Información general sobre los flujos de procesos de negocio

Puede ayudar a asegurarse de que los usuarios especifiquen datos de manera coherente y siguen los mismos pasos cada vez que trabajan con un cliente mediante la creación de un flujo de proceso de negocio. Por ejemplo, es posible que quiera crear un flujo de proceso de negocio para que todos los usuarios controlen las solicitudes del servicio de atención al cliente de la misma manera, o bien para exigir que los usuarios obtengan la aprobación de una factura antes de enviar un pedido. Los flujos de procesos de negocio utilizan la misma tecnología subyacente que otros procesos, pero las capacidades que proporcionan son diferentes de otras características que utilizan procesos. Para obtener más información sobre cómo crear o editar un flujo de proceso de negocio, vaya a Crear un flujo de proceso de negocio.

Vea un vídeo corto sobre flujos de proceso de negocio.

Por qué se usan los flujos de proceso de negocio

Los flujos de proceso de negocio proporcionan una guía para que la gente realice el trabajo. Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que dirige a los usuarios a través de los procesos que haya definido su organización para las interacciones que se deben llevar a cabo a fin de llegar a algún tipo de conclusión. Esta experiencia del usuario se puede adaptar para que la gente con diferentes roles de seguridad pueda tener una experiencia que se adapte mejor al trabajo que hacen.

Use flujos de proceso de negocio para definir un conjunto de pasos para que la gente siga para obtener el resultado deseado. Estos pasos ofrecen un indicador visual que especifica en qué parte del proceso empresarial se encuentra cada cual. Los flujos de proceso de negocio reducen la necesidad de entrenamiento porque no es necesario que los nuevos usuarios se centren en la tabla que deben usar. Pueden dejar que el proceso los guíe. Puede configurar los flujos de proceso de negocio para que admitan metodologías de ventas comunes que puedan ayudar a los equipos de ventas a conseguir mejores resultados. Para los grupos de servicios, los flujos de proceso de negocio pueden ayudar al nuevo personal a adaptarse al ritmo más rápido y a evitar errores que pueden provocar clientes insatisfechos.

Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio

Con los flujos de proceso de negocio, puede definir un conjunto de fases y pasos que se mostrarán a continuación en un control en la parte superior del formulario.

Cada etapa tiene un grupo de pasos. Cada paso representa una columna donde se puede introducir datos. Puede avanzar a la siguiente fase con el botón Fase siguiente. En aplicaciones basadas en modelos, puede trabajar con una fase de flujo de proceso de negocio dentro del control flotante de fase o puede anclarla al panel lateral. Los flujos de procesos de negocio no admiten la expansión del control flotante de fase al panel lateral en dispositivos móviles.

Puede crear un paso necesario para que la gente deba especificar los datos en una columna correspondiente para poder pasar a la siguiente fase. Este requisito se suele llamar "preparar fases". Si está agregando una columna requerida por la empresa o requerida por el sistema a una etapa de flujo de proceso de negocio, agregue esta columna también a su formulario.

Los flujos de proceso de negocio parecen relativamente simples en comparación con otros tipos de procesos, ya que no proporcionan ninguna lógica de negocios condicional o automatización más allá de proporcionar la experiencia simplificada para la entrada de datos y controlar la entrada en fases. Sin embargo, cuando se combinan con otros procesos y personalizaciones, pueden tener un rol importante para ahorrar tiempo a los usuarios, reducir costos de aprendizaje y aumentar la adopción por parte del usuario.

Flujos de proceso de negocio integrados con otras personalizaciones

Cuando usted o el usuario escriben datos mediante flujos de proceso de negocio, los cambios de datos también se aplican a las columnas de formulario para que cualquier automatización proporcionada por reglas de negocios o scripts de formulario se pueda aplicar inmediatamente. Puede agregar pasos que establezcan valores para las columnas que no están presentes en el formulario y estas columnas se agregan al modelo de objetos que se usa para los Xrm.Page scripts de formulario. Al guardar los datos en el formulario, se aplican todos los flujos de trabajo iniciados por cambios en las columnas incluidas en un flujo de proceso de negocio. Si la automatización se aplica mediante un flujo de trabajo en tiempo real, los cambios serán visibles inmediatamente para el usuario cuando se actualicen los datos del formulario después de guardar la fila.

Aunque el control de flujo de proceso de negocio en el formulario no proporciona ninguna programación del lado cliente directa, los cambios aplicados por las reglas de negocios o los scripts de formulario se aplican automáticamente a los controles de flujo de proceso de negocio. Si oculta una columna en un formulario, esa columna también queda oculta en el control de flujo del proceso de negocio. Si establece un valor utilizando reglas de negocio o scripts de formulario, ese valor se establecerá dentro del flujo de proceso de negocio.

Flujos de proceso simultáneos

Los flujos de proceso de negocio simultáneos permiten a los personalizadores configurar múltiples procesos de negocio y asociarlos con la misma fila inicial. Los usuarios pueden cambiar entre varios procesos de negocio que se ejecutan simultáneamente, y reanudar su trabajo en la fase del proceso en la que estaban.

Flujos de proceso de negocio del sistema

Cuando su entorno de Power Platform tiene activada la configuración Activar aplicaciones de Dynamics 365, se incluyen los siguientes flujos de proceso de negocio. Para comprender cómo funcionan los flujos de procesos de negocio, revise estos flujos de procesos de negocio del sistema:

• Proceso de cliente potencial a oportunidad de venta
• Proceso de teléfono a caso
• Proceso de venta

Varias tablas en flujos de proceso de negocio

Puede usar un flujo de proceso de negocio para una sola tabla o para abarcar varias tablas. Por ejemplo, es posible que tenga un proceso que comience con una oportunidad, continúe después a una oferta, un pedido y luego a una factura, antes de volver para cerrar la oportunidad.

Puede diseñar flujos de proceso de negocio que combinen filas de hasta cinco tablas diferentes en un único proceso para que los usuarios que utilicen la aplicación se puedan centrar en el flujo de su proceso en lugar de la tabla con la que trabajan. Pueden navegar más fácilmente entre las filas de tabla relacionadas.

Hay varios flujos de procesos de negocio disponibles para cada tabla

No todos los usuarios de una organización pueden seguir el mismo proceso y en otras condiciones puede ser necesario que se aplique otro proceso. Puede tener hasta 10 flujos de proceso de negocio activos por tabla para proporcionar los procesos adecuados para diferentes situaciones.

Controlar el flujo de proceso de negocio que se aplicará

Puede asociar los flujos de procesos de negocio con roles de seguridad para que solo los usuarios con esos roles de seguridad puedan consultarlos o usarlos. También puede establecer el orden de los flujos de proceso de negocio para que pueda controlar cuál de ellos se establecerá de forma predeterminada. Este método funciona de la misma manera que definir varios formularios para una tabla.

Cuando alguien crea una nueva fila de tabla, la lista de definiciones de proceso de negocio activas disponibles se filtra por el rol de seguridad del usuario. La primera definición de proceso de negocio activada disponible para el rol de seguridad del usuario según la lista de orden del proceso es la que se aplica de forma predeterminada. Si hay disponible más de una definición de proceso de negocio activa, los usuarios pueden cargar otro desde el cuadro de diálogo Cambiar proceso . Siempre que se cambia de proceso, el que se está mostrando actualmente pasa a segundo plano y es sustituido por el seleccionado, pero mantiene su estado y se puede volver a activar. Cada fila puede tener varias instancias de proceso asociadas (cada una de ellas para una definición de flujo de proceso de negocio diferente, hasta un total de 10). Al cargar un formulario, se representa solo un flujo de proceso de negocio. Cuando un usuario aplica otro proceso, ese proceso solo se puede cargar de forma predeterminada para ese usuario concreto.

Para asegurarse de que un proceso de negocio se carga de forma predeterminada para todos los usuarios (comportamiento equivalente a "anclar" el proceso), agregue un script de API de cliente personalizado (recurso web) en la carga del formulario que cargue específicamente una instancia de proceso empresarial existente basada en el identificador de definición del proceso de negocio.

Consideraciones sobre el flujo de proceso de negocio

Puede definir flujos de proceso de negocio solo para esas tablas que las admitan. También debe tener en cuenta los límites del número de procesos, fases y pasos que puede agregar.

Flujos de proceso de negocio que llaman a un flujo de trabajo

Puede invocar flujos de trabajo a demanda desde un flujo de proceso de negocio. Esta característica se configura desde el diseñador de flujos de proceso de negocio arrastrando un componente de flujo de trabajo a una fase de proceso o a la sección Flujos de trabajo globales .

Cuando incluye un flujo de trabajo que quiere que se desencadene en la Salida de fase de una fase del flujo de proceso de negocio, y esa fase es la última del flujo, el diseñador da la impresión de que el flujo de trabajo se desencadenará cuando que se haya completado la fase. Sin embargo, el flujo de trabajo no se desencadenará porque no se produce una transición de fase. No recibirá una advertencia o un error que le impida incluir el flujo de trabajo en la fase. Cuando un usuario interactúa con el flujo de proceso de negocio, finalizar o abandonar el proceso no produce una transición de fase y, por tanto, el flujo de trabajo no se desencadena. Tenga en cuenta los siguientes ejemplos:

• Crea un flujo de proceso de negocio con dos etapas. S1 se conecta a S2, con un flujo de trabajo en la fase S2 y establece el Gatillo en Salida de fase.

• Puede crear un flujo de proceso de negocio con tres fases, S1 se conecta a S2, después S2 se bifurca a S3. Incluye un flujo de trabajo en S2 y establece el activador en Salida de la fase.

El flujo de trabajo no se activa en ninguno de los dos casos. Para solucionar este problema, puede agregar un flujo de trabajo global y agregarle el flujo de trabajo que quiere que se desencadene para que el flujo de trabajo se desencadene para el proceso de negocio en lugar de para una fase del proceso. Puede establecer el desencadenador de un flujo de trabajo global en Proceso abandonado o Proceso finalizado para que el flujo de trabajo se desencadene cuando un usuario abandone o complete el proceso de negocio.

Tablas que pueden usar flujos de proceso de negocio

Todas las tablas personalizadas pueden usar flujos de proceso de negocio. Las siguientes tablas estándar también pueden usar flujos de proceso de negocio. Algunas tablas requieren una aplicación de Dynamics 365, como Dynamics 365 for Sales o Dynamics 365 for Customer Service.

• Cuenta
• Cita
• Campaña
• Actividad de campaña
• Respuesta de campaña
• Competidor
• Contacto
• Enviar por correo electrónico
• Derecho
• Fax
• Caso
• Factura
• Cliente potencial
• Carta
• Lista de marketing
• Oportunidad
• Llamada de teléfono
• Producto
• Elemento de lista de precios
• Oferta
• Cita periódica
• Documentación de ventas
• Actividad social
• Pedido
• Usuario
• Tarea
• Equipo

Para habilitar una tabla personalizada para flujos de proceso de negocio, active la casilla Flujos de proceso de negocio (se crearán campos) de la definición de la tabla. No se puede deshacer esta acción.

Número máximo de procesos, fases y pasos

Para garantizar un rendimiento aceptable y la facilidad de uso de la interfaz de usuario, tenga en cuenta las siguientes limitaciones al usar flujos de proceso de negocio:

• Puede activar hasta 10 procesos de flujo de proceso de negocio por tabla.
• Cada proceso puede contener hasta 30 fases.
• Los procesos de varias tablas pueden contener hasta cinco tablas.

Admite la personalización de las tablas de flujo del proceso de negocio

Las tablas de flujo de proceso de negocio pueden aparecer en el sistema para que los datos de fila de tabla puedan estar disponibles en cuadrículas, vistas, gráficos y paneles.

Utilice filas de tabla de flujo de proceso de negocio con cuadrículas, vistas, gráficos y paneles

Cuando los flujos de proceso de negocio están disponibles en forma de tabla, puede usar búsquedas avanzadas, vistas, gráficos y paneles basados en datos del flujo de proceso de negocio de una tabla determinada, como un cliente potencial o una oportunidad. Los personalizadores y los administradores del sistema pueden crear paneles, vistas, gráficos y cuadrículas de flujo de proceso de negocio personalizados similar a los creados con cualquier otra tabla.

Para acceder a una vista de flujo de proceso empresarial predeterminada, vaya a Power Apps, seleccione Soluciones, abra la solución que desee, seleccione Tablas en el panel de navegación izquierdo y abra la tabla de proceso que desee, como la tabla Proceso de ventas de cliente potencial a oportunidad. Seleccione Vistas y seleccione la vista que desea.

Hay varias vistas predeterminadas disponibles que pueden mostrarse como gráfico, como la vista Proceso de ventas de oportunidades activas.

Interactuar con la tabla de flujo del proceso de negocio desde un flujo de trabajo

También puede interactuar con las tablas de los flujos de proceso empresarial desde un flujo de trabajo. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo para la fila de la tabla Flujo de proceso de negocio para cambiar la Fase activa cuando se actualice una columna en la fila de tabla Oportunidad. Obtenga información sobre cómo hacerlo en Automatización de fases de flujo de proceso de negocio mediante flujos de trabajo.

Ejecución de los flujos de procesos de negocio sin conexión

Puede usar los flujos de procesos de negocio sin conexión si se cumplen estas condiciones:

• Puede usar el flujo del proceso de negocio desde una aplicación Power Apps.
• Habilite la aplicación Power Apps para su uso sin conexión.
• El flujo de procesos de negocio tiene una sola tabla.

Los tres comandos siguientes están disponibles para un flujo de proceso de negocio cuando la aplicación Power Apps está sin conexión:

• Fase siguiente
• Fase anterior
• Establecer fase activa

Columna de búsqueda en una etapa de flujo de proceso de negocio

Puede ver las filas recientes en una columna de búsqueda para una aplicación basada en modelos. Para evitar que los elementos usados más recientemente aparezcan en la búsqueda, siga estos pasos:

1. En el diseñador de formularios con un formulario de tabla para una tabla que se usa en un flujo de proceso de negocio, seleccione su paso de datos de la columna de búsqueda en la Vista de árbol del panel de navegación izquierdo.

2. Marque Deshabilitar los elementos más usados recientemente.

   

3. Guarde y publique.

Limitaciones del uso de tablas de flujo de proceso de negocio

• Actualmente, no se pueden crear formularios personalizados para tablas basándose en un flujo de proceso de negocio.

• Si una solución incluye una tabla de flujo de proceso de negocio, debe agregar manualmente la tabla de flujo de proceso de negocio a la solución antes de exportarla. De lo contrario, la tabla de flujo de proceso de negocio no se incluye en el paquete de solución. Para más información, consulte Creación y edición de tablas.

• Al agregar una tabla de proceso a una aplicación controlada por modelos, la funcionalidad puede quedar limitada. Obtenga más información sobre cómo crear y editar flujos de proceso de negocio.

• El nombre de un flujo de proceso de negocio no cambia después de crear el flujo para un formulario. Si cambia el nombre en la definición de flujo de proceso de negocio, los nuevos flujos de proceso de negocio muestran el nombre actualizado, pero los más antiguos muestran el nombre original. El nombre no se traduce una vez que lo has establecido. Si la configuración de idioma del creador del flujo se estableció en español cuando se creó la instancia de flujo de proceso de negocio, el nombre está en español para todos los usuarios, incluso si el creador del flujo cambió su idioma más adelante.

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