Muistiinpano
Tämän sivun käyttö edellyttää valtuutusta. Voit yrittää kirjautua sisään tai vaihtaa hakemistoa.
Tämän sivun käyttö edellyttää valtuutusta. Voit yrittää vaihtaa hakemistoa.
Voit hallita ja hallita projekteja kahdella tavalla: projektien ennusteilla ja projektibudjeteilla.
Käytä projektin ennustamista, jos organisaatiollasi on toiminnallinen perspektiivi ja jos se keskittyy tietyistä tapahtumista peräisin olevaan tuottoon ja kustannuksiin. Käytä projektibudjetointia, jos organisaatiosi keskittyy enemmän taloushallinnon summiin.
Sekä projektiennusteet että projektibudjetit käyttävät ennustemalleja arvioitujen tapahtumasummien säilyttämiseen.
Kummallakin menetelmällä on omat etunsa. Tutustu seuraaviin seikkoihin, ennen kuin valitset menetelmän organisaatiollesi.
| Kohdistusmenetelmä | Projektin ennustaminen | Projektin budjetointi |
|---|---|---|
| Kauden kohdistus | Tapahtumia ei voi kohdistaa tarkasti tilikaudelle. Ennuste ja ennusteen hallinta perustuvat projektin elinkaareen. Koska ennusteet perustuvat tiettyyn päivämäärään, kausi on johdettava päivämäärästä. | Voit kohdistaa tapahtumat koko projektin tai tilikauden ajalle. Jos kohdistus tehdään koko kaudelle, käyttämättömät summat voidaan siirtää seuraavalle tilikaudelle. |
| Tapahtumien tarkastelu | Voit tarkastella tapahtumia ennustelomakkeissa, joissa koko yrityksen ja kaikkien projektien ennusteet ovat näkyvissä hierarkiasta riippumatta. Tiedot on suodatettava, jos on haluat keskittyä tiettyyn projektiin. | Voit tarkastella yksittäisen projektihierarkian budjetoituja tapahtumia. Niinpä voit tarkastella pääprojektin tai sen aliprojektien tapahtumatietoja. |
| Tapahtumamuuttujat | Voit käyttää ennustetapahtumien antamisessa kaikkia todellisen tapahtuman määritteitä. Tämän määritteen avulla ennusteen tietoja voidaan kertoa tarkemmin. Voit esimerkiksi antaa määritä, työntekijöitä, nimikkeitä ja riviominaisuuksia koskevia tietoja. | Voit käyttää budjetin tietojen antamiseen vain summia, luokkia ja tehtäviä. |
| Suojaus | Ennusteet perustuvat tapahtumiin, jotka annat ennustelomakkeissa. Siihen ei sisälly prosessinhallinnan mekanismia. Kaikki työntekijät, joilla on ennustelomakkeen käyttöoikeudet, voivat muokata tietoja hyväksyntää tarvitsematta. | Budjetoinnissa käytetään työnkulkujärjestelmää, joka mahdollistaa muutostenhallinnan ja versiohistorian säilyttämisen. |
| Merkintätyypit | Ennustetapahtumamerkinnät perustuvat yksiköiden määrään sekä kustannuksiin ja myyntiyksikön hintoihin. | Budjetin tiedot perustuvat summiin, jotka on jaettu tuloihin ja menoihin. |
| Ennustemallit | Koska jokainen ennuste on liitettävä malliin, voit luoda useita ennustemalleja sekä määrittää alimalleja. | Projektin budjetointi rajoittaa budjetointiin käytettäviä ennustemalleja. Vähäinen ennustemallien määrä parantaa ennusteiden yhdenmukaisuutta. |
| Kustannusten ylitykset | Voit sallia tai estää vain niiden tapahtumien syöttämisen, jotka aiheuttavat kustannusten ylityksen. | Projektin budjetoinnissa käyttäjillä on muita hallintavaihtoehtoja. Voit sallia varoitukset ja ylitykset. |
| Seuranta | Ennustetta seurataan ennustevähennysten avulla. Toteutuneet summat vähennetään ennustetapahtuman saldoista ilman kirjausketjua. Seurantaketjujen puuttuminen voi vaikeuttaa todellisten tapahtumien tapahtumispaikan jäljitystä. | Projektibudjetin hallinnassa todelliset summat vähennetään jäljellä olevan budjetin summista. Tämä vähennyslasku mahdollistaa selkeämmän kirjausketjun. |
Projektiennusteet
Kun käytät projektin ennusteita, syötä ennustetapahtumia ennustelomakkeisiin kullekin tapahtumatyypille. Kaikki todelliselle tapahtumalle käytettävissä olevat määritteet ovat käytettävissä myös ennustetapahtumalle. Voit esimerkiksi käyttää rivin kannattavuutta, rivimääritteitä, työntekijöitä tai kuvauksia. Voit myös ennakoida, kuinka kauan kustannuksen syntymisen jälkeen laskutat sen asiakkaalta.
Projektiennustetapahtumat perustuvat yksiköihin ja summiin.
Jokainen projektiennuste on liitettävä ennustemalliin. Kun teet ennustetapahtuman, järjestelmä ehdottaa automaattisesti ennustemallia. Ennustemalli toimii ennustetapahtumien säilönä.
Voit määrittää ennustemalleja mallin alimalleina. Tämän rakenteen avulla voit ennustaa alueen, ajanjakson tai osaston mukaan. Voit luoda uuden mallin kopioimalla mallin ennustetapahtumat. Voit myös siirtää tapahtumat kirjanpitoon. Koska ennusteen ja mallin välillä on yksi yhteen -suhde, kukin ennustemalli muodostaa erillisen budjetin projektille.
Ennustemallit voivat käyttää projektihallinnan mekanismeja. Ennustevähennyksellä todelliset tapahtumat vähentävät ennustetapahtuman saldoja. Kuitenkin, koska ennustevähennystä käytetään hierarkian ylimpään projektin, se sisältää vain rajoitetun muutosennusteen. Esimerkiksi jos työntekijä on liitetty aliprojektiin, työntekijän todelliset tapahtumat kirjataan pääprojektiin. Tämä rajoitus voi vaikeuttaa muutosten seuraamista, koska et pysty helposti selvittämään, mikä tapahtuma aiheutti ennusteen määrän pienentämisen. Niinpä ennustevähennystä varten on hyvä luoda kopio ennustemallista. Voit tarkastella raporteista, mitä alun perin ennustettiin.
Voit tarkistaa, kopioida, poistaa tai siirtää projektiennusteita kirjanpitobudjettiin. Prosessin hallintaa ei kuitenkaan ole. Kaikki työntekijät, joilla on ennustelomakkeen käyttöoikeus, voivat tehdä muokkauksia ilman tarkistusta.
- Muuta – Voit muuttaa ennustetapahtumaan samoilla lomakkeilla, joihin alkuperäiset merkinnät on tehty.
- Kopioi tai poista – Kun kopioit ennustetapahtumia, yhden ennustemallin tapahtumarivit kopioidaan toiseen ennustemalliin. Kun poistat ennusteen, poistat ennustemallin ennustetapahtumat. Jos haluat rajoittaa kopioitavia tai rajoitettavia ennustetapahtumia, valitse tietyt tapahtumatyypit ja päivämäärät. Tällä tavoin voit kopioida tai poistaa vain tiettyjä ennusteen osia.
- Siirto – Kun siirrät projektiennusteen kirjanpitobudjettiin, siirrät ennustemallin ennustetapahtumat kirjanpitobudjettiin. Voit korvata siirrettävällä projektiennusteella minkä tahansa kirjanpitobudjettiin aiemmin siirretyn tapahtuman.
Projektibudjetit
Projektin budjetointi on yksinkertaisempaa kuin ennusteet, vaikka siihen integroidaan ennustemallit. Alkuperäiset budjetin tiedot ja muutokset ilmoitetaan yhdellä lomakkeella, jossa voi tehdä vain summaan, luokkaan tai tehtävään perustuvia ennusteita.
Projektin budjetointiin on lähetettävä kaikki alkuperäiset budjetit ja muutokset projektin työnkulkuun hyväksyttäväksi. Työnkulku parantaa prosessin hallintaa ja luo muutoshistoriatietueen.
Projektin budjetointi muistuttaa kirjanpitobudjetointi, mutta sen määrittäminen on helpompaa ja nopeampaa. Monet kirjanpidon budjetoinnin vaihtoehdoista, kuten numerosarjat tai valuutta, eivät edellytä projekteille erillisiä määrityksiä.
Projektibudjetit liitetään automaattisesti kahteen ennustemalliin, joista toinen on alkuperäiselle budjetille ja toinen jäljellä olevalle budjetille. Tämän vuoksi ennustemalleihin perustuvat raportit voivat käyttää budjetin tietoja. Kun vahvistat projektibudjetin, järjestelmä luo niihin liittyvien mallien perusteella ennustetapahtumia, joita käytetään raportoinnissa ja hallinnassa.
Ennustemallit
Ennustemalleissa on yksitasoinen hierarkia. Tämä rakenne tarkoittaa sitä, että yhden projektiennusteen on yhdistettävä yhteen ennustemalliin.
Kun käytät projektin ennusteita, voit tunnistaa mallit alimalleiksi. Voit sitten luoda ennusteita osaston, ajanjakson tai alueen mukaan. Voit esimerkiksi luoda vuodelle ennustemallin ja sitten alimallit alueelliset ennusteet (etelä, pohjoinen, länsi ja itä), jotka aluepäälliköt lähettävät. Valitsemalla eri asetuksia voit tarkastella käytettävissä olevien raporttien tietoja koko ennusten tai alimallin mukaan.