Configurare l'infrastruttura e le collaborazioni

Questo articolo spiega come impostare l'infrastruttura per la community e come creare partnership strategiche per espandere la copertura e l'influenza.

Infrastruttura e strumenti

La tua community ha bisogno di un punto di ritrovo digitale e di strumenti per la collaborazione. Microsoft offre un ampio set di piattaforme, spesso con costi aggiuntivi modesti perché molte organizzazioni usano già Microsoft 365. Configura questi strumenti con cura per supportare la comunicazione, la condivisione delle conoscenze e la gestione degli eventi della tua community.

Viva Engage

Viva Engage è ideale per discussioni aperte, ampie e aggiornamenti. È progettato per le conversazioni in style community in tutta l'organizzazione. Usalo per ospitare il forum della community dedicata a Copilot Studio:

• Crea un gruppo della community su Viva Engage dedicato a Copilot Studio. Pubblica un post introduttivo che spieghi lo scopo della community e come partecipare.

• Incoraggia i membri a pubblicare domande, aggiornamenti sui progetti o scoperte interessanti. Le discussioni in thread rendono facile seguire le conversazioni.

• Usa funzionalità come i sondaggi per raccogliere input su quale formazione offrire successivamente, gli annunci di notizie importanti o eventi imminenti e i post aggiunti in alto per le domande frequenti o il codice di comportamento.

• Sfrutta le funzionalità di Viva Engage per creare pagine di evento per riunioni o webinar nel gruppo della community, gestendo inviti e conferme di partecipazione in un unico luogo.

Sito di comunicazione di SharePoint

Crea un sito di SharePoint o una pagina intranet come hub della conoscenza della community. Archivia e organizza tutte le risorse permanenti in questa posizione.

Sezioni chiave da includere:

• Annunci (ad esempio, le notizie della community più recenti, gli eventi in arrivo).
• Risorse di formazione (collegamento a percorsi Microsoft Learn, registrazioni corsi di formazione interni, pagina GitHub delle risorse di Copilot Studio, e così via).
• Storie di successo (casi di studio di soluzioni per agenti interni).
• Guide pratiche e domande frequenti
• Criteri di governance (come linee guida per l'ambiente e linee guida sui dati per lo sviluppo di agenti).
• Linee guida della community (come partecipare. codice di comportamento, responsabilità dei creatori).

Autorizzazioni: assicurati che le autorizzazioni siano ampie (accesso in lettura per tutti i dipendenti, come alcuni proprietari del team che possano apportare le modifiche). Questo sito diventa la fonte autorevole per tutto ciò che riguarda Copilot Studio nella tua organizzazione.

Microsoft Teams

Usa Teams per la collaborazione in tempo reale:

• Eventi live: ospita i corsi di formazione live, gli orari di ufficio e le riunioni virtuali nelle riunioni di Teams per garantire familiarità e facile accesso.

• Coordinamento del team principale: usa Teams per il coordinamento del team principale tramite canali privati o chat. I leader della community gestiscono i piani e condividono file quali agende e dettagli dei relatori.

• Collaborazione nei progetti: per gruppi di interesse più piccoli o team di progetto creati dalla community (ad esempio, un team che lavora su un particolare agente), usa Teams invece di un ampio gruppo di Viva Engage. La community principale potrebbe creare diversi Teams per collaborazioni specializzate. Tieni traccia così che la conoscenza torni alla community principale.

Microsoft Forms

Usa Microsoft Forms per raccogliere feedback e dati strutturati:

• Feedback sugli eventi: crea moduli riutilizzabili per i feedback sugli eventi (con ramificazioni per sessioni diverse) e condividili al termine di ogni evento. Analizza le risposte in Excel o Power BI per identificare i modelli ricorrenti.

• Sondaggi della community: usa Forms per sondaggi rapidi o per raccogliere le preferenze della community, ad esempio per votare sui temi del prossimo evento.

• Strumenti di valutazione: per misurare i livelli delle competenze, usa i moduli di Forms come strumenti di valutazione rapidi. Puoi anche creare un'attività divertente come una "verifica delle conoscenze su Copilot Studio" che dia ai partecipanti un punteggio e suggerisca le aree in cui approfondire le conoscenze.

Altri strumenti e canali

Usa altri canali di comunicazione in base alle esigenze della tua organizzazione:

• Newsletter via e-mail: molti utenti leggono con attenzione le newsletter interne. Usale per mettere in evidenza notizie ed eventi della community (alcuni utenti prediligono l'e-mail rispetto alla consultazione di una community di SharePoint o Viva Engage).

• Pannelli di comunicazione digitale e banner intranet: promuovi la community e i prossimi eventi sugli schermi digitali e sui cicli degli screensaver. Nella home page dell'intranet, pubblica brevi articoli sui risultati ottenuti dalla community per coinvolgere chi non si è ancora interessato.

• Sondaggi e strumenti di analisi: se disponibili, strumenti come Viva Glint o Viva Insights potrebbero aiutare a misurare la collaborazione. Questi strumenti sono utili, ma facoltativi, se puoi raccogliere feedback e dati sull'uso in altro modo.

Consigli per il successo

Pensa alla tua community come a un prodotto e a questi strumenti come all'infrastruttura del prodotto. Consentono la comunicazione (Viva Engage, Teams), la gestione dei contenuti (SharePoint), il feedback (Forms) e i processi di supporto. Scegli gli strumenti che la tua organizzazione usa abitualmente. Ad esempio, se gli utenti sono attivi su Teams ma non su Viva Engage, concentrati sui canali di Teams e su Viva Engage tramite l'integrazione con Teams.

I membri della community hanno bisogno di una solida base e degli strumenti giusti per collaborare, condividere idee e fornire feedback. Queste piattaforme aiutano la tua community a restare connessa e a mantenere il flusso delle informazioni fin dall'inizio. Man mano che nuovi membri entrano a far parte della community, un set ben strutturato di strumenti indica loro dove porre domande (Viva Engage o Teams), trovare video formativi (SharePoint o Stream) e iscriversi al prossimo evento (Teams, evento Outlook).

Partnership e amplificazione

Nessuna community prospera nel vuoto. Individua e coinvolgi partner, altri gruppi, reparti o entità esterne, che possano potenziare la copertura e le risorse della tua community di Copilot Studio.

Collaborazioni interne

Considera questi partner interni fondamentali:

• Team IT e di sicurezza: Includi i team IT e di sicurezza fin dall'inizio della community. Spiega gli scopi della community e il tipo di supporto di cui i creatori potrebbero aver bisogno, come assistenza nella configurazione di ambienti o di connettori e indicazioni sulla governance dei dati. Collaborando con questi team, garantisci che le attività della community siano allineate ai criteri IT ed eviti ostacoli. Questa collaborazione aiuta a prevenire che le persone creino agenti che violano le regole di sicurezza. Il team di sicurezza può anche condividere procedure di sviluppo sicure durante eventi della community e trasformare un potenziale ostacolo in un elemento di supporto.

• Team di dati e analisi: se l'organizzazione dispone di una community di data science o BI, collabora ai casi d'uso che si sovrappongono. Ad esempio, un agente IA che mette in evidenza informazioni di business intelligence, combinando Power BI e Copilot Studio. Organizza eventi congiunti, come un "AI + BI Hackathon" condotto dalla community di Copilot Studio e dal team di Data Analytics insieme. Questo approccio rompe i silos e mostra come gli agenti IA possano essere complementari ad altre iniziative digitali.

• Business Unit e team di miglioramento dei processi: lavora con gruppi incentrati sull'eccellenza dei processi o sulla trasformazione digitale nelle Business Unit. Questi gruppi possono aiutare a identificare i casi d'uso di alto valore per gli agenti IA e potrebbero sponsorizzare eventi che riguardano il loro dominio. Ad esempio, il reparto Risorse umane potrebbe sponsorizzare un hackathon per creare agenti dedicati alle risorse umane, mettere a disposizione esperti di settore e incoraggiare il personale a partecipare.

• Promotori di Microsoft 365 o community di lavoro moderno: connettiti a una community di promotori di Microsoft 365 o Teams esistente nell'organizzazione. Copilot Studio coinvolge molti componenti di Microsoft 365, come Teams e SharePoint, quindi queste community possono condividere procedure consigliate e organizzare eventi congiunti. Ad esempio, possono organizzare una sessione congiunta, "Usare Copilot Studio con Teams", per attirare gli utenti di entrambi i componenti e mostrare come le tecnologie si integrino.

• Partnership esecutive: identifica i leader senior che sono appassionati di innovazione o hanno un problema che l'IA può risolvere. Invitali come esperti esecutivi, non solo come sponsor, ma come partecipanti attivi. Ad esempio, chiedi al vicepresidente di una Business Unit di tenere una presentazione al summit annuale della tua community su come gli agenti IA possono supportare l'organizzazione. La partecipazione di queste persone dimostra che la leadership valorizza il lavoro della community.

Reti esterne

Considera queste partnership esterne:

• Gruppi utenti Microsoft: trova gruppi utenti di Power Platform locali o virtuali, oppure cerca nella community esperti di Copilot Studio o di IA. Potrebbero essere disposti a parlare ai tuoi eventi o a fornire indicazioni. I relatori esterni spesso portano nuove prospettive ed entusiasmo.

• Scambi interaziendali: considera una collaborazione amichevole o lo scambio di conoscenze con le community interne di altre aziende. Se conosci colleghi in altre organizzazioni attraverso reti professionali, organizza un incontro virtuale congiunto per condividere esperienze o semplicemente una chiamata per scambiare le lezioni apprese. Questo approccio mostra ai membri come altre aziende affrontano sfide simili e offre nuove idee per tutti.

Tattiche di amplificazione

Usa queste tattiche per amplificare la copertura della tua community:

• Pubblicizza i successi: quando organizzi un evento di successo o raggiungi un importante traguardo della community, pubblicizzalo. Usa canali di comunicazione interna come messaggi e-mail sulle storie di successo, articoli di notizie sulla intranet e riconoscimenti durante le assemblee plenarie per valorizzare il lavoro della community. Se consentito, valuta la possibilità di pubblicare su LinkedIn o sui forum della Microsoft Tech Community post che raccontano la tua esperienza. Questa visibilità può attirare attenzione positiva e maggiore supporto interno quando i leader percepiscono l'organizzazione come innovativa.

• Condividi idee tra community: Se esistono più community, come una community Agile o una community Dati, proponi una "Fiera delle community". Ogni community può allestire uno stand o tenere una presentazione lampo. Questo evento aiuta le community a reclutare nuovi membri e a creare contatti tra loro. Ad esempio, potrebbe incoraggiare un membro della community di Power BI a partecipare all'evento di formazione su Copilot Studio.

Personalizzazione e identità

Crea un brand per la tua community, includendo nome, logo e slogan, che sia coerente con l'azienda e il brand Copilot Studio. Un brand coeso ti aiuta a promuovere la tua community.

• Nome e identità: scegli un nome accattivante e significativo, come "Future of Work Guild" (Gruppo per il futuro del lavoro) o "AI Agents Alliance" (Alleanza tra agenti IA).

• Progettazione visiva: progetta un logo o un logotipo, eventualmente usando l'iconografia di Copilot Studio combinata con lo stile della tua azienda. Inserisci questo logo in tutte le diapositive, le pagine di SharePoint e sul materiale promozionale.

• Presentazione lampo: crea una breve presentazione lampo per la community in modo che i partner e i potenziali membri ottengano una risposta uniforme quando chiedono "Che cos'è la community di Copilot Studio?" Ad esempio, "La community di Copilot Studio è il nostro programma interno di scambio e di supporto di soluzioni di agenti IA. Aiutiamo i colleghi a scoprire Copilot Studio e condividiamo soluzioni a problematiche comuni in tutta l'azienda".

Le partnership e un brand chiaro ampliano l'influenza della tua community. Si passa dall'iniziativa di un singolo team a un movimento che coinvolge tutta l'organizzazione, supportato da una rete di alleati. Questo approccio posiziona la community come parte fondamentale della strategia di trasformazione digitale della tua azienda, piuttosto che come un progetto secondario di nicchia.

Passaggi successivi

Quando disponi delle giuste infrastrutture e partnership, la community ha le fondamenta necessarie per prosperare e crescere in modo sostenibile.