Automatizzare le richieste di copia fattura con Power Platform

Molte organizzazioni si basano ancora su processi manuali per recuperare e inviare copie fatturate, soprattutto quando si usano sistemi legacy che non dispongono di opzioni di integrazione moderne. Questa dipendenza richiede spesso ai rappresentanti dell'account di spostarsi in più schermate, cercare fatture e rispondere alle richieste singolarmente, causando ritardi ed inefficienze.

Questo articolo illustra come Microsoft Power Platform può automatizzare le richieste di copia delle fatture. Questa soluzione sostituisce il lavoro manuale con una soluzione scalabile e affidabile che migliora la velocità di elaborazione e offre una migliore visibilità sulle operazioni.

Tip

Questo articolo fornisce uno scenario di esempio e una rappresentazione visiva di come automatizzare le richieste di copia fattura tramite Power Platform. Questa soluzione è un'architettura di scenario di esempio generalizzata, che può essere usata per molti scenari e settori diversi.

Diagramma dell'architettura

Diagramma dell'architettura che mostra come le richieste di copia della fattura fluiscono da un'app Power Apps basata su modello verso Microsoft Dataverse e vengono elaborate tramite Power Automate (flussi cloud e desktop), con i risultati visualizzati in Power BI. Diagramma dell'architettura che mostra come le richieste di copia della fattura fluiscono da un'app Power Apps basata su modello verso Microsoft Dataverse e vengono elaborate tramite Power Automate (flussi cloud e desktop), con i risultati visualizzati in Power BI.

Workflow

Microsoft Power Platform fornisce le basi per la creazione di una soluzione sicura, scalabile e automatizzata per la gestione delle richieste di copia fattura tramite app, automazione e creazione di report.

  1. Creare richieste di copia fattura in Power Apps:

    • I rappresentanti del servizio clienti creano richieste di copia fattura in un'app basata su modello Power Apps.
    • Le richieste di copia fattura sono standardizzate per migliorare l'integrità dei dati e ridurre gli errori di rilevamento manuale.
    • Dataverse viene usato come repository centrale per tutti i dati della richiesta di copia fattura.

  2. Elaborare le richieste di copia fattura con Power Automate:

    • Un flusso cloud pianificato di Power Automate attiva i flussi desktop di Power Automate a intervalli definiti.
    • Il flusso desktop accede alle richieste di copia fattura in Dataverse, cerca le fatture nelle applicazioni basate sul Web fornite dalla banca ed elabora automaticamente le richieste.
    • I rappresentanti del servizio clienti ricevono notifiche in tempo reale che confermano la corretta elaborazione.

  3. Monitorare le metriche delle richieste di copia fattura con Power BI:

    Basata su Dataverse, una dashboard di Power BI fornisce alla leadership visibilità su:

    • Volumi di richieste giornaliere, settimanali e mensili
    • Tassi di successo dell'elaborazione
    • Tendenze nella domanda dei clienti

    Questa visibilità consente di prendere decisioni basate sui dati e migliorare l'allocazione delle risorse.

Components

Dettagli dello scenario

Questa architettura illustra come Microsoft Power Platform può modernizzare le operazioni nel settore energetico e di utilità, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione dei clienti.

Sfida aziendale

Un'azienda del settore energetico e dei servizi pubblici riceve più di 100 richieste quotidiane da parte dei clienti per copie delle bollette, generando un collo di bottiglia operativo.

L'organizzazione ha usato un'applicazione basata sul Web fornita dalla banca per cercare, individuare e inviare copie di fattura. Tuttavia, il processo è stato manuale e noioso. I rappresentanti dell'account hanno dovuto esplorare ogni account, filtrare in base alla data, identificare le fatture e inviarle singolarmente. Ogni richiesta richiede da 10 a 30 minuti, a seconda del numero di fatture coinvolte. Questo processo ha creato inefficienze, causato ritardi nelle risposte e influito sulla soddisfazione dei clienti.

Valore aziendale

  • Dopo che l'organizzazione ha compilato e distribuito la soluzione, ogni richiesta è stata completata in circa 30 secondi anziché da 10 a 30 minuti.

  • Combinando app basate su modello, Power Automate flussi cloud e desktop e Power BI, l'organizzazione ha trasformato un processo intensivo del lavoro in un flusso di lavoro completamente automatizzato.

  • Con i miglioramenti basati sull'intelligenza artificiale all'orizzonte, la soluzione è pronta a offrire un valore ancora maggiore.

Prerequisiti

Per abilitare questa soluzione, usare le licenze seguenti:

  • Power Automate licenza Premium (per utente):

    • Assegna ai responsabili dell'account in modo che possano accedere in sicurezza e usare l'app basata su modelli.
    • Assicurarsi che possano registrare le richieste in Dataverse.

  • licenza Premium di Power Automate (account del servizio):

    • Usare un account di servizio dedicato per eseguire flussi pianificati.
    • Fornire automazione centralizzata e sicura senza associare l'esecuzione ai singoli utenti.

  • Licenza di Power Automate per l'automazione robotica dei processi (RPA) non presidiata:

    • Abilitare Power Automate desktop per l'esecuzione in una macchina virtuale in modalità automatica.
    • Consentire l'esecuzione dell'automazione senza intervento umano, assicurando che le richieste vengano elaborate in modo affidabile e coerente.

Questo modello di licenza bilancia l'efficienza dei costi con la scalabilità, garantendo al tempo stesso la conformità ottimizzando i vantaggi di automazione.

Vincoli tecnici e compromessi

  1. Limitazioni del sistema legacy

    Vincolo:

    • L'applicazione web legacy non espone API REST o SOAP, webhook o supporto per connettori.
    • Tutte le operazioni necessarie, ad esempio la lettura dei dati e l'invio di messaggi di posta elettronica, sono disponibili solo tramite l'interfaccia utente.

    Compromesso:

    • RPA è considerato l'unico metodo di integrazione praticabile.
    • L'automazione dell'interfaccia utente comporta una certa sensibilità alle modifiche del layout e alla latenza del sistema, quindi servono una logica affidabile per ripetere i tentativi e punti di controllo.

  2. Esecuzione di bot a thread singolo

    Vincolo:

    • I bot desktop di Power Automate eseguono una sessione alla volta per macchina.
    • Nessun parallelismo nativo all'interno di una singola sessione bot.

    Compromesso:

    • La velocità effettiva è limitata dall'esecuzione sequenziale.
    • Tuttavia, poiché il volume giornaliero (100 richieste o meno) è ben inferiore alla capacità del bot (circa 200 al giorno), questo vincolo non influisce sui contratti di servizio (CONTRATTI di servizio).
    • I gruppi di computer erano disponibili ma non necessari, evitando un sovraccarico operativo aggiuntivo.

  3. Requisiti di sicurezza delle credenziali

    Vincolo:

    • Non è possibile archiviare le credenziali in locale, incorporarle nei flussi o esporle agli sviluppatori.
    • La sicurezza aziendale richiede una gestione centralizzata dei segreti.

    Compromesso:

    • Usare Azure Key Vault e oggetti credenziali di Dataverse.

    • Questo approccio aggiunge complessità di configurazione iniziale, ma garantisce:

      • Nessuna esposizione delle credenziali
      • Rotazione automatica
      • Accesso con privilegi minimi
      • Verificabilità completa

  4. Limiti di autorizzazione dell'account del servizio

    Vincolo:

    • Limitare l'account di servizio dedicato a:
      • Accesso in sola lettura nel sistema legacy
      • Inviare autorizzazioni di posta elettronica
      • Nessuna eliminazione, scrittura o privilegi amministrativi

    Compromesso:

    • Garantire l'integrità dei dati e ridurre al minimo i rischi.
    • È necessario che l'automazione funzioni rigorosamente all'interno dei percorsi dell'interfaccia utente consentiti.
    • Sono state impedite determinate ottimizzazioni che richiederebbero autorizzazioni elevate.

  5. Sensibilità dell'automazione basata sull'interfaccia utente

    Vincolo:

    • L'automazione dell'interfaccia utente è intrinsecamente sensibile a:
      • Ritardi di caricamento delle pagine
      • Problemi di rendering degli elementi
      • Aggiornamenti del browser
      • Popup imprevisti

    Compromesso:

    • Implementata una solida logica di ripetizione e una gestione dei checkpoint basata su Dataverse.
    • È stato aggiunto un sovraccarico per la progettazione del flusso, ma è stata migliorata la resilienza.
    • Assicurati che le esecuzioni non riuscite o parziali possano riprendere senza intervento manuale.

  6. Dataverse come livello di stato e registrazione

    Vincolo:

    • Tutti gli stati delle richieste, i checkpoint e i log degli errori devono essere salvati in modo permanente in Dataverse.

    Compromesso:

    • Sono state introdotte operazioni di lettura e scrittura aggiuntive per transazione.

    • Fornito un archivio di stato affidabile e centralizzato che abilita:

      • Rielaborazione automatica di richieste non riuscite o parziali
      • Esecuzione idempotenti
      • Audit trail completo

  7. Finestre di infrastruttura e manutenzione

    Vincolo:

    • I computer bot richiedono aggiornamenti periodici del sistema operativo, aggiornamenti del browser e aggiornamenti delle versioni di Power Automate Desktop (PAD).

    Compromesso:

    • Riduce leggermente il runtime disponibile.

    • Attenuato da:

      • Pianificazione degli aggiornamenti durante le ore di minore attività
      • Mantenere un margine di capacità del throughput (utilizzo pari o inferiore al 50%)

Considerazioni

Queste considerazioni implementano i pilastri di Power Platform Well-Architected, un insieme di principi guida che migliorano la qualità di un carico di lavoro. Per altre informazioni, vedere Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Questa soluzione include più misure di sicurezza di affidabilità per garantire che le esecuzioni automatiche Power Automate desktop rimangano stabili e recuperabili. Queste misure di sicurezza rendono il processo resiliente alla variabilità dell'interfaccia utente, alla latenza del sistema e agli errori temporanei. Funzionano attraverso la sicurezza delle credenziali, il monitoraggio dell'esecuzione, il rilevamento dello stato e il ripristino automatico.

Controlli di manutenzione e aggiornamento pianificati

I computer seguono un ciclo di aggiornamento controllato.

Garanzie:

  • Applicare patch del sistema operativo e aggiornamenti PAD durante le finestre non di punta
  • Convalidare gli aggiornamenti del browser prima dell'implementazione
  • Monitorare le modifiche che causano un'interruzione dell'interfaccia utente

Risultato: Riduce i tempi di inattività imprevisti e mantiene l'affidabilità a lungo termine.

Registrazione centralizzata e osservabilità

La soluzione acquisisce tutti i dettagli di esecuzione per il controllo e la risoluzione dei problemi.

Garanzie:

  • Log di Dataverse per il tracciamento a livello delle richieste
  • Log PAD dell'esecuzione a livello di fase
  • Log di Key Vault relativi all'accesso alle credenziali
  • Log dei flussi nel cloud per gli eventi di orchestrazione

Risultato: Tracciabilità completa e analisi rapida della causa radice.

Eccellenza operativa

Risparmio di tempo: Riduzione del tempo di elaborazione per richiesta da un massimo di 30 minuti a soli 30 secondi.

Miglioramenti dell'efficienza: Gestione automatizzata di più di 100 richieste giornaliere senza intervento manuale.

Trasparenza: La leadership può monitorare le prestazioni e le tendenze in tempo reale.

Produttività dei dipendenti: I responsabili commerciali vengono sollevati dalle attività ripetitive, così possono concentrarsi su interazioni con i clienti a maggior valore.

Passaggi successivi

È possibile estendere questa soluzione con l'integrazione di intelligenza artificiale usando AI Builder.

Diagramma dell'architettura che mostra le richieste di copia della fattura da Outlook elaborate con AI Builder e Power Automate, archiviate in Microsoft Dataverse, automatizzate con RPA e visualizzate in Power BI.

  • La soluzione legge le richieste di copia fattura direttamente da una cassetta postale condivisa.
  • AI Builder estrae automaticamente i dettagli della chiave, ad esempio il numero dell'account, l'intervallo di date e il tipo di fattura.
  • La soluzione registra le richieste in Dataverse senza alcun input umano.

Questo miglioramento elimina l'immissione manuale delle richieste per migliorare l'efficienza e ridurre i costi.

Contributori

Microsoft gestisce questo articolo. I seguenti collaboratori hanno scritto questo articolo.

Autori principali:

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