Almacenamiento y permisos de transcripción y grabación de reuniones de Teams en OneDrive y SharePoint

SE APLICA A:reuniones

Cuando los usuarios de su organización graban y transcriben reuniones de Teams, las grabaciones y transcripciones se almacenan en OneDrive para el trabajo o la escuela y SharePoint. Dependiendo de dónde accedan los usuarios al archivo, la grabación se reproduce en el reproductor de vídeo de OneDrive o SharePoint. Este artículo le ayuda a comprender, como administrador, el almacenamiento de grabaciones y transcripciones y los permisos para OneDrive y SharePoint.

Para obtener información sobre las directivas de grabación, consulte Grabación de reuniones de Teams. Para obtener información sobre cómo bloquear la descarga de archivos de grabación de reuniones de Teams desde SharePoint o OneDrive, vea Bloquear la descarga de archivos de grabación de reuniones de Teams desde SharePoint o OneDrive.

Almacenamiento de grabación

Reuniones y eventos

Para reuniones y eventos, la grabación se guarda en OneDrive del organizador, incluso si el organizador no asistió a la reunión o evento. Todos los archivos de grabación se guardan en la carpeta Grabaciones de OneDrive del organizador. Los coorganizadores tienen los mismos permisos de edición que los organizadores para los archivos de grabación. Para comprender qué sucede si un organizador no tiene una cuenta de OneDrive, consulte la sección Almacenamiento de grabaciones para organizadores sin cuentas de OneDrive de este artículo. Este comportamiento se aplica a los siguientes tipos de reuniones y eventos:

• Reuniones grabadas automáticamente
• Reuniones creadas por delegados
• Reuniones grabadas manualmente
• Reunirse ahora reuniones
• Reuniones programadas en Outlook
• Reuniones programadas en el cliente de Teams
• Reuniones periódicas
• Eventos de Teams

Reuniones creadas por delegados

Para las reuniones en las que un organizador designa a un delegado que tiene permiso para actuar en nombre del organizador, todos los archivos de grabación se guardan automáticamente en la carpeta Grabaciones del organizador en OneDrive. Cuando se agregan delegados como coorganizadores, tienen los mismos permisos de edición que los organizadores para grabar archivos.

1:1 y llamadas grupales

Para las llamadas 1-1 y las llamadas grupales, los archivos de grabación se guardan en la cuenta de OneDrive del usuario que seleccionó Grabar.

Reuniones de canal

Para reuniones de canal, la grabación se almacena en la biblioteca de documentación del sitio de Teams de SharePoint, en una carpeta denominada Grabaciones. Por ejemplo: Nombre de Teams: nombre/ del canalDocumentos/,Grabaciones

Reuniones programadas de buzón compartido

En el caso de las reuniones programadas con un buzón compartido, el buzón compartido se considera el organizador. Si la cuenta compartida tiene OneDrive, la grabación se carga allí. Sin embargo, dado que los buzones compartidos normalmente no tienen OneDrive, las grabaciones se cargan en OneDrive del coorganizador o iniciador de la grabación. Para comprender qué sucede si un organizador no tiene una cuenta de OneDrive, consulte la sección Almacenamiento de grabaciones para organizadores sin cuentas de OneDrive de este artículo.

Para obtener más información sobre los buzones compartidos, consulte Acerca de los buzones compartidos: administración de Microsoft 365.

Vídeo bajo demanda (VOD)

Cuando los organizadores graban eventos, las grabaciones se almacenan en OneDrive. Cuando un organizador usa VOD para publicar grabaciones de eventos, las grabaciones se almacenan en contenedores de almacenamiento de archivos integrados de SharePoint.

En el caso de los eventos optimizados para grandes audiencias , como las asambleas informativas, solo el organizador del evento puede administrar las grabaciones de eventos anteriores en su calendario.

Para obtener más información sobre los contenedores de almacenamiento de archivos integrados de SharePoint, vea Información general sobre SharePoint Embedded.

Eliminar una grabación de evento de VOD

1. En el panel de navegación izquierdo del Centro de administración de Teams, vaya a Análisis e informesdeuso de informes>.
2. En la pestaña Ver informes , en Informe, elija Informes de uso de eventos de Teams.
3. En la tabla, busque el evento para el que desea eliminar la grabación y seleccione la fila. Los nombres de las grabaciones siguen este patrón de "Contenedor de VOD de eventos virtuales de Teams evt_{EventId}rec{RecordingId}".
4. Seleccione Eliminar datos del evento.

Para obtener más información sobre VOD, consulte Administrar la publicación de VOD para eventos.

Reuniones de Salas de Microsoft Teams

En el caso de las reuniones de Salas de Microsoft Teams, cuando un usuario crea una reunión utilizando el botón Reunirse ahora en una sala de Teams, la propia sala de Teams se convierte en el organizador de la reunión. De forma predeterminada, la grabación se almacena en la cuenta de OneDrive de Salas de Teams, si está disponible. Sin embargo, ninguno de los participantes de la reunión tiene permisos completos para el archivo. Para conceder a los participantes de la reunión permisos completos para el archivo de grabación, evite asignar una licencia de OneDrive a la cuenta de recursos de su Sala de Teams.

Cuando una cuenta de recursos de Sala de Teams no tiene una licencia y almacenamiento de OneDrive, la grabación se guarda en OneDrive del coorganizador o iniciador de la grabación. Para obtener más información sobre lo que ocurre si un coorganizador o una grabación no tiene una cuenta de OneDrive, consulte la sección Almacenamiento de grabaciones para organizadores sin cuentas de OneDrive de este artículo.

Para obtener más información sobre las reuniones de las Salas de Microsoft Teams, consulte Salas de Microsoft Teams (Windows).

Almacenamiento de grabaciones para organizadores sin cuentas de OneDrive

Cuando el organizador no tiene una cuenta de OneDrive, esto es lo que sucede, en orden, con la grabación de la reunión:

1. La grabación se guarda en OneDrive del coorganizador, mientras que el organizador de la reunión o el evento conserva los permisos para editar y compartir la grabación. Cuando hay varios coorganizadores, la grabación se guarda en OneDrive de los coorganizadores según el orden de los coorganizadores en las opciones de reunión.

   Por ejemplo, si abre la página de opciones de reunión y ve tres coorganizadores:

   co-organizer 1, co-organizer 2, co-organizer 3

   En este ejemplo, la grabación se guarda en la cuenta de OneDrive del coorganizador 1. Si el coorganizador 1 no tiene una cuenta de OneDrive, la grabación se guarda en OneDrive del coorganizador 2. Si el coorganizador 2 tampoco tiene una cuenta de OneDrive, la grabación se guarda en OneDrive del coorganizador 3.

2. Si ninguno de los coorganizadores tiene cuentas de OneDrive, la grabación se guarda en la cuenta de OneDrive del usuario que inició la grabación.

3. Si el usuario que inició la grabación no tiene un OneDrive, la grabación se almacena temporalmente en el almacenamiento multimedia asincrónico.

Almacenamiento multimedia asincrónico

Si una grabación de reunión de Teams no se carga correctamente en OneDrive porque el organizador, los coorganizadores y el iniciador de la grabación no tienen cuentas de OneDrive o la cuota de almacenamiento está llena, aparece un mensaje de error. En su lugar, la grabación se guarda temporalmente en el almacenamiento multimedia asíncrono. Una vez que la grabación está en el almacenamiento multimedia asincrónico, no se realizan reintentos para cargar automáticamente la grabación en OneDrive o SharePoint. Durante ese tiempo, el organizador debe descargar la grabación. El organizador puede intentar cargar la grabación de nuevo si obtiene una licencia de OneDrive o SharePoint, o borrar algo de espacio en su cuota de almacenamiento. Si no se descarga en un plazo de 21 días, la grabación se elimina.

Vídeos

Los vídeos son iguales que cualquier otro archivo de OneDrive y SharePoint. El control de la propiedad y la retención después de que alguien se va sigue el proceso estándar de OneDrive y SharePoint.

Etiquetas de retención

Para obtener información sobre cómo aplicar etiquetas de retención a las grabaciones de reuniones de Teams, vea Cómo aplicar automáticamente una etiqueta de retención.

Planificación de almacenamiento

El tamaño de una grabación de una hora es de 400 MB. Asegúrese de entender la capacidad necesaria para los archivos grabados y de disponer de suficiente espacio de almacenamiento en OneDrive y en SharePoint. Lea Establecer el espacio de almacenamiento predeterminado para OneDrive y administrar los límites de almacenamiento del sitio de SharePoint para comprender el almacenamiento base incluido en la suscripción y cómo comprar más almacenamiento.

Ver permisos

Para reuniones que no son de canal:

• Todos los invitados de la reunión, excepto los participantes externos, reciben automáticamente un vínculo compartido personalmente. El organizador de la reunión debe agregar participantes externos a la lista compartida.
• Si la reunión se reenvía, solo los participantes que se agregan automáticamente al hilo de chat de la reunión reciben el vínculo de grabación.
• Para obtener un rendimiento óptimo, el número total de usuarios en un chat no debe exceder los 1000.
• Si una reunión se reenvía a un grupo, solo algunos usuarios se agregan al chat. Si se reenvía a un usuario individual, se agrega al chat de la reunión, a menos que haya más de 1000 usuarios en el chat.
• En las reuniones grandes, si una reunión tiene más de 250 participantes, algunos participantes no tienen automáticamente permisos de archivo. Los participantes excluidos deben pedir al propietario de la grabación que los agregue a la lista compartida.

Para las reuniones de canal, los permisos se heredan de los propietarios y miembros de la lista de miembros en el canal.

Cuotas de grabación

Los archivos de las grabaciones de reuniones de Teams están en OneDrive y SharePoint, y se incluyen en la cuota de esos servicios. Para obtener más información, consulte Cuota de SharePoint, Límites de SharePoint y Cuota de OneDrive.

Transcripciones y subtítulos

Transcripciones

Puede optar por eliminar las grabaciones de reuniones de Teams junto con las transcripciones que las acompañan mediante una directiva de etiquetas de retención de aplicación automática que identifique estos archivos de la transcripción de OneDrive y SharePoint o de OneDrive. Para obtener más información, consulte Aplicar automáticamente una etiqueta de retención a los elementos de Microsoft 365.

Para ayudarle a empezar, consulte las siguientes secciones:

• Cómo crear una directiva de etiquetas de retención de aplicación automática
• Aplicar etiquetas automáticamente al contenido con palabras clave o propiedades que se pueden buscar
• Identificación de grabaciones de reuniones de Teams y transcripciones complementarias en OneDrive y SharePoint
• Cuánto tiempo tardan en surtir efecto las etiquetas de retención

Subtítulos

Los subtítulos ayudan a crear contenido inclusivo para los espectadores de todas las capacidades. Los subtítulos para las grabaciones de reuniones de Teams están disponibles durante la reproducción si la transcripción se activó en el momento de la grabación. Para permitir que los usuarios graben reuniones con transcripciones, debe asignar una directiva con la transcripción activada. Para obtener más información sobre cómo administrar transcripciones para los usuarios, consulte Administradores: administrar transcripciones y subtítulos para reuniones de Teams.

Los subtítulos no son compatibles por completo si la grabación de la reunión de Teams se mueve o se copia desde su ubicación original en OneDrive o SharePoint.

Puede usar la opción Reuniones expiran automáticamente en el Centro de administración de Teams para controlar cuándo expiran los subtítulos. Para obtener más información, consulte Administrar directivas de grabación de Teams para reuniones y eventos.

Permisos y acceso basado en roles

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