Panoramica dell'Agente per ordini cliente

Sales Order Agent ti aiuta ad automatizzare il processo di raccolta delle informazioni per gli ordini di vendita. L'agente usa l'intelligenza artificiale per analizzare le richieste dei clienti ricevute tramite posta elettronica e individua il cliente in Business Central. Se mancano dettagli importanti o sono disponibili altre opzioni, l'agente intrata conversazioni email su più turni per chiarire la richiesta. Controlla l'inventario e informa il cliente della disponibilità degli articoli che sta cercando. L'agente procede quindi con un preventivo di vendita o un ordine, in base alla configurazione. Il documento di vendita è formattato in PDF e include gli articoli richiesti, quantità, unità di misura, prezzi, tasse, date di consegna richieste, riferimenti esterni forniti e altri dettagli importanti.

Funzionalità

Attivazione e configurazione

L'agente è subito disponibile nel prodotto. Per attivarlo, è necessario specificare la casella di posta elettronica che desidera venga monitorata dall'agente. Inoltre, specifica le tue preferenze per alcuni aspetti del comportamento dell'agente e designa gli utenti autorizzati a utilizzare l'agente per elaborare gli ordini dei clienti, consentendo all'agente di agire per conto di un'azienda, di un reparto o di un team, non solo come singolo utente.

Autorizzazioni e profili

L'agente opera nell'ambito delle autorizzazioni e del profilo (ruolo) assegnati dall'amministratore. Le autorizzazioni definiscono a quali aree del prodotto (tabelle) l'agente ha accesso. Il profilo delinea gli elementi dell'esperienza utente (pagine e azioni) con cui il agente può interagire durante il suo lavoro. Le autorizzazioni predefinite e il profilo sono assegnati all'agente predefinito; tuttavia, gli amministratori possono aggiornare tali autorizzazioni in base alle esigenze.

Operation

Agente per ordini cliente è progettato per essere eseguito in modo autonomo in background, utilizzando l'intelligenza artificiale per eseguire le sue attività e mantenendo gli utenti informati sui passaggi chiave e coinvolgendoli quando necessario. Il coinvolgimento potrebbe essere necessario in scenari specifici, ad esempio per esaminare i messaggi in uscita o per fornire dettagli mancanti, in base alle preferenze configurate.

Concettualmente, l'agente interagisce con le funzionalità di Business Central in modo simile a come gli utenti di Business Central interagiscono con esso.

• L'agente riceve istruzioni generali, espresse in linguaggio naturale, che descrivono come acquisire gli ordini di vendita.
• Usa metadati dell'interfaccia utente, ad esempio didascalie, descrizioni comando e altre proprietà, insieme ai dati delle pagine di Business Central. L'agente combina queste informazioni con le proprie istruzioni per determinare ogni passaggio necessario.
• L'agente, a partire dal Centro ruoli designato, naviga tra le pagine, richiama le azioni dell'interfaccia utente e inserisce i dati come farebbe un utente.

Questo approccio consente un elevato grado di flessibilità e adattabilità per l'agente per raggiungere il suo obiettivo. La superficie di interazione e i passaggi dell'agente non sono hardcoded; L'intelligenza artificiale li determina invece in base al contesto di ogni passaggio.

Questa flessibilità consente all'agente di individuare e interagire con i campi e le azioni personalizzati pertinenti. Può anche tentare di risolvere automaticamente gli errori di convalida elaborando i messaggi di errore visualizzati e regolando l'input di conseguenza.

Monitoraggio e comunicazioni tramite e-mail

L'agente si basa su un dispatcher di posta elettronica interno in esecuzione come attività in background per monitorare continuamente una cassetta postale designata per le richieste di articoli. Il dispatcher attiva l'agente per eseguire attività e quindi invia risultati, ad esempio offerte di vendita o ordini preparati, al cliente in risposta.

L'agente aiuta a redigere i testi del corpo delle email basandosi sul contesto del passaggio in corso. Ad esempio, può elencare l'inventario disponibile o fornire una breve descrizione del preventivo di vendita o dell'ordine di vendita allegato.

L'agente valida i messaggi in arrivo e gli allegati contro un modello di rilevanza prima di elaborarli. Il modello di rilevanza filtra i messaggi che sono fuori dall'ambito dell'agente. Ad esempio, filtra offerte di vendita, richieste di sconto o tentativi di accesso ai dati interni. Un controllo separato viene eseguito sugli allegati per assicurarsi che i documenti non legati alle vendite non provochino elaborazioni inutili. I messaggi filtrati vengono tracciati in telemetria a scopo di audit.

Coinvolgimento di clienti e utenti Business Central

Puoi ispezionare i passaggi dell'agente e i documenti di vendita che crea. Puoi facilmente identificare i dati inseriti dall'agente rispetto a quelli generati dalla logica di business in Business Central. Se necessario, puoi fornire ulteriori contributi, come aggiungere sconti o aggiornare i costi di spedizione.

Se il cliente decide di aggiornare l'offerta inviando un altro messaggio e-mail con l'elenco delle modifiche richieste, l'agente assiste con queste modifiche individuando l'offerta e apportando gli aggiornamenti richiesti. Quando il cliente conferma l'accuratezza del preventivo, l'agente lo trasforma in un ordine di vendita, che viene poi condiviso con il cliente via email dopo la conferma.

L'agente coinvolge sempre utenti designati di Business Central per esaminare e approvare tutti i messaggi in uscita prima di inviarli ai clienti.

Modalità di elaborazione delle richieste da parte dell'agente

L'agente monitora una cassetta postale designata per i messaggi di posta elettronica dei clienti in arrivo relativi a richieste di articoli. La cassetta postale viene specificata nella configurazione di Agente per ordini cliente (per altre informazioni, vedi Configurare Agente per ordini cliente).

Quando viene ricevuto un messaggio di posta elettronica, l'agente analizza il messaggio di posta elettronica, tra cui riga dell'oggetto, corpo e allegati (se configurati) per identificare le richieste di offerta ed estrarre i dettagli pertinenti. Gli allegati possono essere file PDF o di immagine. Estrae le informazioni rilevanti da questi file e genera un preventivo di vendita in base al contenuto.

Se l'agente identifica una potenziale richiesta in un messaggio di posta elettronica, inizia a preparare un preventivo di vendita. Ad esempio, verifica se il cliente è registrato in Business Central. Verifica quindi la disponibilità degli articoli, crea un'offerta di vendita e prepara una risposta e-mail per il cliente che include l'offerta come allegato PDF.

Alcuni passaggi richiedono il tuo intervento, come la revisione della corrispondenza e-mail e l'assistenza all'agente se necessario. Fino a quando non viene creato un ordine, l'agente gestisce gli scambi di messaggi e-mail avanti e indietro con il cliente per risolvere i dettagli mancanti e consentire modifiche alla richiesta originale. Altre informazioni sono disponibili in Flusso di processo dell'agente.

Identificazione di clienti/contatti e documenti correlati

L'agente garantisce che una richiesta di un cliente non possa riguardare le richieste di un altro cliente. Quando l'agente elabora una richiesta, identifica innanzitutto il cliente in Business Central usando l'indirizzo di posta elettronica del mittente. L'agente cerca il messaggio di posta elettronica tra i contatti registrati Business Central, le offerte di vendita e gli ordini e quindi cerca il cliente collegato a tale messaggio di posta elettronica:

• Se un cliente viene trovato, l'agente filtra in modo da utilizzare solo le offerte e gli ordini di vendita che appartengono al cliente.

  Questo comportamento garantisce che l'agente crei e aggiorni solo i documenti appartenenti al cliente che ha inviato il messaggio e-mail

• Se un contatto viene trovato, ma non si tratta di un cliente, l'agente filtra in modo da utilizzare solo i documenti che appartengono al contatto. Le offerte possono essere inviate ai contatti che non sono registrati come clienti.

• Se l'agente non trova un contatto, mostra una notifica nella pagina di recensione dei messaggi in arrivo. Hai tre opzioni per procedere:

• Creare un nuovo contatto. Registra il mittente come nuovo contatto (aggiungilo permanentemente alla tua lista contatti).

• Usa un altro contatto una volta. Scegli un contatto esistente dalla tua lista contatti e collegalo solo a questo compito specifico, senza modificare alcun dato master. Le email future dallo stesso indirizzo risultano ancora non registrate.

• Aggiorna l'indirizzo email di un contatto esistente. Seleziona un contatto esistente e aggiorna permanentemente il suo indirizzo email a quello del mittente.

Ricerca di prodotti/articoli

L'agente analizza i messaggi e-mail in arrivo per rilevare i parametri per la preparazione di una nuova offerta di vendita o l'aggiornamento di una esistente. Oltre agli articoli stessi, i parametri possono includere gli attributi dell'articolo, le quantità, le unità di misura, la data di consegna richiesta, il numero di documento esterno e altro ancora. L'agente utilizza una strategia multilivello per trovare gli articoli più adatti nel tuo catalogo:

1. Corrispondenza esatta dell'identificativo per codice articolo, codice articolo del fornitore, GTIN o riferimenti crociati. Le corrispondenze identiche degli identificatori hanno la maggiore fiducia.
2. Il matching semantico degli attributi utilizza gli attributi degli elementi dal messaggio del cliente (come colore, materiale o dimensione) e l'IA per classificare i candidati in base alla rilevanza.
3. La ricerca fuzzy più ampia torna a una ricerca globale su tutti gli elementi quando le ricerche dirette e basate su attributi non producono risultati.

L'agente cerca in una vasta gamma di tabelle correlate:

Sebbene l'agente possa trovare prodotti basandosi su descrizioni vaghe e incomplete, la qualità delle informazioni sui prodotti in Business Central influisce sulla sua efficacia. Puoi migliorare la capacità dell'agente di trovare i prodotti migliorando le descrizioni, gli attributi, le categorie e il testo esteso degli articoli dell'inventario.

Quando vengono individuati gli articoli, l'agente ne verifica la disponibilità analizzando più parametri, quali la quantità richiesta, la data di consegna, l'ubicazione, i carichi programmati e pianificati e altro ancora.

Calcolo delle date di recapito tramite funzionalità di promessa

L'agente degli ordini di vendita include un'opzione per usare la funzionalità CTP (capable-to-promise) di Business Central che consente all'agente di calcolare la prima data di consegna possibile per gli articoli non attualmente in magazzino.

CTP valuta la capacità di produzione, le tempistiche di approvvigionamento e i vincoli della catena di fornitura per determinare quando un articolo può essere recapitato in modo realistico. Questa funzionalità si applica anche quando gli articoli non sono attualmente in magazzino e devono essere prodotti o acquistati in base ai lead time, non solo all'inventario. Si supponga, ad esempio, che un cliente richieda 10 unità di un articolo, ma solo sei sono in magazzino o in ordini pianificati. CTP determina quando è possibile produrre o originare le rimanenti quattro unità.

Per saperne di più su capable-to-promise, vedere Calcolare le date di promesse degli ordini.

Come funziona il capable-to-promise

L'agente di vendita utilizza la logica "capable-to-promise" all'interno di Business Central, che si basa in parte sulla configurazione definita nella pagina Order Promising Setup.

Quando un cliente richiede un articolo, l'agente controlla l'inventario. Se l'articolo non è disponibile, l'agente calcola quando può essere spedito e genera un preventivo con date di spedizione specifiche in base a:

L'agente crea e invia una risposta di posta elettronica al cliente che include le date di spedizione promesse per gli articoli. Il processo continua quindi. Informazioni su dove si verifica questo passaggio nel processo completo nel flusso Generale.

Flusso di processo dell'agente

Participants

L'elaborazione di una richiesta di offerta di vendita in un ordine coinvolge tre partecipanti:

• Il cliente che richiede un'offerta di vendita tramite e-mail.

  Ecco un esempio di e-mail:

  Ciao,

  Vorremmo acquistare dei mobili per il nostro Albergo. A questo proposito, abbiamo visitato il vostro sito Web e vorremmo ricevere un'offerta di vendita per i seguenti articoli:

  • 2 Tavoli Anversa
  • 4 Sedie Berlino
  • 4 Sedie Roma

  Potreste per favore farci pervenire un'offerta di vendita? Avremmo bisogno di una consegna entro il 2 marzo. Il nostro numero di ordine di acquisto è DC1011234.

  Grazie,

  [Nome]

• Agente per ordini cliente, che controlla la cassetta postale, gestisce la richiesta in arrivo, crea l'offerta e l'ordine.

• Business Central utente che esamina le attività dell'agente.

Flusso generale

Il flusso generale è illustrato nella figura, a cui seguono ulteriori dettagli sui passaggi. Il flusso effettivo può variare in base a fattori quali richieste di follow-up, modifiche o annullamenti nella revisione, problemi di blocco e così via.

1. Customer: Invia un messaggio di posta elettronica alla cassetta postale di Business Central richiedendo un preventivo per articoli.
2. Agente per ordini cliente: preleva i messaggi e-mail non letti dalla posta in arrivo e crea un'attività con un passaggio per esaminare la richiesta in arrivo.
3. Revisore: esamina/conferma il passaggio tramite e-mail.
4. Agente per ordini cliente:

   1. Trova il contatto o il cliente.

   2. Trova gli articoli richiesti e ne verifica la disponibilità. Se l'agente è configurato per l'uso di un CTP (capable-to-promise), calcola le prime date di spedizione realistiche per gli articoli che non sono in magazzino.

      Per altre informazioni, vedere Disponibilità articoli in Sales Order Agent (anteprima) e Calcolare le date promettenti dell'ordine.

   3. Crea l'offerta di vendita.

   4. Aggiunge il passaggio di revisione con un messaggio e-mail di risposta con offerta di vendita allegata in formato PDF.

5. Revisore: esamina/conferma il messaggio e-mail e le offerte di vendita.
6. Agente per ordini cliente: invia il messaggio e-mail e il PDF dell'offerta di vendita al cliente.
7. Cliente: esamina l'offerta di vendita e invia il messaggio e-mail che richiede l'ordine.
8. Agente per ordini cliente: preleva il messaggio e-mail e aggiunge un passaggio di revisione.
9. Revisore: esamina/conferma il messaggio e-mail di conferma di un ordine di vendita.
10. Agente per ordini cliente:
    1. Converte l'offerta in ordine.
    2. Aggiunge l'attività di revisione con il messaggio e-mail in uscita che conferma l'ordine.
11. Revisore: esamina/conferma il messaggio e-mail in uscita.
12. Agente per ordini cliente: invia il messaggio e-mail al cliente.

Fatturazione per l'utilizzo

Sales Order Agent usa i crediti Copilot per le interazioni con intelligenza artificiale, che comportano addebiti in base alla complessità dell'interazione. Prima di usare l'agente, configurare un modello di fatturazione per l'ambiente Business Central. Per altre informazioni, vedi Gestire la fatturazione basata sul consumo.

Passaggi successivi

• Configurare Agente per ordini cliente
• Elaborare le offerte e gli ordini di vendita con Agente per ordini cliente

Informazioni pertinenti

Configurare le funzionalità di Copilot e dell'agente