die Besitzanforderungen nicht erfüllen. Empfänger können direkt aus der E-Mail heraus Aktionen ergreifen, um Besitzprobleme zu lösen.

Wichtig

Richtlinien zur Verwaltung des Lebenszyklus von Websites verwenden Aktionen erfordernde Outlook-Nachrichten, damit Empfänger direkt aus einer E-Mail heraus Aktionen ausführen können.

  • Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Outlook-Versionen bereitgestellt werden.
  • US Government Cloudkunden müssen eine zusätzliche umsetzbare Nachrichtenkonfiguration durchführen.
  • Anleitungen zur Problembehandlung finden Sie in der Outlook-Dokumentation zu Aktionen erfordernden Nachrichten.

Ausschließen von Benutzern oder Gruppen

Sie können bestimmte Benutzer, Microsoft 365-Gruppen oder Sicherheitsgruppen vom Empfang von Anforderungen und Benachrichtigungen zur Verwaltung des Websitelebenszyklus ausschließen, selbst wenn es sich um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren für Websites handelt, die in einer Richtlinie enthalten sind.

Wichtige Verhaltensweisen:

  • Ausschlüsse werden nur verwendet, um Benachrichtigungsempfänger zu ermitteln.
  • Durch das Ausschließen eines Benutzers oder einer Gruppe werden die Websiteberechtigungen oder der Besitz nicht geändert, und die Website wird nicht von der Auswertung der Lifecycle-Richtlinie ausgeschlossen
  • Websites werden weiterhin wie gewohnt von der Richtlinie ausgewertet.

Grenzwerte:

  • Sie können der Ausschlussliste bis zu 100 Einträge hinzufügen.
  • Jeder Eintrag kann ein einzelner Benutzer, eine Microsoft 365-Gruppe oder eine Sicherheitsgruppe sein
  • Das Limit von 100 Einträgen gilt für die Anzahl der Einträge, nicht für die Anzahl der Benutzer innerhalb einer Gruppe. Beispielsweise zählt eine Gruppe mit mehr als 100 Mitgliedern als ein Eintrag.

Gruppenausschlussverhalten (wichtig):

  • Wenn eine Gruppe zur Ausschlussliste für eine Richtlinie hinzugefügt wird, wird diese Gruppe nur dann von Benachrichtigungen ausgeschlossen, wenn die Gruppe der Website direkt hinzugefügt wird oder eine geschachtelte Gruppe innerhalb anderer Gruppen ist, die der Website direkt hinzugefügt werden.
  • Ein Mitglied einer ausgeschlossenen Gruppe erhält möglicherweise weiterhin eine Benachrichtigung, wenn es der Website direkt hinzugefügt wurde oder Teil einer anderen Gruppe ist, die der Website direkt hinzugefügt wurde.

Erzwingungsaktionen

Hinweis

Harte Erzwingungsaktionen, z. B. das Sperren einer Website oder das Festlegen des Schreibschutzes, gelten nur für Websites ohne Besitzer (null Besitzer), bei denen es keine verantwortliche Partei gibt und das Governancerisiko am höchsten ist. Die Anwendung solcher Erzwingungen auf Websites mit einem aktiven Eigentümer kann störend sein und sich unbeabsichtigt auf Geschäftsabläufe auswirken. Daher ist diese Richtlinie darauf ausgelegt, anzustoßen, anstatt zu stören. Websites mit einzelnen Besitzern erhalten Benachrichtigungen und Berichte, die die Wiederherstellung der Mindestanzahl von Besitzern fördern, ohne den Zugriff zu blockieren. Wenn der Websitebesitzer in solchen Fällen keine Maßnahmen ergreift (nicht besitzerlos, aber immer noch gegen Websites verstoßend), gibt es nach der dritten Benachrichtigung eine dreimonatige Bedenkzeit, nach der die Benachrichtigungen fortgesetzt werden.

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die Websitebesitzrichtlinie basierend auf der ausgewählten Erzwingungsaktion verhält:

Erzwingungsaktion Richtlinienverhalten
Nichts unternehmen Die angegebenen Empfänger erhalten drei Monate lang monatliche Benachrichtigungen. Nach Ablauf dieses Zeitraums sendet die Richtlinie über die nächsten drei Monate keine Benachrichtigungen.

Wenn die Website nach sechs Monaten weiterhin gegen die Eigentumskriterien verstößt, werden die monatlichen Benachrichtigungen wieder aufgenommen.

Der Bericht zur Richtlinienausführung listet Websites, die gegen die Richtlinien verstoßen, als nicht bearbeitet auf. Sie können diesen Bericht herunterladen und Websites herausfiltern, die als nicht bearbeitet markiert wurden.
Schreibgeschützter Zugriff Die angegebenen Empfänger erhalten drei Monate lang monatliche Benachrichtigungen.

- Wenn die Benachrichtigungsempfänger während dieses Zeitraums nicht auf den Besitz der Website eingehen und die Website weiterhin nicht Besitzer ist, wechselt sie in den schreibgeschützten Modus.

- Wenn die Benachrichtigungsempfänger während dieses Zeitraums nicht auf den Websitebesitz eingehen, die Website jedoch mindestens einen Eigentümer hat, gibt es nach der dritten Benachrichtigung eine dreimonatige Bedenkzeit, nach der die Benachrichtigungen fortgesetzt werden.
Archiv von Websites nach obligatorischem schreibgeschütztem Zeitraum Die angegebenen Empfänger erhalten drei Monate lang monatliche Benachrichtigungen.

- Wenn die Benachrichtigungsempfänger während dieses Zeitraums nicht auf den Besitz der Website eingehen und die Website weiterhin nicht Besitzer ist, wechselt die Website für die konfigurierte Anzahl von Monaten in einen schreibgeschützten Modus. Nach der konfigurierten Anzahl von Monaten wird die Website über das Microsoft 365-Archiv archiviert. Die Archivierung muss für den Mandanten im Microsoft 365 Admin Center aktiviert sein.

- Wenn die Benachrichtigungsempfänger während dieses Zeitraums nicht auf den Websitebesitz eingehen, die Website jedoch mindestens einen Eigentümer hat, gibt es nach der dritten Benachrichtigung eine dreimonatige Bedenkzeit, nach der die Benachrichtigungen fortgesetzt werden.

Schreibgeschützter Modus

Eine Websitebesitzrichtlinie, die Sie mit der schreibgeschützten Erzwingungsaktion konfigurieren, sendet zusätzliche Benachrichtigungen, um die angegebenen Empfänger zu informieren, wenn keine Antwort erfolgt.

Wenn eine Website in den schreibgeschützten Modus wechselt, wird eine Benachrichtigung gesendet.

Screenshot der Benachrichtigung für den schreibgeschützten Modus für die Verwaltung des Lebenszyklus von Websites.

Wenn sich eine Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird der Website das folgende Banner hinzugefügt:

Screenshot des Banners für den schreibgeschützten Modus zur Verwaltung des Lebenszyklus von Websites oben auf einer SharePoint-Website.

Wichtige Punkte zu schreibgeschützten oder gesperrten Websites

Für Websites, die sich in einem schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden, werden die folgenden Verhaltensweisen erwartet.

  • Entsperrte Websites: Immer im Richtlinienbereich enthalten

  • Schreibgeschützte Websites, die durch denselben Richtlinientyp gesperrt sind:

    • Im Umfang enthalten
    • Bericht gibt an, dass für die Website zuvor Aktionen im Rahmen dieser Richtlinie ergriffen wurden
  • Schreibgeschützte Websites, die durch einen anderen Richtlinientyp gesperrt sind:

    • Aus dem Richtlinienbereich ausgeschlossen
    • Diese Website ist bereits Besitzer einer anderen Richtlinie und verwaltet sie.
  • Schreibgeschützte Websites extern gesperrt (gesperrt aus anderen Gründen als der Verwaltung des Websitelebenszyklus):

    • Im Umfang enthalten
    • Externe Sperren verhindern nicht, dass die Website von der Richtlinie ausgewertet wird
  • Websites mit Nichtzugriff (vollständig gesperrt):

    • Im Umfang enthalten, aber es werden keine Erzwingungsaktionen ausgeführt
    • Die Richtlinie überspringt Aktion, da sich die Website bereits in einem gesperrten Zustand für keinen Zugriff befindet

Dies sind Standardverhaltensweisen, die nicht durch Richtlinienkonfigurationen geändert werden können.

Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website aus dem schreibgeschützten Modus im SharePoint Admin Center zu entfernen, wechseln Sie zur Seite "Aktive Websites ", wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Seitenbereich der Website "Entsperren" aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen und müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Screenshot der Websiteseite zur Verwaltung des Websitelebenszyklus im SharePoint Admin Center.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie "Websites ", und wählen Sie "Archivierte Websites" aus. Wählen Sie die Site aus, deren Archivierung Sie aufheben möchten, und wählen Sie "Erneut aktivieren" aus.

Hinweis

Nur Mandantenadministratoren können eine archivierte Website reaktivieren.

Reporting

Bei jeder Richtlinienausführung wird ein Bericht generiert, der Websites anzeigt, die die konfigurierten Besitzanforderungen nicht erfüllen. Der Bericht fasst zusammen:

  • Besitzkonformitäts-Status
  • Benachrichtigungsverlauf
  • Erzwingungsaktionen
  • Details zur Besitzkonfiguration
  • Websitemetadaten

Screenshot des Berichts zur Besitzrichtlinie.

Wählen Sie Bericht herunterladen aus, um den detaillierten Bericht in einem .csv Format herunterzuladen. In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die im Bericht zur Richtlinienausführung enthalten sind:

Spalte Beschreibung
Sitename Name der Website
URL URL der Website
Vorlage Vorlage der Website
Vertraulichkeitsbezeichnung Vertraulichkeitsbezeichnung der Website
Aufbewahrungsrichtlinie Gibt an, ob eine Aufbewahrungsrichtlinie auf die Website angewendet wurde
Status der Websitesperre Status des Sitezugriffs vor dem Ausführen der Richtlinie (entsperren/schreibgeschützt/Kein Zugriff)
Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren konfiguriert Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren, die Sie beim Erstellen der Richtlinie konfiguriert haben
Anzahl der Websitebesitzer Gesamtzahl der Websitebesitzer für die Website
E-Mail-Adresse des Websitebesitzers E-Mail-Adressen aller Websitebesitzer
Anzahl der Websiteadministratoren Gesamtzahl der Websiteadministratoren für die Website
E-Mail-Adresse der Websiteadministratoren E-Mail-Adressen aller Websiteadministratoren
Manager von vorherigen Besitzern oder Administratoren Email Adressen der Manager früherer Besitzer oder Administratoren (falls diese Option während der Richtlinieneinrichtung konfiguriert wurde)
Aktive Mitglieder E-Mail-Adressen der aktiven Websitemitglieder (wenn diese Option während des Richtliniensetups konfiguriert wurde)
Gesamtzahl der Benachrichtigungen Gesamtzahl der Benachrichtigungen, die bisher von einer Richtlinie unter derselben Richtlinienvorlage gesendet wurden
Aktions-Status Status der Website [erste/zweite/dritte Benachrichtigung gesendet, Website im schreibgeschützten Modus, Website archiviert, von einer anderen Richtlinie ergriffene Aktion]
Aktion ausgeführt am (UTC) Datum, an dem die Erzwingungsaktion ausgeführt wurde (Datum, an dem die Website archiviert oder in den schreibgeschützten Modus versetzt wurde)
Datum der letzten Aktivität (UTC) Datum der letzten Aktivität, die auf der SharePoint-Website und verbundenen Workloads erkannt wurde
Erstellungsdatum der Website (UTC) Erstellungsdatum der Website
Verwendeter Speicher (GB) Von der Website belegter Speicherplatz
Dauer in schreibgeschützt (Tage) Anzahl der Tage, in denen sich die Website im erzwungenen schreibgeschützten Zustand befindet

Einrichten von Aktionen erfordernden E-Mails für SLM-Richtlinien in Cloudumgebungen von US-Behörden

In US Government Cloud (GCC High und DoD)-Umgebungen muss ein Mandantenadministrator eine zusätzliche, einmalige Einrichtung für SharePoint Site Lifecycle Management (SLM)-Richtlinien durchführen, um Aktionen erfordernde Nachrichten verwenden zu können. Mit diesem Schritt wird sichergestellt, dass Richtlinienbenachrichtigungs-E-Mails ordnungsgemäß angezeigt und funktionieren. Beispielsweise können Websiteadministratoren und Websitebesitzer direkt aus einer E-Mail heraus Aktionen ausführen.

Im Gegensatz zu anderen kommerziellen Cloudumgebungen benötigen GCC High- und DoD-Mandanten die explizite Administratorgenehmigung des umsetzbaren Nachrichtenanbieters, bevor dieser interaktive E-Mail-Nachrichten senden kann. Ohne diese Genehmigung werden SLM-Richtlinien-E-Mails zugestellt, aber die Aktionsschaltflächen funktionieren nicht wie erwartet.

Wichtig

Sie müssen ein globaler Administrator oder Exchange-Administrator im Mandanten sein, um Aktionen erfordernde Nachrichten einrichten zu können.

Genehmigen des SLM-Nachrichtenanbieters für Aktionen

  1. Wechseln Sie zum Administratorportal Outlook Actionable Messages – Connectors für GCC oder DoD, und melden Sie sich an.

  2. Wählen Sie im Filter "Anbieterstatus" die Option " Von Microsoft genehmigt – Genehmigung ausstehend" aus.

  3. Suchen Sie den Anbieter mit dem Namen InactiveSiteOAMProviderGCCH.

  4. Wählen Sie den Anbieter aus, und klicken Sie dann auf Genehmigen.

Nachdem Sie den Anbieter genehmigt haben, senden die SLM-Richtlinienbenachrichtigungen Aktionen erfordernde Nachrichten.

Hinweis

Diese Genehmigung gilt nur für SLM-Richtlinienbenachrichtigungen. Andere Anwendungen oder Dienste, die Aktionen erfordernde Nachrichten verwenden, benötigen möglicherweise eine separate Genehmigung.

Stellen Sie sicher, dass Aktionen erfordernde Nachrichten für den Mandanten aktiviert sind

Richtlinien zur Verwaltung des Lebenszyklus von Websites verwenden Outlook-Aktionen erfordernde Nachrichten, damit Websitebesitzer oder Websiteadministratoren die erforderlichen Aktionen mithilfe von Links in E-Mail-Nachrichten ausführen können.

Problembehandlung bei Aktionen erfordernden Nachrichten

Wenn Aktionen erfordernde Nachrichten nicht wie erwartet funktionieren, versuchen Sie diese Schritte:

  • Stellen Sie sicher, dass sich der InactiveSiteOAMProviderGCCH Anbieter im genehmigten Zustand befindet.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen weitergegeben werden.