プロジェクト管理および会計の概要

複数の業界のプロジェクト管理機能と会計機能を使用して、サービスの提供、製品の生成、または結果の達成を行います。

プロジェクトは、サービスの提供、製品の生産、または成果の実現のために設計された活動のグループです。 プロジェクトは、リソースを消費し、収益または資産の形式で財務結果を生成します。

業界全体にわたるプロジェクト

プロジェクト管理と会計の機能は、次の図に示すように、複数の業種で使用できます。

コール センターでは、チケットは通話を解決するために必要な一連のアクションを表します。 経営コンサルティング会社や技術コンサルティング会社、広告代理店などのコンサルティング会社は、プロジェクトとしての活動を参照しています。 マーケティングでは、キャンペーンは配信されなければならない一連の作業を表します。 プロジェクト ベースの製造では、製造オーダーは、完成品を製造するために必要なさまざまな作業を関連付けます。 使用する名前に関係なく、これらのプロジェクトにはリソース、スケジュール、コストが含まれます。 プロジェクト管理機能と会計機能は、これらのプロジェクトの計画、実行、および分析に役立ちます。

プロジェクト フェーズ

次のプロセス フローは、外部プロジェクト、または 1 つ以上の顧客向けに完了したプロジェクトを対象としていますが、この機能は内部のコストのみのプロジェクトにも適用されます。

前の図に示すように、プロジェクト管理と会計を次の 3 つのフェーズに分割できます。

1. 開始
2. 実行
3. 分析

プロジェクトの開始

プロジェクトの開始時には、いくつかの重要なプロセスが発生します。 プロジェクト見積もりを使用して、見積もられた労働、経費、材料を顧客に伝えます。 プロジェクト 契約に請求条件、制限、契約を記録します。 作業の計画と見積もりには、作業分解構造 (WBS) を使用します。 プロジェクトの実行をガイドする予測と予算を設定します。 次の図は、プロジェクトの構造を示しています。

プロジェクト見積の作成

プロジェクトの最初の販売フェーズでは、プロジェクト見積により、拘束力のないサービスを顧客に提供することができます。 見積書には、見積を作成する品目およびサービス、基本連絡先情報、特別な売買契約や割引、適用される可能性のある税金や割増金などの要素が含まれます。

また、組織と顧客とのプロジェクト見積トランザクションの信用保証状を発行できます。 プロジェクト見積を作成した後、顧客に対する保証状要求を作成し、銀行に送信することができます。 銀行は要求を承認した後、保証状を顧客に送信します。

詳細については、「プロジェクト見積」を参照してください。

プロジェクト契約の作成

プロジェクトを完了するために顧客またはその他の資金調達ソースとの契約を締結するときに、プロジェクト契約を作成します。 プロジェクトを作成するときに、プロジェクトにコントラクトを割り当てます。 プロジェクト契約に作成するプロジェクト タイプで、プロジェクトの顧客への請求方法が決まります。 プロジェクト コントラクトと関連プロジェクトを変更することはできますが、プロジェクトの種類を変更することはできません。 プロジェクト タイプの詳細については、「プロジェクトの作成」セクションを参照してください。

プロジェクト契約の詳細については、「プロジェクト契約」を参照してください。

作業分解構造の作成

WBS の詳細の程度は、見積に必要な正確性のレベルとこれらの見積に対して必要な追跡のレベルに依存します。 スケジュールまたはコストのスリッページに対する許容度が低いプロジェクトでは、通常、より詳細な WBS が必要であり、WBS に対する作業の進捗状況とコストの詳細な追跡も必要です。

詳細については、「作業分解構造の概要」を参照してください。

プロジェクト予測および予算の作成

組織が運用上の観点を持ち、特定のトランザクションから得られる収益とコストに重点を置いている場合は、予測を使用します。 ただし、組織が財務額に重点を置いている場合は、予算作成を使用します。 それぞれの方法には、利点があります。 詳細については、「プロジェクトの予測と予算」を参照してください。

プロジェクトの作成

財務では、6 つのプロジェクト タイプを作成できます。 プロジェクトの種類ごとに、コストと収益認識が異なる方法で処理されます。 プロジェクトの目的に合ったプロジェクトの種類を選択します。 次の表に、各プロジェクト タイプの一般的な使用方法を示します。

作業者、カテゴリ、およびリソースの割り当て

プロジェクトの要件とスケジュール、または作業者のスキルと可用性に基づいて、作業者リソースをスケジュールできます。 リソース スケジュール機能を使用すると、組織のワーカーを効率的かつ効果的にデプロイできます。 プロジェクトに従事できる最も適格な作業者をすばやく検索できます。 また、プロジェクト中にこれらのワーカーをより効果的に使用する方法を簡単に確認することもできます。

リソース スケジューリング機能を使用する方法を次に示します。

• 従業員の属性 (教育、スキル、認定、プロジェクト エクスペリエンスなど) に関する情報を使用して、作業者をプロジェクトの要件に合わせます。
• 作業者の予定表と空き時間情報に関する情報を使用して、作業者のスケジュールをプロジェクトカレンダーに一致させます。
• 各作業者の能力を確認し、その能力をどのように使用するかを決めます。 たとえば、作業者が過少使用されている場合は、その作業者を、その可用性と属性に適合するプロジェクトに割り当てます。
• 作業者の割り当てとカレンダーの不一致が存在しないことを確かめるため、作業者の使用可能性を確認します。
• 概要ビュー (たとえば、部門ごと、または作業者ごと) または詳細ビュー (たとえば、部門の作業者ごと、または各作業者の週単位の詳細ごと) で、作業者の利用についての情報を確認します。
• 作業者の使用方法を最適化するために、日、週、または月などのさまざまな時間単位で、リソースの割り当てを変更します。

プロジェクトの実行

プロジェクトの実行中、チーム メンバーまたはマネージャーは、タイムシート、経費レポート、その他のビジネス ドキュメントを使用して、作業と発生した経費を記録します。 プロジェクト マネージャーには、プロジェクトの予算金額の消費を監視するツールがあります。 また、プロジェクト マネージャーは、発注書およびその他のビジネス ドキュメントを使用して、プロジェクトの発注、ピッキング、または材料の調達ができます。 進行中の作業について顧客に請求を行うために、請求書が作成され、承認されます。 最後に、収益がこのプロセス中に認識され、組織の財務に反映されます。

作業分解構造の管理

WBS は、プロジェクトに対して完了した作業の説明です。 WBS は、タスクの階層です。 各タスクの作業だけではなく、タスクのサイズ、原価、期間を表します。

詳細については、「作業分解構造の概要」を参照してください。

プロジェクト予測と予算の管理

プロジェクトの管理と制御には、プロジェクト予測とプロジェクト予算の 2 つの方法を使用します。 組織が運用上の観点を持ち、特定のトランザクションが導き出す収益とコストに重点を置く場合は、予測を使用します。 ただし、組織が財務額に重点を置いている場合は、予算作成を使用します。

詳細については、「プロジェクトの予測と予算」を参照してください。

製造オーダーを作成します

プロジェクト関連の製造オーダーを販売注文または品目の要件にリンクするには、完了した品目メソッドまたは消費される品目メソッドを使用します。 また、製造オーダーを手動で作成する場合、製造オーダーと販売注文または品目要件の間にリンクはありません (注文へのリンクはありません)。 ただし、販売注文または品目の要件を満たすために製造オーダーを自動的に作成する場合は、製造オーダーと販売注文または品目の要件 (注文へのリンク) の間にリンクがあります。

これらの要素の組み合わせによって、次のいずれかの方法を使用します。

• 完成品目/注文へのリンクあり – 販売注文または在庫品目要求にプロジェクトをリンクします。 この方法を使用する場合は、販売注文を請求するとき、または品目要件の梱包明細を更新するときに、実際のプロジェクトコストを転記します。 コストを完成品として転記します。
• 完了した品目/注文へのリンクなし – 品目の生産サイクルの状態が [終了] になるまで、実績コストを転記することはできません。 完了した品目のコストを 1 つのトランザクションとして転記します。
• 消費品目/注文へのリンクあり – 在庫品目要求にプロジェクトをリンクします。 この方法を使用すると、生産のステータスが開始済の場合、または完了済としてレポートされている場合、実際のプロジェクト原価を表示できます。 原価は、生産に使用された原材料および時間の複数のプロジェクト品目トランザクションとして転記します。 品目要件の梱包明細を更新すると、プロジェクトコストは転記されません。 また、生産中のプロジェクトを追跡する部品表 (BOM) 階層のレベルも定義できます。
• 消費品目/注文へのリンクなし: プロジェクトを品目要求にリンクします。 この方法を使用すると、生産のステータスが開始済の場合、または完了済としてレポートされている場合、実際のプロジェクト原価を表示できます。 原価は、生産に使用された原材料と時間に対する複数のプロジェクト品目トランザクションとして転記します。 また、生産中のプロジェクトを追跡する BOM 階層のレベルも定義できます。

製品とサービスの調達

品目の購入と販売は、多くのプロジェクトに重点を置く多くのビジネスで一般的なアクティビティです。

プロジェクトの発注書

発注書の目的は、発注書が消費される時点、つまり品目がプロジェクトで請求される時点を決定することです。

プロジェクトの販売注文

プロジェクト管理および会計では、複数の方法で品目の消費を登録できます。 プロジェクトから品目を販売または購買したり、プロジェクトのために品目を引き当てたりすることができます。

会社の在庫の品目をプロジェクトの消費に対して注文できます。 または、外部仕入先から品目を購入することもできます。 時間プロジェクトを除くすべてのタイプのプロジェクトで品目を消費できます。

その品目を注文する方法は、どこから発注するかによります。

• 会社の在庫から品目を注文するには、品目要件として注文を入力します。 在庫品目要求 ページを使用すると、品目を分納として受け取るように要件を設定することができます。 したがって、品目が必要になるまで品目の数量の消費を延期できます。
• 外部仕入先から品目を注文するには、[発注書 ] ページで 注文を発注書として作成します。

次の表で品目の注文方法を示し、品目の消費方法を説明します。

プロジェクト請求書の処理

プロジェクトの種類によって、適用する請求手順が決まります。 2 つの外部プロジェクト タイプ (時間と品目、固定価格) のみを請求できます。 時間と材料プロジェクトおよび固定価格プロジェクトは、常にプロジェクト契約に結びつけられます。

プロジェクトの顧客請求書を作成する前に、仮請求書または仮発行請求書を作成できます。 仮発行請求書では、プロジェクト請求書に含めるプロジェクト トランザクションを選択します。 プロジェクト請求書を転記して顧客や他の資金調達ソースに送付する前に、請求書の詳細を確認できます。

プロジェクト請求書の処理方法についての詳細は、「プロジェクト請求」を参照してください。

プロジェクトを完了するための原価計算

見積もりを作成するときに、プロジェクトを完了するためのコストを計算する方法を選択します。 [見積もりの作成] ページの [完了する方法のコスト] フィールドで方法を選択します。 選択した方法を、原価見積の各原価ラインに適用します。 行のステータスが 作成済み ですが、コスト見積もり ページでそれに適用されるメソッドを変更できます。

次の表に、プロジェクトを完了するための原価の計算方法を示します。

プロジェクトの分析

最も基本的なレベルでは、プロジェクトはコストを記録するトランザクションをグループ化し、これらのコストを一般会計に転記します。

一般に、タイムシート、経費明細書、仕入先請求書、在庫取引などのビジネスドキュメントは、これらの取引の結果となります。 プロジェクトのライフ サイクルは、通常、計画やプロジェクトの作業および財務的影響を考慮するのに役立つ見積、予測、および予算で開始します。 プロジェクトを分析するために、プロジェクト中に発生したトランザクションだけでなく、見積と予測の正確性、プロジェクト チームのメンバーの稼働率、およびプロジェクトの全体的な成功を評価できます。

キャッシュ フローの分析

キャッシュ フロー監視を使用して、プロジェクトの予測キャッシュ フローと実際のキャッシュ フローの両方を確認します。 プロジェクト進行中のキャッシュ フローを確認したり、完了したプロジェクトのキャッシュ フローを表示するすることができます。

キャッシュ フローを監視することによって、単一のプロジェクトを評価し、複数のプロジェクトを表示するためにレポートを使用し、そしてプロジェクトのキャッシュ フローを一般会計のキャッシュ フロー予測に転送することができます。

キャッシュ インフロー予測

設定に基づいて、選択したプロジェクトのキャッシュ インフローを予測できます。 たとえば、プロジェクトの日付が 2012 年 3 月 5 日で、2012 年 3 月 31 日に請求書を発行する場合、期日と予想される販売支払日を予測する方法を次に示します。

• プロジェクト日付: 2012 年 3 月 5 日。
• 請求日: 2012 年 3 月 31 日。 この日付は、請求頻度に基づいて決定されます。 この例では、請求頻度を現在の月に設定しています。 したがって、3 月に転記されたすべてのトランザクションが最後の日に請求されます。
• 期日: 2012 年 4 月 14 日。 この日付は、プロジェクトに設定した支払条件に基づいて決定されます。 この例では、14 日間の支払条件を選択します。 したがって、2012 年 4 月 14 日の期日に間に合うように、14 日間が請求日に追加されます。
• 販売支払予定日: 2012 年 4 月 27 日。 この日付は、プロジェクト管理および会計パラメーター ページの 一般的なバッファー日 フィールド内の日数に、プロジェクト契約 ページの 個別のバッファー日 フィールド内の日数を加算し、その合計を 期限 フィールドの日数に加算して計算します。 この例では、[全般バッファー日数] フィールドに「3」、「個々のバッファー日数」フィールドに「10」と入力します。 したがって、2012 年 4 月 27 日の販売支払予定日に間に合うように、13 日を期日に追加します。

通常のバッファー日数は、各バッファー日数を置き換えるか、各バッファー日数に追加できます。

• 一般的なバッファー日を個別のバッファー日の代わりに使用するには、期限から実際の顧客の支払期日までの平均日数を入力します。
• 一般的なバッファー日を個別のバッファー日に追加するには、一般的なバッファー日 フィールドに、顧客が支払を送信する日と組織が支払を受け取る日との間の日数の見積もりを入力します。

プロジェクトのコントラクトで個々のバッファー日数を設定します。 日数は、売上請求書の期日と、顧客の支払いパターンに関する組織の経験の両方に基づいて計算されます。

実績キャッシュ インフロー

実際のキャッシュ インフローは予測に似ていますが、最初の請求日から計算を開始します。 次に例を示します:

• 請求日: 2012 年 3 月 2 日。
• 期日: 2012 年 3 月 16 日。 支払条件は 14 日間に設定されています。
• 販売支払予定日: 2012 年 3 月 29 日。 計算には、3 つの一般的なバッファー日と 10 の個別のバッファー日が含まれます。

原価予測

定義した日数に基づいて、コスト支払日はプロジェクトの日付とは異なる場合があります。 この場合、原価支払日は、支払条件の日数にプロジェクト日付からの日数を加算することで計算されます。

たとえば、トランザクションのプロジェクト日付は 2012 年 3 月 5 日で、次の支払条件を設定します。

• 時間: 現在の月 (M)
• 経費: 14 日 (D14)
• 品目: 30 日 (D30)

これらの設定に基づいて、各トランザクションの種類のコスト支払日を次に示します。

• 時間: 選択した月の最後の日である 2012 年 3 月 31 日。
• 経費: トランザクションの日付から 14 日後である 2012 年 3 月 19 日。
• 品目: トランザクションの日付から 30 日後である 2012 年 4 月 4 日。

原価支払日はバッファー日数に基づいて計算されません。 プロジェクトが終了し、すべての原価計算と請求が完了した時点で、原価と売上の両方が損益勘定に転記されます。

すべての販売および仕入先請求書の入力が完了したら、キャッシュ フロー ページのフィールドと プロジェクト明細書 ページのフィールド間の関係を表示できます。

原価の確認

原価管理ページでは、プロジェクトの間に組織が負担した原価を監視できます。 プロジェクトの当初予算原価を、現在の実際原価と確定済み費用と比較すると、プロジェクトが軌道に乗っているか、予算を超過しているか、あるいは予算以内におさまっているかを判断できます。

残余予算金額の表示

[プロジェクト管理および会計パラメーター] ページでコスト管理方法として [残存予算] を選択した場合、[コスト管理] ページでは、実績として転記されていないコストまたはコミット済みとしてマークされていないコストが計算されます。 具体的には、原価管理 ページの下部ウィンドウにある 一般 タブの金額が、次のように計算されます。

• [実績コスト ] – 選択したコストラインのプロジェクトに費やした合計金額。 実際原価金額は、元帳の更新ページで計算されます。
• コミット済みコスト – 法人が支払いをコミットする追加の経費の数。 特定の確定済費用金額は確定済費用ページで計算されます。
• 予算残高 – 選択した費用明細行にまだ使用できる当初予算金額。 予算残高は一般会計プレビューページで計算されます。
• 原価合計 – 実績原価、確定済費用、および予算残高の合計です。

コスト管理ページの偏差タブで、予想総コストと元の予算の比較を表示できます。 この比較は、これらの金額の差を示します。 これにより、データが一致しない箇所が分かります。 差額は、次のようにして計算されます。

• 元の予算 – 選択したコストラインに対して最初に予算を設定した金額。 元の予算金額は一般会計プレビューページで計算されます。
• 原価合計 – 一般 タブで報告する実績原価、確定済費用、および予算残高の合計。
• 誤差 – 原価合計と元の予算の差額。
• 数量に基づく差異 – 当初予測と予測合計の差額合計。 この差額は、(合計予測数量) × (当初平均価格 – 合計平均価格) という式で表現できます。 この計算を適用できるのはプロジェクト時間のみです。
• 価格に基づく差異 – 当初予測と予測合計の差額合計。 この差額は、(当初予測価格) × (当初予測数量 – 合計予測数量) という式で表現できます。 この計算を適用できるのはプロジェクト時間のみです。

合計予算金額の表示

[プロジェクト管理と会計パラメーター] ページでコスト管理方法として [合計予算] を選択した場合、[コスト管理] ページでは、2 つの差異を検出するのに役立つプロジェクトの実績コストと合計コストが計算されます。 具体的には、原価管理ページの全般タブにある下部ウィンドウの列で、金額が次のように計算されます。

• 予算原価合計 – 選択した費用明細行の合計予算金額。
• [実績コスト ] – 選択したコストラインに対してプロジェクトで現在までに発生したコストの合計数。
• コミット済みコスト – 選択したコストラインに対してコミットした合計金額。
• 差異 – 実際原価と確定済費用の合計と、合計原価との差額。 差異は、合計予算に追加コストを指定する必要があるかどうかを示します。

[ コスト管理 ] ページの [ 偏差 ] タブでは、次のフィールドを参照して、合計予算と元の予算の差を表示できます。

• 元の予算 – コストラインに対して最初に予算を設定した金額。 元の予算は一般会計プレビューページで計算されます。
• 予算コストの合計 – コスト ラインに対して最初に予算化した合計コスト。 予算原価の合計は一般会計プレビューページで計算されます。
• 誤差 – 費用明細行の誤差。 この金額は、元の予算から合計原価を差し引くことで計算されます。
• 数量に基づく差異 – 当初予算と予算合計の差額合計。 この金額は、当初予算時間から合計予算時間を差し引いて、次にその差に当初予算原価価格を乗じて計算します。 この差額は (当初予算原価価格) × (当初予算時間 – 合計予算時間) という式で表現できます。 この計算を適用できるのはプロジェクト時間のみです。
• 価格に基づく差異 – この金額は、元の予算時間から合計予算時間を差し引いた後、差異に合計消費時間数を掛けることで計算されます。 この差額は (合計消費時間) × (当初予算時間 – 合計予算時間) という式で表現できます。 この計算を適用できるのはプロジェクト時間のみです。

稼働状況の分析

稼働率とは、特定の作業期間に作業員が請求可能または生産的な作業を行う時間の割合です。 請求可能時間は、特定の顧客に請求できる作業者の時間です。

作業者の使用率を計算する場合は、請求可能時間数を特定の期間の稼働時間で割ります。 たとえば、ある期間に 30 時間の請求可能時間があり、同じ期間の労働時間数が 40 の場合、作業者の使用率は 75% になります。

作業者の稼働率を計算する場合、支払請求可能なレートと実効レートのとちらかを計算することができます。

• 支払請求可能なレート – 支払請求可能な時間と非請求可能な時間または標準時間の差です。
• 実効率 – 生産時間と非生産時間または標準時間との差です。 生産時間とは、作業者が特定のプロジェクトに費やした時間です。 通常、内部プロジェクトの場合を除き、生産性の高い時間を顧客に請求します。 非生産的な時間を顧客に請求することはありません。

時間使用率 ページで稼動率を計算します。 計算は既定の設定に基づきます。 これらの基本設定では、各プロジェクト タイプに稼働率または負担を割り当てることによる時間の計算方法も指定できます。 この割り当ては、課金対象のレート計算と効率レートの計算の両方に適用されます。

• 使用率 – 選択したプロジェクトの種類に対して報告する時間は、常に課金対象または効率の使用率と見なされます。
• 負荷 – 選択したプロジェクトの種類に対して報告する時間は、常に課金対象外または非効率の使用率と見なされます。
• 明細行プロパティに基づく – 特定の時間トランザクションの明細行プロパティによって、時間が請求可能または実効稼動と見なされるかどうかが決まります。
• 含まない – 時間は請求可能または実効稼動の計算に含まれません。

[ 時間使用率 ] ページでは、作業者またはプロジェクトの全体的な使用率の割合に加えて、システムが次の時間の種類ごとに使用率の計算に使用する時間数を表示できます。

• 含まれない時間数 – これらの時間には時間稼動率に含まれません。
• 含まれる時間 – これらの時間は、稼動時間と非稼動時間を加えることによって計算されます。 これらの時間は稼働率に含まれます。
• 非稼働時間 – 支払請求可能なレートを計算する場合の請求不可能な時間と同じです。 能率給を計算する場合、これらの時間は非生産時間と同じです。
• 稼働時間 – 支払請求可能なレートを計算する場合、これらの時間は課金対象時間と同じです。 能率給を計算する場合、これらの時間は生産時間と同じです。

作業者の稼働率を計算する場合、基準時間または対象時間を使用できます。 含まれる時間を使用する場合、計算が入力された時間の割合として表示されるため、作業者はタイムシート期間の作業時間をすべて記録しておく必要があります。 プロジェクト、プロジェクト契約、顧客レコード、またはカテゴリの時間稼動率を計算するときに、計算に含まれた時間を使用する必要があります。

プロジェクト明細書の確認

プロジェクトの進行状況の簡単なスナップショットを表示するプロジェクト ステートメントを作成します。 プロジェクト ステートメントを実行する場合は、[プロジェクト ステートメント] ページの [全般] タブで選択を行って、ステートメントの計算に使用する条件を指定します。 次の情報を含めるか除外するかを選択します。

• プロジェクト タイプ
• トランザクション タイプ
• プロジェクトの日付と台帳の日付
• データ

ステートメントが計算されると、[ プロジェクト ステートメント] ページのさまざまなタブで次の情報を表示できます。

• 一般 – プロジェクトの基本的な利益および損失構造に関する一般情報。
• 損益 – 未収収益に関する情報。
• 仕掛品: 仕掛品 (WIP) 勘定残高に関する情報。
• 消費 – 時間、品目、経費、および給与トランザクションの、消費に関する情報。
• 請求書 – 請求書および内金会計に関する情報。
• 時間率 – 収益および原価勘定に転記される時間の時間率。