Configurare Cloud Voicemail

Questo articolo è rivolto agli amministratori di Microsoft 365 che vogliono configurare Cloud Voicemail per i propri utenti.

Cloud Voicemail viene inviato se un utente perde una chiamata su Teams o Skype for Business e il chiamante lascia un messaggio vocale. Una segreteria telefonica di Exchange è un messaggio di posta elettronica con allegato un file audio. Cloud Voicemail deposita questi messaggi vocali nella cassetta postale Exchange di un utente.

Cloud Voicemail non supporta sistemi di posta elettronica di terze parti. Per i requisiti di licenza di Exchange Online, vedere Descrizione del servizio Exchange Online. Per ulteriori informazioni sui ruoli di amministratore, vedere Informazioni sui ruoli di amministratore.

Per informazioni sulla configurazione della segreteria telefonica condivisa per gli operatori automatici e i Code di chiamata, vedere Gestire la segreteria telefonica condivisa.

Provisioning di Cloud Voicemail

Per gli utenti di Teams, Cloud Voicemail viene configurato e sottoposto a provisioning automaticamente. Non è necessaria una licenza per Telefono di Microsoft Teams per Cloud Voicemail.

Per gli utenti locali di Skype for Business Server, Cloud Voicemail viene configurato e fornito automaticamente. Tuttavia, è necessario configurare l'ambiente di Skype for Business Server per instradare le chiamate a Cloud Voicemail. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare il servizio Cloud Voicemail per gli utenti locali.

Spazio di archiviazione di Cloud Voicemail

I messaggi vocali generati da Cloud Voicemail vengono recapitati e archiviati nella cassetta postale di Exchange dell'utente, in Exchange Online o in Exchange Server. Non esiste uno spazio di archiviazione specifico o aggiuntivo per la segreteria telefonica. I client che accedono alla segreteria telefonica, ad esempio Microsoft Outlook, Microsoft Teams o Skype for Business, lo fanno tramite la cassetta postale di Exchange e le API fornite.

Un messaggio vocale contiene un file audio allegato con i messaggi vocali e la trascrizione della segreteria telefonica (se abilitata). Gli utenti possono trovare i messaggi vocali ricevuti nella cassetta postale di Exchange in Cartelle ricerche, nella sottocartella Messaggi vocali e anche nel client di Microsoft Teams nella scheda Chiamate .

Servizi multimediali di Azure viene usato per archiviare i messaggi di saluto registrati dall'utente. Cloud Voicemail recupera questi messaggi di saluto in base alle esigenze durante una chiamata in arrivo.

Elaborazione Cloud Voicemail

Tutta l'elaborazione delle chiamate avviene all'interno del cloud Microsoft 365. Se la chiamata viene indirizzata a Cloud Voicemail, la registrazione e la trascrizione vengono gestite entro lo stesso limite del cloud di Microsoft 365 e la segreteria telefonica viene quindi recapitata alla cassetta postale di Exchange dell'utente.

Ad esempio, se una chiamata arriva a un utente di instradamento diretto non disponibile tramite un Session Border Controller (SBC) in Europa, la registrazione e la trascrizione della segreteria telefonica vengono eseguite in Europa. Il messaggio viene quindi recapitato nella cassetta postale di Exchange dell'utente. Per un altro esempio, si supponga che un utente di Teams in America del Nord chiami un utente di Teams non disponibile in Europa. In questo caso, la chiamata inizia in America del Nord, l'elaborazione avviene in America del Nord e quindi la segreteria telefonica viene recapitata nella cassetta postale di Exchange dell'utente in Europa.

Recapito di Cloud Voicemail

Cloud Voicemail utilizza SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) per recapitare i messaggi vocali nella cassetta postale di Exchange dell'utente. I messaggi della segreteria telefonica con una durata registrata inferiore a un secondo sono esclusi dal recapito per impedire l'invio di messaggi vuoti o indesiderati.

I messaggi vocali cloud vengono recapitati a Exchange come messaggi di posta elettronica standard dall'indirizzo noreply@skype.voicemail.microsoft.com. In Outlook questi messaggi sono categorizzati nel tipo di messaggio "Segreteria telefonica". Il campo Da del messaggio di posta elettronica verrà visualizzato nel formato seguente: Numero noreply@skype.voicemail.microsoft.com di telefono del chiamante Se il numero di telefono del chiamante viene trovato nella Rubrica, verrà automaticamente sostituito con il nome del contatto per impostazione predefinita.

Valutazione automatica dei messaggi vocali con l'intelligenza artificiale (disponibile per l'anteprima privata)

La funzionalità di valutazione automatica dei messaggi vocali usa un modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) conforme e sicuro per aiutare gli utenti a interpretare e dare priorità ai messaggi della segreteria telefonica tramite l'analisi della trascrizione. Quando abilitato per gli utenti con una licenza di Microsoft Copilot, il sistema automaticamente:

• Identificare categorie, livello di importanza e azioni suggerite per ogni casella vocale
• Fornisci un riepilogo conciso del messaggio
• Evidenziare i termini chiave in grassetto per riferimento rapido

Tutte le informazioni dettagliate generate dall'intelligenza artificiale vengono recapitate e archiviate nella cassetta postale di Exchange dell'utente come parte del corpo e dell'intestazione del messaggio della segreteria telefonica. Queste informazioni dettagliate consentono anche l'uso delle regole di Outlook per un'ulteriore automazione.

Gli amministratori tenant possono abilitare o disabilitare la funzionalità tramite i comandi di PowerShell e configurare gli elementi da includere (ad esempio, solo riepilogo e priorità). Le opzioni di configurazione sono attualmente disponibili tramite PowerShell e verranno aggiunte all'interfaccia di amministrazione di Teams in un aggiornamento futuro. L'anteprima privata è attualmente disponibile solo in inglese.

Gestire Cloud Voicemail per gli utenti

È possibile gestire Cloud Voicemail per gli utenti specificando i criteri della segreteria telefonica e configurando le impostazioni della segreteria telefonica.

• I criteri della segreteria telefonica consentono di gestire le funzionalità per i gruppi di utenti. È possibile configurare e assegnare criteri esistenti o nuovi per la segreteria telefonica per funzionalità quali le regole di risposta alle chiamate, la trascrizione dei messaggi vocali, il mascheramento delle profanità delle trascrizioni, la traduzione delle trascrizioni e la lingua dei prompt di sistema. Per informazioni sulla gestione dei criteri della segreteria telefonica, vedere Gestire i criteri della segreteria telefonica.

• Le impostazioni della segreteria telefonica consentono di configurare le impostazioni per i singoli utenti. È possibile configurare impostazioni come le regole di risposta alle chiamate, la lingua delle richieste, la sintesi vocale predefinita e i messaggi di auguri. Per informazioni sulla configurazione delle impostazioni per i singoli utenti, vedere Gestire le impostazioni della segreteria telefonica. Gli utenti finali possono configurare queste impostazioni anche nel client Teams andando a Impostazioni>, chiamate> egestione della segreteria telefonica.

Controlla l'instradamento delle chiamate a Cloud Voicemail

L'impostazione predefinita per tutti gli utenti di cui è stato eseguito il provisioning per Cloud Voicemail consiste nel consentire l'instradamento delle chiamate a Cloud Voicemail e nel consentire agli utenti di inoltrare le chiamate a Cloud Voicemail.

È possibile controllare se l'instradamento delle chiamate a Cloud Voicemail è consentito per gli utenti di Teams usando l'interfaccia di amministrazione di Teams o tramite PowerShell.

Utilizzo dell'interfaccia di amministrazione di Teams

Per configurare il routing di Cloud Voicemail:

1. Nel riquadro di spostamento sinistro dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, passare aCriteri per le chiamatevocali>

2. Scegliere il criterio da aggiornare o selezionare Aggiungi per creare un nuovo criterio.

3. Per la segreteria telefonica per le chiamate in arrivo, selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Attivato La segreteria telefonica è sempre disponibile per le chiamate in entrata.
   • disattivato La segreteria telefonica non è disponibile per le chiamate in arrivo.
   • Consenti agli utenti di decidere Gli utenti possono decidere se vogliono che la segreteria telefonica sia disponibile. Questa è l'impostazione predefinita.

4. Selezionare Salva.

Utilizzo di PowerShell

In PowerShell usare il cmdlet Set-CsTeamsCallingPolicy con il parametro AllowVoicemail.

Nell'esempio seguente, questo script disattiva la possibilità per gli utenti di instradare le chiamate in ingresso alla segreteria telefonica per l'istanza globale (predefinita) dei criteri di chiamata di Teams:

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -AllowVoicemail AlwaysDisabled

• Se imposti -AllowVoicemail su AlwaysEnabled, le chiamate vengono sempre inoltrate alla segreteria telefonica senza risposta dopo aver squillato per 30 secondi e le impostazioni delle chiamate di Teams non visualizzeranno l'opzione per la gestione delle chiamate senza risposta.

• Se si imposta -AllowVoicemail su AlwaysDisabled, le chiamate non vengono mai indirizzate alla segreteria telefonica. La segreteria telefonica non è disponibile come impostazione per l'inoltro di chiamata o senza risposta in Teams. Se l'utente non è abilitato per il VoIP aziendale e la segreteria telefonica è disabilitata, le impostazioni delle chiamate di Teams non mostreranno l'opzione per la gestione delle chiamate senza risposta perché non saranno disponibili obiettivi per il reindirizzamento

• Se si imposta -AllowVoicemail su UserOverride, le chiamate vengono inoltrate alla segreteria telefonica in base alle impostazioni di inoltro e/o senza risposta di un utente. Questa impostazione è attivata per impostazione predefinita.

Per altre informazioni, vedere Set-CsTeamsCallingPolicy.

Configurare Cloud Voicemail per lavorare con gli utenti locali

È possibile usare Cloud Voicemail per fornire funzionalità di segreteria telefonica agli utenti che dispongono di cassette postali nei server Exchange o agli utenti che usano Skype for Business Server.

In questa sezione viene descritto come configurare Cloud Voicemail per gli utenti delle cassette postali di Exchange Server. Per informazioni su come configurare Cloud Voicemail per gli utenti di Skype for Business Server, vedere Pianificare il servizio Cloud Voicemail per gli utenti locali.

Configurare Cloud Voicemail per gli utenti delle cassette postali di Exchange Server

Le informazioni seguenti riguardano la configurazione di Cloud Voicemail per lavorare con gli utenti di Teams che hanno la propria cassetta postale in Exchange Server.

1. I messaggi vocali vengono recapitati alla cassetta postale di Exchange di un utente tramite SMTP instradati tramite Exchange Online. Per consentire il corretto recapito di questi messaggi, accertarsi che i connettori di Exchange siano configurati correttamente tra i server Exchange ed Exchange Online. Per altre informazioni, vedere Usare i connettori per configurare il flusso di posta.

2. Per abilitare le funzionalità della segreteria telefonica, ad esempio la segreteria visiva, nei client Teams, è necessario configurare la connettività tra Microsoft 365 e la cassetta postale di Exchange Server. Per abilitare questa connettività, è necessario configurare il nuovo protocollo di autenticazione OAuth di Exchange descritto in Configurazione dell'autenticazione OAuth tra le organizzazioni di Exchange ed Exchange Online oppure eseguire la procedura guidata ibrida di Exchange da Exchange 2013 CU5 o versione successiva. È inoltre necessario configurare l'integrazione e l'OAuth tra Teams ed Exchange Server descritti in Configurare l'integrazione e OAuth tra Teams ed Exchange Server.

Abilitare la segreteria telefonica protetta nell'organizzazione

Quando qualcuno lascia un messaggio vocale per un utente dell'organizzazione, il messaggio vocale viene recapitato nella cassetta postale dell'utente come allegato a un messaggio di posta elettronica.

Con Microsoft Purview Information Protection è possibile crittografare i messaggi della segreteria telefonica lasciati dai chiamanti interni ed esterni. È anche possibile impedire all'utente di inoltrare questi messaggi. Questa funzionalità è supportata per gli utenti con cassette postali di Exchange Online.

Per crittografare il messaggio della segreteria telefonica, è possibile creare un'etichetta di riservatezza. Con la funzionalità di etichettatura automatica, puoi assicurarti che l'etichetta venga applicata automaticamente ai messaggi della segreteria telefonica in arrivo.

Quando si abilita la segreteria telefonica protetta, gli utenti possono ascoltare i messaggi della segreteria telefonica protetta aprendo il messaggio in Outlook, Outlook sul web o Outlook per Android o iOS. I messaggi vocali protetti non possono essere aperti in Microsoft Teams o Skype for Business.

Per creare un'etichetta di riservatezza per la segreteria telefonica, vedere Usare le etichette di riservatezza. Nella sezione Crittografia scegliere Consenti agli utenti di assegnare le autorizzazioni quando applicano l'etichetta. Selezionare In Outlook applicare una delle restrizioni seguenti e quindi selezionare l'opzione Non inoltrare .

Per creare i criteri di etichettatura automatica per applicare un'etichetta di riservatezza alla segreteria telefonica, vedere Come configurare i criteri di etichettatura automatica e specificare le impostazioni specifiche seguenti:

• Per Scegli le informazioni a cui vuoi applicare l'etichetta, seleziona Criteri personalizzati.

• In Scegli posizioni in cui applicare l'etichetta, selezionare Posizioni: Exchange per tutti gli utenti.

• Selezionare Regole avanzate per Configura regole comuni o avanzate.

• Regole di Exchange:

  • Condizioni:
    • Modello di corrispondenze dell'intestazione: Content-Class = Voice-CA
    • L'indirizzo IP del mittente è: 13.107.64.0/18, 52.112.0.0/14, 52.122.0.0/15, 52.238.119.141/32, 52.244.160.207/32

• In Scegli un'etichetta da applicare automaticamente, seleziona l'etichetta di riservatezza creata per la segreteria telefonica nel passaggio precedente.

• Per ulteriori impostazioni per la posta elettronica, selezionare Applica crittografia alla posta elettronica ricevuta dall'esterno dell'organizzazione e specificare il proprietario della gestione dei diritti.

Gli intervalli IP V4 specificati in Indirizzo IP mittente si basano sull'elenco nell'ID 12 negli URL e negli intervalli di indirizzi IP di Office 365.

Per altre informazioni sulla crittografia dei messaggi, vedere Definire le regole del flusso di posta per crittografare i messaggi di posta elettronica.

Diagnosi dei problemi relativi alla segreteria telefonica

Gli amministratori possono usare lo strumento di diagnostica seguente per verificare che un utente sia configurato correttamente per l'utilizzo della segreteria telefonica in Teams:

1. Passare a Dashboard dell'interfaccia> di amministrazione di Microsoft TeamsDiagnostica>self-help e quindi fare clic su Segreteria telefonica per popolare la diagnostica della segreteria telefonica nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

2. Nel riquadro Esegui diagnostica immettere l'indirizzo e-mail dell'utente che ha problemi a ricevere la segreteria telefonica nel campo Nome utente o Email e quindi selezionare Esegui test.
3. I test restituiscono i passaggi successivi migliori per risolvere eventuali configurazioni degli utenti o di criteri per verificare che l'utente sia configurato correttamente per ricevere la segreteria telefonica in Teams.

Aiutare gli utenti a conoscere le funzionalità di Cloud Voicemail

Per aiutare gli utenti a imparare come utilizzare e gestire le funzionalità di Cloud Voicemail, puoi consigliare i seguenti articoli:

• Controllare la segreteria telefonica in Teams
• Gestire le impostazioni delle chiamate in Teams

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