Nota:
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Como administrador de SharePoint en Microsoft 365, puede cambiar la configuración de uso compartido de nivel de organización para SharePoint y OneDrive. Esta configuración controla el uso compartido en el nivel de organización. Puede configurar opciones más restrictivas para sitios específicos si es necesario.
Para obtener instrucciones de un extremo a otro sobre cómo configurar el uso compartido de invitados en Microsoft 365, consulte:
- Configurar la colaboración segura con Microsoft 365
- Colaborar con invitados en un documento
- Colaborar con invitados en un sitio
- Colaborar con invitados en un equipo
Para cambiar la configuración de uso compartido de un sitio después de establecer la configuración de uso compartido de nivel de organización, consulte Cambiar la configuración de uso compartido de un sitio. Para obtener información sobre cómo cambiar la configuración de uso compartido externo para OneDrive de un usuario específico, consulte Cambio de la configuración de uso compartido externo para OneDrive de un usuario.
Sugerencia
Como complemento a este artículo, consulte nuestra guía de configuración de Microsoft Sharepoint para revisar los procedimientos recomendados y comprender el proceso de implementación desde la creación del sitio hasta la migración de datos. Las características incluyen etiquetas de protección, directivas de prevención de pérdida de datos y auditoría de actividad de archivos. Para una experiencia personalizada basada en su entorno, puede acceder a la guía Configurar SharePoint en Microsoft 365 en el Centro de administración de Microsoft 365.
¿Cómo se integran SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B?
SharePoint y OneDrive usan dos modelos de uso compartido externo:
- Autenticación externa de SharePoint
- Integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B
Al usar Microsoft Entra integración B2B, se aplican Microsoft Entra configuración de colaboración externa, como la configuración de invitación de invitado y las restricciones de colaboración.
En la tabla siguiente se muestran las diferencias entre los dos modelos de uso compartido.
| Método de uso compartido | Archivos y carpetas | Sitios |
|---|---|---|
| Autenticación externa de SharePoint (Microsoft Entra integración B2B no habilitada) |
No se ha creado ninguna cuenta de invitado (consulte la nota siguiente a esta tabla) Microsoft Entra configuración no se aplica |
N/D (Microsoft Entra B2B siempre se usa) |
| Microsoft Entra integración B2B habilitada | Cuenta de invitado siempre creada se aplica la configuración de Microsoft Entra |
Cuenta de invitado siempre creada se aplica la configuración de Microsoft Entra |
Nota:
Es posible que ya exista una cuenta de invitado de otro flujo de trabajo de uso compartido, como compartir un equipo, en cuyo caso se usa para el uso compartido.
Para obtener información sobre cómo habilitar o deshabilitar Microsoft Entra integración B2B, vea Integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B.
Cambio de la configuración de uso compartido externo de nivel de organización
En el Centro de administración de SharePoint, expanda Directivas y, a continuación, seleccione Compartir.
En Uso compartido externo, establezca el nivel de uso compartido para SharePoint y OneDrive. Tenga en cuenta estos puntos:
- La configuración de SharePoint se aplica a todos los tipos de sitio, incluidos los sitios conectados a grupos y equipos de Microsoft 365. Los grupos y la configuración de uso compartido de invitados de Teams también afectan a los sitios de SharePoint conectados.
- La configuración de OneDrive puede ser más restrictiva que la configuración de SharePoint, pero no más permisiva.
- La configuración de uso compartido externo es para la organización en general. Cada sitio tiene su propia configuración de uso compartido que puede establecer de forma independiente, aunque debe estar en la misma configuración o en una configuración más restrictiva que la organización. Para obtener más información, consulte Cambiar la configuración de uso compartido externo de un sitio.
Expanda Más configuración de uso compartido externo y, a continuación, seleccione las opciones que desea usar.
Consulte Más configuración de uso compartido externo (en este artículo).
Haga clic en Guardar.
Importante
Microsoft Entra configuración de colaboración externa determina quién puede invitar a los invitados de su organización para el uso compartido de sitios (siempre) y el uso compartido de archivos y carpetas (si Azure colaboración B2B está habilitada). Asegúrese de revisar Microsoft Entra configuración de acceso de invitado como parte de la configuración de uso compartido de SharePoint y OneDrive.
Opciones de uso compartido externo
En la tabla siguiente se describen las opciones de uso compartido para SharePoint y OneDrive.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Cualquiera | Permitir que los usuarios compartan archivos y carpetas mediante vínculos que cualquier persona que tenga el vínculo pueda acceder a los archivos o carpetas sin autenticarse. Esta configuración también permite a los usuarios compartir sitios con invitados nuevos y existentes que se autentiquen. Si selecciona esta opción, puede restringir los vínculos para Cualquiera para que caduquen tras un número específico de días o para que solo puedan dar permiso para Vista. Las solicitudes de archivo requieren que OneDrive se configure para Cualquiera y que se habiliten los permisos de edición para los vínculos Cualquiera. Las opciones de configuración de OneDrive que no sean Cualquiera deshabilitan las solicitudes de archivo. Para obtener más información, vea Procedimientos recomendados para compartir archivos y carpetas con usuarios no autenticados. |
| Invitados nuevos y existentes | Requerir a las personas que reciben invitaciones que inicien sesión con su cuenta profesional o educativa (si su organización usa Microsoft 365) o una cuenta de Microsoft, o que proporcionen un código para comprobar su identidad. Los usuarios pueden compartir con los invitados que ya están en el directorio de su organización y pueden enviar invitaciones a las personas que se agregan al directorio si inician sesión. Para obtener más información sobre códigos de verificación, vea Proteger el uso compartido externo en SharePoint |
| Invitados existentes | Permita el uso compartido solo para invitados que ya están en el directorio. Es posible que estos invitados existan en el directorio porque anteriormente aceptaron invitaciones para compartir o porque se agregaron manualmente, por ejemplo, a través de Azure colaboración B2B. (Para ver los invitados de su organización, vaya a la Página de invitados en el Centro de administración de Microsoft 365). |
| Solo personas de la organización | Desactivar el uso compartido externo. |
Nota:
Si desactiva el uso compartido externo de su organización y, posteriormente, lo vuelve a activar, los invitados recuperan el acceso. Si sabe que el uso compartido externo estaba previamente activado y en uso para sitios específicos y no desea que los invitados recuperen el acceso, desactive primero el uso compartido externo en esos sitios específicos.
Si restringe o desactiva el uso compartido externo, normalmente los invitados pierden el acceso después de una hora desde el cambio.
Más opciones de configuración del uso compartido externo
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Limitar el uso compartido por dominio | Esta configuración es útil si desea limitar el uso compartido con asociados concretos o ayudar a evitar el uso compartido con personas de determinadas organizaciones. La configuración de nivel de organización en esta página afecta a todos los sitios de SharePoint y al OneDrive de cada usuario. Para usar esta configuración, enumere los dominios (máximo de 5 000) en el cuadro, con el formato domain.com. Para obtener una lista de varios dominios, presione Entrar después de agregar cada dominio. También puede limitar el uso compartido externo por dominio mediante el cmdlet Set-SPOTenant de Microsoft PowerShell con -SharingDomainRestrictionMode y -SharingAllowedDomainList o -SharingBlockedDomainList. Para obtener información sobre cómo limitar el uso compartido externo por dominio en el nivel de sitio, consulte Uso compartido de dominios restringidos. Los dominios permitidos o bloqueados en Microsoft Entra ID también afectan al uso compartido de sitios de SharePoint y OneDrive (siempre) y al uso compartido de archivos y carpetas (si Azure colaboración B2B está habilitada). Asegúrese de revisar Microsoft Entra restricciones de colaboración como parte de la configuración de uso compartido de SharePoint y OneDrive. |
| Permitir que solo los usuarios en grupos de seguridad específicos compartan externamente | Consulte Administración de grupos de seguridad. |
| Permitir que los invitados compartan elementos que no poseen | De forma predeterminada, los invitados deben tener permiso de control total para compartir elementos de forma externa. |
| El acceso de invitado a un sitio o a OneDrive expirará automáticamente después de este número de días | Los administradores pueden establecer una hora de expiración para el acceso de invitado. Todos los invitados al sitio o con los que se comparten archivos y carpetas individuales tienen acceso durante algunos días. Para más información, visite Administrar la expiración de invitados para un sitio |
| Las personas que usan un código de verificación deben autenticarse pasados unos días | Si las personas que usan un código de verificación seleccionan "mantener la sesión iniciada" en el explorador, deben demostrar que todavía pueden acceder a la cuenta que usaron para canjear la invitación de uso compartido escribiendo un código enviado a esa cuenta. Consulte Protección de la experiencia del destinatario de uso compartido externo. Si Azure colaboración B2B está habilitada, se usa la configuración de Microsoft Entra en lugar de esta configuración. |
| Vínculos de archivos y carpetas | Especifica las opciones que se muestran de forma predeterminada cuando un usuario crea un vínculo de uso compartido. |
| Usuarios específicos | Esta opción es más restrictiva e impide el uso compartido interno amplio. Si permite el uso compartido externo, esta opción le permitirá compartir contenido con personas específicas de fuera de la organización. |
| Solo personas de la organización | Si se reenvían vínculos, funcionan para cualquier persona de la organización. Esta opción es mejor si su organización comparte a menudo internamente y rara vez se comparte externamente. |
| Cualquiera con el vínculo | Esta opción solo está disponible si la configuración de uso compartido externo está establecida en Cualquiera. Los vínculos reenviados funcionan de forma interna o externa, pero no podrá supervisar quién tiene acceso a los elementos compartidos o quién ha accedido a ellos. Esta opción es mejor para el uso compartido sin fricción si la mayoría de los archivos y carpetas de SharePoint y OneDrive no son confidenciales. Si selecciona Cualquiera con el vínculo, pero el sitio o OneDrive está establecido para permitir el uso compartido solo con invitados que inicien sesión o proporcionen un código de verificación, el vínculo predeterminado es Solo personas de su organización. Los usuarios deben cambiar el tipo de vínculo a Personas específicas para compartir archivos y carpetas en el sitio o OneDrive externamente. |
Configuración avanzada de vínculos para "Cualquiera"
Expiración de vínculos : puede requerir que todos los vínculos cualquiera expiren y especificar el número máximo de días permitidos. Si cambia el tiempo de expiración, los vínculos existentes mantienen su tiempo de expiración actual si la nueva configuración es más larga o se actualiza a la nueva configuración si la nueva configuración es más corta.
Permisos de vínculo : puede restringir los vínculos cualquiera para que solo puedan proporcionar permiso de vista para archivos o carpetas.
Para usar la característica Solicitar Files, establezca los permisos de vínculo en Ver, editar y cargar o Ver y cargar para carpetas.
Mostrar a los propietarios los nombres de las personas que han visto sus archivos en OneDrive
Esta configuración controla si el propietario de un archivo compartido puede ver en la tarjeta de archivo a las personas que solo ven (y no editan) el archivo en OneDrive. La tarjeta de archivo aparece cuando los usuarios mantienen el puntero sobre un nombre de archivo o una miniatura en OneDrive. La información incluye el número de vistas del archivo, el número de personas que lo han visto y la lista de personas que lo han visto. Para obtener más información sobre la tarjeta de archivo, consulte Ver los archivos que ha compartido en OneDrive.
Nota:
Esta opción está seleccionada de forma predeterminada. Si la borra, la información del visor de archivos se seguirá registrando y estará disponible para realizar la auditoría como administrador. Los propietarios de OneDrive también pueden ver a las personas que han visto sus archivos de Office compartidos abriendo los archivos desde Office.com o desde las aplicaciones de escritorio de Office.
Permitir que los propietarios del sitio elijan mostrar los nombres de las personas que han visto archivos o páginas en SharePoint
Esta configuración especifica si los propietarios del sitio pueden permitir que los usuarios que tienen acceso a un archivo, página o publicación de noticias puedan ver en la tarjeta de archivo que ha visto el elemento.
Esta configuración está activada de forma predeterminada en el nivel de organización y desactivada en el nivel de sitio para los sitios existentes. La información del visor solo se muestra cuando la configuración está activada en el nivel de organización y de sitio. Active esta característica solo en sitios de equipo que no tengan información confidencial. Obtenga información acerca de cómo los propietarios de sitios pueden activar esta característica.
Nota:
Cuando esta configuración está habilitada, se incluyen datos históricos. De forma similar, si la configuración está desactivada y vuelve a estar activada en el nivel de la organización o en el nivel de sitio, las vistas durante el período de inactividad se incluyen en el historial.
Uso de vínculos cortos para compartir archivos y carpetas
Use un formato de vínculo más corto para compartir archivos y carpetas. Este formato es útil si tiene integraciones que requieren una dirección URL más corta.
¿Necesita más ayuda?
Si tiene preguntas técnicas sobre este tema, es posible que le resulte útil publicarlas en el foro de discusión de SharePoint. Es un excelente recurso para encontrar a otros que han tratado temas similares o que se han encontrado en la misma situación.
Para obtener ayuda sobre la seguridad y los permisos, vea estos vídeos de YouTube de expertos de la comunidad de SharePoint.
Vea también
Reducir la exposición accidental de archivos al compartirlos con invitados
Crear un entorno seguro de uso compartido para invitados
Dejar de compartir archivos o carpetas, o cambiar los permisos