非アクティブなメールボックスの詳細情報

Microsoft Purview サービスの説明

組織では、退職後も元従業員の電子メールを保持しなければならないことがあります。 組織が定める保存要件に応じて、メールボックスの内容を、雇用が終了してから数か月、数年、または無期限に保持しなければならないことがあります。 メールを保持する必要がある期間に関係なく、非アクティブなメールボックスを作成して、元従業員のメールボックスを保持できます。

非アクティブなメールボックスとは

非アクティブなメールボックスは、元従業員が organization を辞めた後に電子メールを保持するために使用されるソフト削除メールボックスの一種です。

従業員が organization を退職する (または長期休職する) 場合、Microsoft 365 アカウントを削除できます。 従業員のメールボックス データは、アカウントが削除された後 30 日間保持されます。 この間も、アカウントの削除を解除することでメールボックス データを回復できます。 30 日後、データは完全に削除されます。

ただし、Microsoft 365 アカウントを削除する前にメールボックスに保留が適用されている場合、メールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されます。 以下のセクションでは、Microsoft 365 のアイテム保持および電子情報開示ホールドで適用できるホールドに関する情報を説明します。

非アクティブなメールボックスは、organization が規制上の理由やその他の理由で元従業員のメールボックスのコンテンツを保持する必要がある場合に役立ちます。 このドキュメントに記載されている保留の種類のいずれにおいても、ユーザー オブジェクトが削除されるとメールボックスが強制的に非アクティブになりますが、これを行うには、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーまたは保持ラベルを適用し、 保留が適用されていることを確認し、対応する Microsoft 365 アカウントを削除することをお勧めします。 その時点で、非アクティブなメールボックスのコンテンツは、ユーザー アカウントが削除される前に指定された保持期間中保持されます。 対応するユーザー アカウントは引き続き 30 日間回復できますが、30 日が経過すると、アイテム保持ポリシーまたは保持ラベルが削除されるまで、メールボックスは非アクティブなメールボックスとして Microsoft 365 に保持されます。

同じコンテンツに複数の保留がある場合は、 保持の原則が適用 され、コンテンツは最も長い期間保持されます。

メールボックスに保留が適用されていることを確認する

Microsoft 365 アイテム保持ポリシー、保持ラベル、電子情報開示ホールド、訴訟ホールドを適用する場合、または既存の In-Place ホールドがある場合、PowerShell を使用してメールボックスにホールドが正常に適用されていることを確認できます。 最近ホールドを構成した場合は、メールボックスに適用されるまで待つ必要がある場合があります。

偶発的または意図しない削除を防ぐため、ユーザー アカウントを削除する前に保留を確認することをお勧めします。 保留が適用されていない場合、メールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されません。

手順については、「How to identify the type of hold on an Exchange Online mailbox」を参照してください。

保留は自動的にも適用できます。メールボックスから保留を削除すると、Microsoft 365 は コンテンツ がすぐに消去されないように遅延保留を適用します。 遅延保留が適用されているメールボックスは引き続き保留中として扱われるため、遅延保留が解除されるか期限切れになるまで非アクティブなメールボックスのままとなります。 詳細については、「 遅延保留でのメールボックスの管理 」および 「非アクティブなメールボックスから遅延保留を削除する」を参照してください。

アクティブでないメールボックスと Microsoft 365 の保持

メールボックスに Microsoft 365 アイテム保持ポリシーが適用されているか、メールボックス内の 1 つ以上のメール アイテムにアイテム保持ラベルが適用されている場合、Microsoft 365 ユーザー アカウントを削除すると、メールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されます。 作成する非アクティブなメールボックスの場合:

• 保持設定は 、コンテンツを保持するか、コンテンツを保持してから削除するかを構成する必要があります。 コンテンツのみを削除するように保持アクションが構成されている場合、ユーザー アカウントが削除されてもメールボックスが非アクティブになることはありません。 使用頻度の低いメールボックスの場合は、[保持してから削除] オプションを使用することをお勧めします。

• 保持設定は、Exchange メールボックスに関連付けられている 保持場所 に適用する必要があります。

  • Exchange メール
  • Microsoft 365 グループ
  • Skype for Business
  • Exchange パブリック フォルダー
  • チームのチャネル メッセージ
  • Teams チャットと Copilot とのやり取り
  • Teams の非公開チャネル メッセージ
  • Viva Engage コミュニティ メッセージ
  • Viva Engage ユーザー メッセージ

Microsoft の保持の詳細については 、「保持ポリシーと保持ラベルの詳細」を参照してください。

Microsoft 365 のアイテム保持を使用して非アクティブなメールボックスを作成した場合、アイテム保持ポリシーまたはアイテム保持ラベルのアイテム保持設定は引き続き非アクティブなメールボックスに適用されます。 つまり、保持設定がコンテンツを保持した後に削除するように構成されている場合、保持期間の期限が切れたときにアイテムは回復可能なアイテム フォルダーに移動され、最終的に非アクティブなメールボックスから消去されます。 アイテムを削除するように保持設定が構成されていない場合、(メールボックスが非アクティブになる前に) ユーザーによって完全に削除されていないアイテムは回復可能なアイテム フォルダーに移動されず、メールボックスが非アクティブになった後も無期限に保持されます。

適応型ポリシー スコープを使用して非アクティブなメールボックスの保持を管理する

適応型ポリシー スコープを使用すると、非アクティブなメールボックスに特に保持設定を適用できます。 この構成の利点は次のとおりです:

• アクティブな従業員と元従業員に異なる保持期間を要求するorganizationの規制またはポリシーを満たすことができます。

• 保持設定を構成すると、元従業員に対するorganizationの要件を満たすために必要な期間のみメールボックスのコンテンツを保持できます。

• organization 内の非アクティブなメールボックスに割り当てられている保持ポリシーをすばやく特定できるため、必要に応じて保持設定を簡単に変更できます。

• 非アクティブなメールボックスの属性またはプロパティに基づいて、除外するように 適応型スコープを構成する ことでポリシーから削除できるため、非アクティブなメールボックスを完全に削除する方が簡単です。 それ以外の場合は、メールボックスを削除する前に Exchange Online PowerShell を使用する必要があります。

静的ポリシー スコープと非アクティブなメールボックスの使用

適応型ポリシー スコープを使用せず、代わりに Microsoft 365 保持で 静的スコープを使用する場合 は、次の点を考慮してください。

• 静的ポリシー スコープには、既定の [すべてのメールボックス ] 構成を使用する場合の非アクティブなメールボックスが含まれますが、 特定の包含または除外ではサポートされません。 ただし、ポリシーの適用時にアクティブなメールボックスを持つ受信者を含めたり除外したりして、後でメールボックスが非アクティブになった場合、保持設定は引き続き適用または除外されます。 このシナリオでは、 特定の包含制限と除外制限 が引き続き適用されます。

  注:

  これは、既定の [ すべてのメールボックス ] の選択に適用される静的スコープを使用した新しい Microsoft 365 保持設定には、既存のすべての非アクティブなメールボックスが自動的に含まれます。

• 特定の受信者を含めるように [ すべてのメールボックス ] の既定の選択を変更すると、ポリシーの保持設定は非アクティブなメールボックスに適用されなくなり、自動削除の対象になります。

• 非アクティブなメールボックスに適用されているアイテム保持ポリシーを解放する場合は、「保持 ポリシーのリリース」を参照してください。

非アクティブなメールボックスと電子情報開示のケース保持

電子情報開示ケースに関連付けられた保留がメールボックスに配置され、そのメールボックスまたはユーザーのアカウントが削除されると、メールボックスは非アクティブなメールボックスになります。 ただし、電子情報開示ケース ホールドを使用してメールボックスを非アクティブにしないでください。 That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. ある時点で、訴訟は終了し、訴訟に関連付けられている保留は削除され、電子情報開示訴訟は閉じられる可能性があります。 実際、非アクティブなメールボックスに対して設定された保留が電子情報開示ケースに関連付けられていて、保留が解除されるか、電子情報開示ケースが閉じられた (または削除された) 場合、非アクティブなメールボックスは完全に削除されます。 また、時間ベースの電子情報開示ホールドを作成することはできません。 この条件は、非アクティブなメールボックス内のコンテンツは、永久に、または保留が削除されて非アクティブなメールボックスが削除されるまで保持されることを意味します。 そのため、非アクティブなメールボックスには Microsoft 365 保持を使用してください。

電子情報開示ホールドと Microsoft 365 保持の違いの詳細については、「 アイテム保持ポリシーと保持ラベルまたは電子情報開示ホールドをいつ使用するか」を参照してください。

アクティブでないメールボックスと自動拡張アーカイブ

自動拡張アーカイブで構成されている非アクティブなメールボックスは、回復も復元もできません。 コンプライアンス上の理由から、自動拡張アーカイブを使用して非アクティブなメールボックスからデータを回復する必要がある場合は、コンテンツ検索を使用してメールボックスからデータをエクスポートします。 この操作は電子情報開示の目的でのみサポートされており、バックアップ ソリューションとして使用することはできません。 電子情報開示でデータの回復に検索を使用する手順については、「電子情報開示でケースの検索を作成する」を参照してください

非アクティブなメールボックスと Exchange MRM アイテム保持ポリシー

Exchange アイテム保持ポリシー (Exchange Online のメッセージング記録管理 (MRM) 機能) を適用しても、ユーザー アカウントが削除されたときに非アクティブなメールボックスが作成されません。

ただし、非アクティブになる前にこの MRM 保持ポリシーがメールボックスに適用されていた場合、削除ポリシー ( 削除 アクションで構成された MRM 保持タグ) は引き続き非アクティブなメールボックスで処理されます。 つまり、MRM 削除ポリシーでタグ付けされたアイテムは、保持期間の期限が切れると、 回復可能なアイテム フォルダー に移動されます。 それらのアイテムは保持期間を過ぎると非アクティブなメールボックスから消去されます。 非アクティブなメールボックスの保持期間が指定されていない場合、[回復可能なアイテム] フォルダー内のアイテムは無期限に保持されます。

逆に、非アクティブなメールボックスに割り当てられた MRM 保持ポリシーに含まれるアーカイブ ポリシー ( MoveToArchive アクションで構成された MRM 保持タグ) は無視されます。 つまり、非アクティブなメールボックス内のアーカイブ ポリシーのタグが付けられたアイテムは、保持期間を過ぎてもプライマリ メールボックスに残ります。 それらのアイテムは、アーカイブ メールボックスやアーカイブ メールボックス内の [回復可能なアイテム] フォルダーに移動されません。 無期限に保持されます。

次の手順

メールボックスを非アクティブにし、回復、復元、削除などの管理を行うには、「 非アクティブなメールボックスの作成と管理」を参照してください。