Solicitações do titular dos dados do Dynamics 365 e Power Platform para GDPR e CCPA

Este guia discute como usar os produtos, serviços e ferramentas administrativas da Microsoft para ajudar nossos clientes controladores a localizar e agir sobre dados pessoais para responder a solicitações de DSR. Especificamente, esse processo inclui como localizar, acessar e agir em relação a dados pessoais ou informações pessoais que residem na nuvem da Microsoft.

Para obter definições de terminologia do GDPR, consulte Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Para obter informações sobre a função da Microsoft como processadora de dados, consulte Microsoft como processadora de dados.

Para obter informações gerais sobre o processo de DSR, incluindo as etapas do ciclo de vida de DSR, como usar os guias específicos do produto e como as DSRs se aplicam aos locatários do Microsoft Entra ID, consulte Solicitações de Titulares de Dados e GDPR e CCPA.

Terminologia adicional para este guia

• Dados do Cliente: Todos os dados, incluindo todos os arquivos de texto, som, vídeo ou imagem e software que um cliente fornece à Microsoft, ou em nome de um cliente, por meio do uso do serviço corporativo. Os Dados do Cliente incluem (1) informações identificáveis de usuários (por exemplo, nomes de usuário e informações de contato no Microsoft Entra ID) e (2) Conteúdo do Cliente que um cliente carrega ou cria em serviços específicos (por exemplo, conteúdo do cliente em uma conta de Armazenamento do Azure, conteúdo do cliente de um Banco de Dados SQL do Azure ou a imagem da máquina virtual de um cliente no Azure Máquinas Virtuais).
• Logs gerados pelo sistema: logs e dados relacionados gerados pela Microsoft que ajudam a Microsoft a fornecer serviços corporativos aos usuários. Os logs gerados pelo sistema contêm principalmente dados pseudonimizados, como identificadores exclusivos. Normalmente, um número gerado pelo sistema não pode, por si só, identificar uma pessoa individual, mas é usado para fornecer os serviços corporativos aos usuários.

Como este guia pode ajudar você a cumprir suas responsabilidades de controlador

Este guia, dividido em duas partes, descreve como usar os produtos, serviços e ferramentas administrativas do Dynamics 365 para ajudá-lo a encontrar e agir sobre os dados no Microsoft Cloud em resposta a solicitações de titulares de dados que estão exercendo seus direitos sob o GDPR. A primeira parte aborda os dados pessoais incluídos nos dados do cliente. A segunda parte aborda outros dados pessoais pseudonimizados capturados em logs gerados pelo sistema.

• Parte 1: Respondendo a solicitações de direitos do titular dos dados (DSR) para dados pessoais incluídos nos dados do cliente: A Parte 1 deste guia discute como acessar, retificar, restringir, excluir e exportar dados pessoais de aplicativos do Dynamics 365 (software como serviço). Esses dados pessoais são processados como parte dos dados do cliente que você fornece ao serviço online.
• Parte 2: Respondendo a solicitações de direitos do titular dos dados para Dados Pseudônimos: Quando você usa os serviços do Dynamics 365 Enterprise, a Microsoft gera algumas informações (chamadas neste documento de logs gerados pelo sistema) para fornecer o serviço. Essas informações são limitadas ao volume de uso deixado pelos usuários para identificar suas ações no sistema. Embora esses dados não possam ser atribuídos a um titular de dados específico sem o uso de informações adicionais, alguns deles podem ser considerados pessoais de acordo com o GDPR. A Parte 2 deste guia discute como acessar, excluir e exportar logs gerados pelo sistema produzidos pelo Dynamics 365.

Preparar-se para investigações de direitos do titular dos dados

Quando titulares de dados exercem seus direitos e fazem solicitações, considere os seguintes pontos:

• Identifique adequadamente a pessoa e a função, como funcionário, cliente, fornecedor, usando informações que o titular dos dados fornece como parte de sua solicitação. Essas informações podem ser um nome, uma ID de funcionário ou número de cliente ou outro identificador.
• Registre a data e a hora da solicitação. (Você tem um mês para concluir a solicitação.)
• Afirmar que a solicitação atende aos requisitos da sua organização para honrar ou recusar a solicitação de um titular de dados. Por exemplo, certifique-se de que a execução da solicitação não entre em conflito com quaisquer outras obrigações legais, financeiras ou regulatórias que você tenha, nem infrinja os direitos e as liberdades de outras pessoas.
• Verifique se tem as informações relacionadas à solicitação.

Parte 1: Respondendo a Solicitações de Direitos do Titular dos Dados para dados pessoais incluídos nos dados do cliente

Nos artigos a seguir, você encontrará informações para ajudá-lo a se preparar e responder às solicitações de DSR para dados pessoais incluídos em Dados do Cliente processados no Dynamics 365. É importante observar que os dados pessoais podem estar presentes em outras categorias de dados processados pela Microsoft durante o serviço de uma assinatura de serviços online, como dados do administrador ou dados dos Serviços Profissionais. Este documento limita-se a ajudá-lo no processo de descoberta e gerenciamento de solicitações DSR que afetam os dados pessoais presentes nos dados do cliente que você fornece ao Dynamics 365.

O Dynamics 365 é um conjunto de serviços online que oferece vários recursos de processamento de dados como um software como serviço (SaaS). Dessa forma, o Dynamics 365 oferece uma ampla gama de funcionalidades destinadas a processar uma coleção diversificada de dados. Esses dados podem variar por natureza, finalidade ou outros atributos específicos, como dados de vendas, transações, finanças, informações de RH e muito mais. À luz dessa diversidade, o Dynamics 365 oferece vários formulários, campos, esquemas, pontos de extremidade e lógica para processar dados do cliente. Essa diversidade também se reflete nas várias maneiras pelas quais as solicitações de DSR podem ser abordadas em cada aplicativo. Quando os aplicativos do Dynamics 365 oferecem várias maneiras de lidar com solicitações específicas de DSR, este guia aponta para as descrições técnicas oferecidas por cada aplicativo.

Dynamics 365

Localizar dados do cliente

A primeira etapa ao responder a uma solicitação de direitos de entidade de dados é procurar e identificar os dados do cliente que estão sendo solicitados.

O Dynamics 365 Customer Service, o Dynamics 365 Field Service, o Dynamics 365 Sales, o Dynamics 365 Project Operations e o Dynamics 365 Customer Insights são chamados coletivamente de "aplicativos de engajamento do cliente" neste documento. O Dynamics 365 Guides e o Dynamics 365 Remote Assist são mencionados coletivamente como "aplicativos de realidade mista" neste documento. Classificar os dados do cliente adequadamente é a base do trabalho com dados pessoais em aplicativos de negócios de envolvimento do cliente. Os aplicativos de envolvimento do cliente oferecem flexibilidade para criar uma extensão de aplicativo em torno da classificação de dados. A classificação adequada permite identificar informações como dados pessoais, possibilitando localizá-las e recuperá-las ao responder a solicitações de um titular de dados. Ela também pode ajudar a permitir a conformidade com requisitos legislativos e regulatórios para coleta e gerenciamento de dados pessoais.

A Microsoft fornece recursos que ajudam você a responder às solicitações de direitos do titular dos dados e, assim, acessar os dados do cliente. No entanto, é sua responsabilidade garantir que os dados pessoais sejam localizados e classificados adequadamente.

Os aplicativos de envolvimento do cliente do Dynamics 365 e os aplicativos de realidade mista (conforme referenciado anteriormente) fornecem vários métodos para pesquisar dados pessoais em registros, como: Pesquisa de localização avançada e Pesquisa de registros. Todas essas funções permitem identificar (localizar) dados pessoais.

• Pesquisa de Localização Avançada
• Pesquisa por Registros entre vários tipos de registro

No Dynamics 365 for Customer Insights - Jornadas, você tem a capacidade adicional de utilizar as Visualizações de Insights em contatos ou leads para identificar pontos de dados adicionais, como interações de marketing.

O Dynamics 365 Commerce, o Dynamics 365 Finance, o Dynamics 365 Human Resources, o Dynamics 365 Project Operations e o Dynamics 365 Supply Chain Management fornecem várias maneiras de Pesquisar dados do cliente. Um administrador locatário pode executar as seguintes ações para pesquisar dados dos clientes:

• Organize os dados do cliente de uma forma que atenda ao propósito de descobrir rapidamente os dados pessoais. Veja como classificar o inventário de dados para essa finalidade.
• Use o Relatório de pesquisa de pessoa para localizar e coletar dados pessoais.
• Expanda o relatório de pesquisa de pessoa criando uma nova entidade ou ampliando uma existente.
• Use os recursos de pesquisa e filtragem para localizar dados pessoas específicos e exportar dados usando o recurso de exportação do Microsoft Office ou imprima essas informações em PDF usando extensões do navegador.
• Crie um formulário personalizado que localize e exporte dados pessoais.
• Crie um portal externo ou site que permita que um cliente autenticado veja seus dados pessoais.

Se você estiver usando os complementos de comércio eletrônico do Dynamics 365 Commerce listados na seção a seguir, consulte os seguintes recursos para processos DSR adicionais.

• Classificações & avaliações
• Construtor de Sites

O Dynamics 365 Business Central fornece várias maneiras de pesquisar dados do cliente. Para saber mais, confira Pesquisar, filtrar e classificar dados.

O Dynamics 365 Customer Voice fornece várias maneiras de pesquisar dados do cliente. Para obter detalhes, consulte Descobrir dados.

Forneça uma cópia dos dados do cliente

Você pode exportar dados do cliente em aplicativos de engajamento de clientes do Dynamics 365 e aplicativos de realidade mista (conforme referenciado anteriormente) usando os recursos abrangentes de exportação de entidades. Exporte os dados do cliente para um arquivo estático do Excel para facilitar uma solicitação de portabilidade de dados. Usando o Excel, você pode editar os dados pessoais a serem incluídos na solicitação de portabilidade e salvá-los em um formato legível por máquina comumente usado, como .csv ou .xml. Você também pode exportar registros de aplicativos de envolvimento do cliente do Dynamics 365 por meio da API Web do Microsoft Dataverse.

Para o Dynamics 365 for Customer Journeys - Insights, uma API dedicada permite que os clientes criem extensões que recuperam registros adicionais de interações capturadas com clientes que podem conter dados pessoais. A API carrega todas as informações relevantes do sistema de back-end e as reúne em um único documento portátil.

Você pode exportar dados de clientes no Dynamics 365 Commerce, no Dynamics 365 Finance, no Dynamics 365 Human Resources e no Dynamics 365 Supply Chain Management usando os recursos abrangentes de exportação de entidades. Usando entidades de gerenciamento e integração de dados, a Administração do Locatário pode usar entidades fornecidas, criar novas entidades ou estender entidades existentes para exportação de dados pessoais repetíveis para o Excel ou muitos outros formatos comuns usando trabalhos de importação e exportação de dados. Como alternativa, você pode exportar várias listas para um arquivo estático do Excel para facilitar uma solicitação de portabilidade de dados. Ao exportar dados do cliente para o Excel, você pode editar os dados pessoais a serem incluídos na solicitação de portabilidade e salvar o arquivo como um formato legível por máquina comumente usado, como .csv ou .xml. Você também pode considerar o uso do relatório de pesquisa de pessoa para fornecer ao titular dos dados os dados que você classificou como dados pessoais.

No Dynamics 365 Business Central, você pode usar dois recursos para fornecer uma cópia dos dados do cliente a um titular de dados:

• Você pode exportar dados do cliente para um arquivo do Excel. No Excel, você pode editar os dados do cliente a serem incluídos na solicitação de portabilidade e salvá-los em um formato legível por máquina comumente usado, como .csv ou .xml. Para saber mais, confira exportar dados corporativos para o Excel.
• No Dynamics 365 Customer Voice, você pode exportar perguntas, convites e respostas da pesquisa para um arquivo do Excel. No Excel, você pode editar os dados a serem incluídos na solicitação de portabilidade e salvá-los em um formato legível por máquina comumente usado, como .csv ou .xml. Para obter detalhes, consulte Exportando os dados da pesquisa para o Excel.

Retificar os dados do cliente

Os aplicativos de envolvimento do cliente do Dynamics 365 e os aplicativos de realidade mista fornecem os seguintes métodos para corrigir dados imprecisos ou incompletos do cliente ou apagar dados do cliente:

• Pesquise dados do cliente usando os recursos mencionados em "Localizar dados do cliente" e edite diretamente os dados em aplicativos de envolvimento do cliente. Você pode fazer edições em um único nível de linha ou modificar várias linhas diretamente.
• Edite em massa vários registros de aplicativos do Customer Engagement usando o suplemento do Microsoft Office para exportar dados para o Microsoft Excel, faça suas alterações e importe esses dados modificados do Excel para aplicativos do Customer Engagement.

No Dynamics 365 Commerce, no Dynamics 365 Finance, no Dynamics Human Resources e no Dynamics 365 Supply Chain Management, você também pode usar ferramentas de personalização, mas é responsável pela decisão e pela implementação.

O Dynamics 365 Business Central oferece duas maneiras de corrigir dados imprecisos ou incompletos do cliente.

Para editar rapidamente vários registros em massa do Business Central, exporte listas para o Excel usando o suplemento Business Central Excel para corrigir vários registros e, em seguida, publique os dados modificados do Excel no Business Central. Para obter detalhes, consulte Exportando seus dados corporativos para o Excel.

Você pode alterar os dados do cliente armazenados em qualquer campo - como informações sobre um cliente no Customer card - editando manualmente o elemento de dados que contém os dados pessoais de destino. Para saber mais, confira inserir dados.

O Dynamics 365 Customer Voice oferece a capacidade de modificar dados relacionados a Projetos e Pesquisas. Para obter mais detalhes, consulte Gerenciar meus projetos e Gerenciar minhas pesquisas.

Nota curta sobre como modificar entradas em transações de negócios

Registros transacionais, como entradas gerais, de clientes e de contabilidade, são essenciais para a integridade de um sistema de planejamento de recursos empresariais. Você mantém os dados pessoais que fazem parte de uma transação financeira ou outra "como estão" para conformidade com a legislação financeira (por exemplo, leis tributárias), prevenção de fraude (como trilha de auditoria de segurança) ou conformidade com certificações do setor. Portanto, o Dynamics 365 Commerce, o Dynamics 365 Finance, o Dynamics 365 Supply Chain Management, o Dynamics 365 Human Resources, o Dynamics 365 Project Operations e O Dynamics 365 Business Central restringe a modificação de dados nesses registros.

Para o Dynamics 365 Business Central, se você armazenar dados pessoais em registros de transações comerciais, a única maneira de corrigir, excluir ou restringir o processamento de dados pessoais para atender à solicitação de um titular de dados é usar os recursos de personalização. A decisão de honrar uma modificação na solicitação do titular dos dados e implementá-la é de sua responsabilidade.

Restringir o processamento de dados do cliente

Ao receber uma solicitação de um titular de dados para restringir o processamento de dados do cliente, você pode facilmente extrair os dados do cliente afetados do serviço online e armazená-los em um contêiner separado (ou seja, armazenamento local ou serviço Web separado com recursos de isolamento de dados) isolado das funções de processamento oferecidas por qualquer aplicativo em nuvem.

O Dynamics 365 Business Central oferece mecanismos alternativos, como o bloqueio de processamento de dados, em que os usuários têm a capacidade de bloquear o registro de um titular de dados específico. Para saber mais, confira Restrição de processamento de dados para um titular de dados. Quando um registro é marcado como bloqueado, o Dynamics 365 Business Central interrompe o processamento dos dados de clientes desse titular de dados. Você não pode criar novas transações que usam um registro bloqueado. Por exemplo, você não pode criar uma nova fatura para um cliente quando o cliente ou o vendedor está bloqueado.

Excluir dados do cliente

Nos aplicativos de engajamento de clientes do Dynamics 365, quando um titular de dados solicitar que você exclua os dados do cliente, use um dos seguintes métodos:

• Para editar vários registros do Dynamics 365 em massa, use o suplemento do Microsoft Office para exportar dados para o Microsoft Excel, fazer suas alterações e importar esses dados modificados do Excel de volta para o serviço online.
• Para excluir dados do cliente armazenados em qualquer campo, localize os dados que deseja excluir e exclua manualmente o elemento de dados que contém os dados do cliente de destino. Por exemplo, você pode empregar uma exclusão irreversível no registro de contato que representa o titular dos dados e outros registros que contêm dados pessoais.

Além disso, para o Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, a exclusão de um contato garante que os dados de interação de marketing de saída com informações pessoais também sejam removidos. Para quaisquer campos ou entidades personalizados, você deve personalizar seu sistema para garantir que ele exclua todos os dados do cliente dos registros relacionados e os desvincule do registro de contato para que todas as informações pessoais sejam removidas. Os clientes que usam o módulo de marketing em tempo real devem tomar uma medida adicional para excluir os dados de interação de marketing.

Como alternativa, no Dynamics 365 Commerce, no Dynamics 365 Finance e no Dynamics 365 Supply Chain Management, use ferramentas de personalização para apagar ou modificar os dados do cliente.

No Dynamics 365 Business Central, quando um titular de dados solicitar que você exclua seus dados pessoais incluídos nos dados do cliente, use um dos seguintes métodos para resolver essa solicitação:

• Para editar rapidamente vários registros do Business Central em massa, exporte dados para o Excel usando o Suplemento do Excel do Business Central para excluir vários registros e, em seguida, publique essas alterações do Excel novamente no Business Central. Para obter detalhes, consulte Exportando seus dados corporativos para o Excel.
• Para excluir os dados do cliente armazenados em qualquer campo, exclua manualmente o elemento de dados que contém os dados do cliente de destino. Para saber mais, confira inserir dados.
• Para excluir diretamente os dados do cliente, exclua um contato e, em seguida, execute o trabalho em lotes Excluir Entradas de Log de Interações Canceladas para excluir interações desse contato.
• Para excluir documentos que contêm dados do cliente, exclua memorandos e faturas de vendas e compras lançadas.

Além da exclusão em massa ou individual de registros discretos, observe que somente os trabalhadores demitidos podem ser totalmente excluídos do Dynamics 365 for Human Resources. Siga estas etapas para excluir trabalhadores demitidos.

No Dynamics 365 Customer Voice, trate as solicitações de exclusão de dados das seguintes maneiras:

• Exclua o projeto. Se o projeto for excluído, todas as suas pesquisas e suas perguntas, convites e respostas serão excluídos permanentemente.
• Exclua um questionário específico. Se a pesquisa for excluída, todas as suas perguntas, convites e respostas serão excluídas permanentemente.

Para mais detalhes, consulte Excluir os dados do questionário.

Exportar dados do cliente

Para responder a uma solicitação de portabilidade de dados, você pode exportar dados do cliente em aplicativos de engajamento de clientes do Dynamics 365 e aplicativos de realidade mista usando os recursos abrangentes de exportação de entidades. Exporte os dados do cliente para um arquivo estático do Excel para facilitar uma solicitação de portabilidade de dados. Usando o Excel, você pode editar os dados pessoais para incluir na solicitação de portabilidade e salvá-los em um formato legível por máquina comumente usado, como .csv ou .xml.

Além disso, para o Dynamics 365 for Customer Insights - Journeys, é fornecida uma API dedicada que permite que os clientes criem extensões que recuperam registros adicionais de interações capturadas com clientes que podem conter dados pessoais. A API carrega todas as informações relevantes do sistema de back-end e as reúne em um único documento portátil.

O Dynamics 365 Commerce, o Dynamics 365 Finance, o Dynamics 365 Human Resources, o Dynamics 365 Project Operations e o Dynamics 365 Supply Chain Management oferecem gerenciamento de dados e entidades de integração que permitem entidades fornecidas, entidades recém-criadas ou entidades estendidas para uma exportação de dados pessoais repetível para o Excel ou vários outros formatos comuns usando trabalhos de importação e exportação de dados. Dados do cliente podem ser exportados para um arquivo estático do Excel para facilitar a solicitação de portabilidade de dados. Ao exportar dados do cliente para o Excel dessa maneira, você pode editar os dados pessoais para incluir na solicitação de portabilidade e salvar o arquivo como um formato legível por máquina comumente usado, como .csv ou .xml.

O Dynamics 365 for Finance and Operations e o Dynamics 365 Human Resources oferecem o relatório de pesquisa de pessoa para fornecer ao titular dos dados os dados que você classificou como dados pessoais.

O Dynamics 365 Business Central oferece os seguintes recursos:

• Você pode exportar dados do cliente para um arquivo do Excel. No Excel, você pode editar os dados do cliente a serem incluídos na solicitação de portabilidade, e depois salvar como um formato comum legível por máquina, como .csv ou .xml. Para saber mais, confira exportar dados corporativos para o Excel.

• No Dynamics 365 Customer Voice, você pode exportar perguntas, convites e respostas da pesquisa para um arquivo do Excel. No Excel, você pode editar os dados a serem incluídos na solicitação de portabilidade e salvá-los em um formato legível por máquina comumente usado, como .csv ou .xml. Para obter detalhes, consulte Exportando os dados da pesquisa para o Excel.

Processos de DSR para outros aplicativos do Dynamics 365

• Copilot para Finanças
• Copilot para Vendas
• Dataverse
• Dynamics 365 Contact Center
• Dynamics 365 Customer Insights - Data
• Dynamics 365 Customer Voice
• Dynamics 365 Fraud Protection
• Dynamics 365 Project Operations
• Dynamics 365 Sales Insights
• Dynamics 365 Sales

Processos de DSR para aplicativos da Power Platform

• Dataverse
• Microsoft Copilot Studio
• Power Apps
• Power Automate (Clientes Corporativos)
• Power Automate (Clientes MSA)
• Power Pages

Parte 2: Responder aos DSRs para logs gerados pelo sistema

A Microsoft também oferece a capacidade de acessar, exportar e excluir logs gerados pelo sistema que podem ser considerados pessoais de acordo com a definição ampla de "dados pessoais" do GDPR. Exemplos de logs gerados pelo sistema que podem ser considerados pessoais no GDPR incluem:

• Dados de uso de produtos e serviços, como os log de atividades do usuário
• Dados de solicitações e consultas de pesquisa do usuário
• Dados gerados por produtos e serviços como resultado da funcionalidade do sistema e da interação de usuários ou outros sistemas

Não há suporte para a capacidade de restringir ou corrigir dados nos logs gerados pelo sistema. Os dados em logs gerados pelo sistema constituem ações factuais conduzidas na nuvem da Microsoft e dados de diagnóstico. Modificações nesses dados comprometeriam o registro histórico de ações e aumentariam os riscos de fraude e segurança.

Acessar e exportar logs gerados pelo sistema

Os administradores de locatários podem acessar logs gerados pelo sistema associados ao uso de serviços e aplicativos do Dynamics 365 por um usuário específico. Os administradores de locatários podem exportar logs gerados pelo sistema usando o Microsoft Data Log Export. Para obter mais informações, consulte Solicitações de Titulares de Dados para a página GDPR da Central de Confiabilidade da Microsoft. Em Ferramentas de administração de DSR, selecione Saiba mais sobre a Exportação de Log de Dados.

Depois de criar uma nova solicitação, a página Gerenciar Solicitações de Usuário no portal do Azure lista a solicitação na qual você pode acompanhar seu status. Depois que uma solicitação for concluída, você poderá selecionar um link para acessar os logs gerados pelo sistema. A ferramenta de Exportação de Log de Dados da Microsoft exporta os logs para o local de Armazenamento do Azure da sua organização em até 30 dias após a criação da solicitação. Os dados são salvos em formatos de arquivo comuns que podem ser lidos por máquina, como JSON ou XML. Se você não tiver uma conta do Azure e um local de Armazenamento do Azure, precisará criar uma conta do Azure e um local de Armazenamento do Azure para sua organização para que a ferramenta de Exportação de Log de Dados possa exportar os logs gerados pelo sistema.

A tabela a seguir resume como acessar e exportar os logs gerados pelo sistema:

Excluir dados pessoais em logs gerados pelo sistema

Para excluir logs gerados pelo sistema recuperados por meio de uma solicitação de DSR, você deve remover o usuário do serviço e excluir permanentemente sua conta do Microsoft Entra. A exclusão permanente de uma conta de usuário remove os dados do usuário dos logs gerados pelo sistema, exceto os dados que podem comprometer a segurança ou a estabilidade do serviço, para quase todos os serviços do Dynamics 365 em 30 dias. Para obter mais informações sobre as ferramentas de administração de DSR na Central de Microsoft Entra Administração, consulte a página Solicitações de Titulares de Dados para o GDPR da Central de Confiabilidade da Microsoft.

Saiba mais

• Central de Confiabilidade da Microsoft