Oversikt over budsjettering

Nesten alle organisasjoner som bruker økonomifunksjonalitet i Microsoft Dynamics 365 Finance må opprette rapporter om budsjett kontra faktiske data. Denne artikkelen forklarer minimumskonfigurasjonen du trenger for å opprette budsjetter i finans og drift, eller laste dem inn fra et tredjepartsprogram.

Overview

Du opprettholder det godkjente budsjettet for en juridisk enhet i et dokument som kalles en budsjettregisteroppføring. Linjene i et budsjettregisteroppføringsdokument kalles budsjettkontooppføringer . De inneholder informasjon om økonomiske dimensjoner, datoer og beløpene i det godkjente budsjettet. Dokumentet for budsjettregisteroppføring integreres med grunnleggende økonomirapporter og forespørselssider der faktiske beløp i hovedboken sammenlignes med budsjettbeløp.

Du kan opprette budsjettregisteroppføringer på flere måter:

• Manuelt registrere dokumentinformasjon på siden Budsjettregisteroppføringer.
• Bruk den Microsoft Excel malen du kan åpne ved å velge Åpne i Excel-knappen på Budsjettoppføringersiden.
• Bruk dataenheten Budsjettkontooppføringer i Databehandling for å importere budsjettregisteroppføringer. Vurder å bruke denne metoden og slå på set-basert behandlingsparameter når du må importere mange budsjettkontooppføringer.
• Hvis firmaet bruker funksjonaliteten for planlegging av budsjett til å klargjøre budsjettdata, kan du bruke den periodiske prosessen Generer budsjettregisteroppføring.

Budsjettregisteroppføringen vurderes som fullført når du oppdaterer budsjettsaldoene. Velg Oppdater budsjettsaldoer for en valgt budsjettregisteroppføring eller flere oppføringer på siden Budsjettregisteroppføringer. Når du har oppdatert budsjettsaldoene, endres statusen for budsjettregisteroppføringen til Fullført. Du kan ikke åpne en ferdig budsjettregisteroppføring på nytt for redigeringer. Hvis du må justere budsjettdataene, må du derfor opprette en ny budsjettregisteroppføring i stedet for å korrigere data i den fullførte budsjettregisteroppføringen.

Konfigurasjon

Når du konfigurerer budsjettering, starter du på siden Budsjetteringsparametere. Du må definere budsjettjournalen, nummerserien for budsjettregisteroppføringer og standard virkemåte i arbeidsområdene på denne siden.

På siden Budsjetteringsparametere er følgende felt tilgjengelige:

• Fordelingsnøkkel – Dette feltet bestemmer hvordan beløpet for en budsjettkontooppføring fordeles i en kontantstrømprognose.
• Bruk regler for budsjettoverføringer – Velg dette alternativet for å aktivere budsjettoverføringer.
• Vis forespørsel om eldre budsjettanalyse – Velg dette alternativet for å vise den eldre budsjettanalyseforespørselen.
• Standard kontostruktur – Merk av i dette markeringsfeltet for å fylle ut kontostrukturen i budsjettregisteret automatisk, basert på hovedkontoen. Dette markeringsfeltet er tilgjengelig hvis funksjonen Standard kontostrukturen i budsjettregisteroppføringen er aktivert i Funksjonsbehandling.
• Budsjettjournal – Velg et journalnavn for budsjettbevilgninger. Dette feltet er tilgjengelig hvis feltet Aktiver budsjettbevilgning er valgt på siden Parametere for økonomimodul.

Hvis policyer styrer godkjenningen av budsjettregisteroppføringer basert på budsjetttype (for eksempel overføringer eller revisjoner), oppretter du arbeidsflyter for budsjettregisteroppføringer på budsjettarbeidsflytsiden . Hvis det finnes situasjoner der overføringer kan være tillatt uten godkjenning av arbeidsflyt, kan du definere regler for budsjettoverføring for å støtte disse scenariene.

Velg de økonomiske dimensjonene som brukes til budsjettering, på budsjettdimensjoner-siden , basert på dimensjonene som brukes i kontoplanen. Du kan velge alle finansdimensjoner eller et delsett av dem for budsjettering.

Definer en budsjettmodell som samsvarer med alle eller noen av budsjettene. Du kan bruke en enkelt budsjettmodell for alle budsjettregisteroppføringer. Du kan også opprette egne modeller som er basert på budsjettypen, den geografiske plasseringen eller en annen måte som et budsjett kan klassifiseres på.

Opprett budsjettkoder som identifiserer typen budsjettransaksjoner som skal registreres og eventuell tilknyttet arbeidsflyt. Budsjettkoder kan støtte følgende budsjettyper:

• Opprinnelig budsjett
• Overfør
• Revisjon
• Disposisjon
• Forhåndsdisposisjon
• Overført budsjett

Budsjettkoder gir et revisjonsspor av godkjente budsjettendringer i løpet av budsjettsyklusen. Hvis du knytter en arbeidsflyt til en budsjettkode, aktiveres arbeidsflyten for alle budsjettregisteroppføringer som bruker denne budsjettkoden, og arbeidsflyttrinn må fullføres før budsjettregisteroppføringen kan nå fullført-fasen .

Du kan også sette opp regler for budsjettoverføring. Hvis du vil bruke regler for budsjettoverføring, velger du Bruk regler for budsjettoverføringer på Budsjettparametere-siden. Når budsjettoverføringsregler brukes, oppdateres ikke budsjettsaldoer hvis en bruker oppretter et dokument ved hjelp av en budsjettkode av overføringstypen hvis budsjettoverføringsreglene brytes. Du kan for eksempel tillate budsjettoverføringsdokumenter der utgiftsbudsjettet overføres mellom hovedkontoene for salgs- og markedsføringsavdelingen, men kan forby at budsjettet overføres fra eller til denne avdelingen med mindre arbeidsflytgodkjenning er gitt for den typen budsjettkontooppføring.

Funksjonalitet som ble introdusert i Microsoft Dynamics 365 Finance versjon 10.0.7 (januar 2020) gir funksjonalitet og fleksibilitet for budsjettregisteroppføringer. Hvis du vil aktivere disse forbedringene, går du til Funksjonsbehandling-arbeidsområdet og velger Budsjettregisteroppføringer bare for antall og/eller Standard beløpstype for budsjettregisteroppføringer.

Med funksjonen for Budsjettregisteroppføringer bare for antall kan du postere en budsjettregistreringsoppføring med bare antall-beløp. Du kan for eksempel postere en budsjettoppføring med et antall på 32 og en pris på null, som resulterer i et beløp på null. Du kan deretter bruke dette antallet i konteksten til en regnskapsrapport for å bestemme en pris per antall. Ingen forespørsler eller rapporter ble oppdatert som en del av denne funksjonen. med funksjonen kan du bare legge inn et beløp på null.

Funksjonen for Standard beløpstype for budsjettregisteroppføringer tillater at standard beløpstype i en budsjettregisteroppføring er en annen beløpstype enn utgift. Budsjettregisteroppføringslinjen er nå standard for utgifter når hovedkontotypen er utgifter. som standard brukes omsetning når hovedkontotypen er omsetning. og det er standard utgifter for alle andre kontotyper.

Bruke arbeidsområder og forespørselssider til å spore budsjett i forhold til faktisk

Budsjettlederen kan gå gjennom gjeldende tilstand for et budsjett i arbeidsområdet Finansbudsjetter og prognoser. Kategoriene for utgifter over budsjett og omsetning under budsjett gir en rask oversikt over kombinasjonene av finansdimensjoner der budsjettmål ikke oppfylles, eller er nærmer seg terskelen. Du kan tilpasse budsjetterskelprosenten og finansdimensjonssettene som brukes i disse kategoriene ved å klikke Konfigurer mitt arbeidsområde. Du kan velge enhetsledere for å se arbeiderne som er ansvarlige for bestemte kombinasjoner av økonomiske dimensjoner som er valgt på disse fanene. Hvis du for eksempel ser at Utgiftsbudsjett for driftsavdelingen overskrider budsjetterskelen, kan du enkelt finne og kontakte lederen for driftsavdelingen for å diskutere saken.

Forespørselssiden Faktisk i forhold til budsjett lar deg drille ned til detaljene for budsjettbeløp kontra faktiske beløp. Velg en linje på forespørselssiden, og velg deretter Periodesaldoer for å se budsjett og faktiske beløp fordelt på tvers av regnskapsperioder. Siden Budsjettkontooppføringer inneholder gjennomgang til detaljene for budsjettbeløpet i budsjettregisteroppføringer. Siden Økonomijournaloppføringer åpner finanstransaksjonene som er inkludert i det beregnede faktiske beløpet.

Et selskap som bruker budsjettplanleggingsfunksjonalitet, kan opprette og bruke budsjettprognoser i arbeidsområdet for finansbudsjetter og prognoser .