Definir o escopo de seu projeto

Este artigo faz parte do estágio Definição do Projeto de sua jornada de atualização, uma atividade que você conclui depois de criar uma coalizão de patrocínio e uma equipe de projeto a partir das partes interessadas que você identificou como fundamental para o sucesso do seu projeto. Antes de continuar, confirme se você concluiu as seguintes atividades:

• Partes interessadas do projeto alistadas

Reservar um tempo para definir a visão, o escopo, as metas e a governança do projeto ajudará a garantir que todas as partes interessadas do projeto estejam alinhados e trabalhando para alcançar os mesmos resultados finais. Isso é especialmente crítico, pois a equipe de prontidão técnica e a equipe de prontidão do usuário trabalharão de forma independente para reunir suas respectivas peças. Depois de concluir esta seção, consulte-a em todo o seu projeto para garantir que você esteja no caminho certo para alcançar o estado final desejado. Use as metas identificadas abaixo para medir seus resultados e mitigar conforme necessário.

Pontos de decisão	O que você quer realizar com este projeto (em outras palavras, por que você está fazendo isso)? Como é o sucesso? Quais são os riscos e qual é o seu plano para atenuá-los?
Próximas etapas	Discuta as seções a seguir com sua equipe de projeto e patrocinadores. Documente sua visão, escopo, metas e riscos para este projeto. Revisite sua equipe de projeto para validar que você envolveu a equipe certa.

Visão do projeto

Sua visão é o "quadro geral" ou eventual estado final que responde à pergunta: "Por que estamos fazendo este projeto?" Uma visão ideal aborda os impulsionadores de negócios da sua organização e as perspectivas de valor agregado do usuário, conforme mostrado nos exemplos a seguir:

• Impulsionador de negócios da organização: A padronização no Microsoft Teams está alinhada à transformação digital do local de trabalho e nos permite aumentar a eficiência operacional, eliminar soluções redundantes e economizar US$ 5 milhões.
• Valor agregado ao usuário: o Microsoft Teams (1) economiza tempo fornecendo um único local para anotações do projeto, documentos do Office, membros da equipe, conversas e reuniões; (2) simplifica a comunicação usando uma lista de contatos centralizada e rastreamento persistente de bate-papo para acesso rápido às suas conversas e (3) alivia a frustração de tentar encontrar aquele anexo de e-mail perdido armazenando e acessando arquivos em um só lugar.

Considere os seguintes pontos de discussão para ajudar a refinar sua visão:

• Descrição do processo de negócios atual

• Desafios com o processo de negócios existente

• Como a tecnologia pode ajudar a superar esses desafios

• Os resultados comerciais esperados e mensuráveis se esses desafios forem superados.

Escopo do projeto

Sua visão só pode ser realizada ao longo do tempo, através de várias fases. O escopo do projeto define o foco do seu projeto neste momento e serve para manter sua equipe de projeto focada em suas tarefas atuais, permitindo que você realize sua visão de longo prazo. Por exemplo, seu escopo pode exigir que você execute um piloto, implante uma carga de trabalho específica, como voz ou reuniões, ou habilite o Teams junto com o Skype for Business enquanto você planeja sua atualização ao longo do tempo. Como parte do escopo do projeto, você deve avaliar:

• Os vários modos de coexistência e quais seriam os ideais para sua organização.
• A melhor maneira de o Skype for Business e o Teams coexistirem antes de você mudar para o Teams.
• Se você deve realizar um piloto para validar a prontidão técnica e do usuário em sua organização.

Metas do projeto

Seus objetivos definem o resultado desejado e permitem medir o sucesso do projeto. As metas podem ser definidas como objetivos e resultados-chave (OKRs) e as medidas de sucesso do projeto podem ser definidas como indicadores-chave de sucesso (KSIs). É essencial que você obtenha participação total das partes interessadas do projeto na definição de OKRs e KSIs, para ajudar a garantir que eles tenham um senso de propriedade e alinhem essas medidas de sucesso às tarefas definidas do projeto. As metas devem incluir uma mistura de sucesso técnico e focado no usuário.

• Os OKRs contêm os objetivos definidos no início do projeto e os principais resultados medidos em uma cadência definida (por exemplo, mensal ou trimestralmente). Ao examinar seus principais resultados, você pode garantir que as entregas do projeto estejam dentro do cronograma ou identificar e mitigar problemas para colocar seu projeto de volta nos trilhos. Os OKRs são normalmente categorizados como "alcançados" ou "não alcançados".
• Os KSIs medem a qualidade e o sucesso dos principais resultados e complementam a natureza binária dos OKRs, detalhando resultados bons e/ou ruins. Ao definir KSIs, recomendamos que você use critérios "específicos, mensuráveis, atribuíveis, realistas, relacionados ao tempo" (SMART):
  • Específico: direcionar uma área específica para melhoria
  • Mensurável: quantificar ou, pelo menos, sugerir um indicador de progresso
  • Atribuível: especifique quem fará isso
  • Realista: indicar quais os resultados que podem ser alcançados de forma realista, tendo em conta os recursos disponíveis
  • Relacionado ao tempo: especifique quando os resultados podem ser alcançados

A tabela a seguir mostra exemplos de OKRs e KSIs para as fases iniciais de um projeto de atualização do Skype for Business para o Teams.

Riscos e mitigação

Com qualquer projeto, imprevistos ou outros fatores podem surgir e tirar seu projeto dos trilhos. É importante avaliar proativamente os riscos potenciais e definir um plano de mitigação para superar os problemas que possam surgir, para que seu projeto possa continuar em direção aos seus objetivos. Um registro de riscos é uma excelente ferramenta para rastrear os riscos do projeto, juntamente com a probabilidade e seu impacto potencial, e capturar seu plano de mitigação. A tabela a seguir mostra um exemplo de registro de risco.

Linha do Tempo

À medida que você define o escopo de sua jornada de atualização, certifique-se de definir uma linha do tempo para os principais marcos (por exemplo, habilitar o Teams junto com o Skype for Business para todos os usuários), além da data de conclusão. Uma linha do tempo definida ajuda sua equipe de projeto a conduzir em direção a um estado final consistente e informa o cronograma de trabalho correto, ajudando a garantir que seu projeto permaneça no caminho certo. Considere uma linha do tempo que não seja muito acelerada (onde as tarefas podem ser negligenciadas) ou muito distante (onde o ímpeto pode ser perdido). A linha do tempo ideal é responsável por:

• Prontidão do produto para conformidade e requisitos de cenário do usuário: consulte o roteiro do produto para avaliar quando o Teams estará pronto para sua organização.
• Grupos de atualização: determine se você habilitará o Teams ou atualizará usuários por grupos de atualização, o que pode afetar a linha do tempo de sua jornada geral de atualização.
• Fatores organizacionais, como congelamento de alterações, fim de ano fiscal, ciclos de vida de implantação: discuta e responda por quaisquer processos internos que possam influenciar a linha do tempo da atualização.
• Outras alterações que estão ocorrendo ao mesmo tempo ou próximo a ele: considere agrupar as alterações ou espaçá-las para facilitar uma experiência positiva do usuário e minimizar qualquer impacto na produtividade.
• Recursos: confirme a alocação de recursos com as partes interessadas do projeto para garantir que a equipe do projeto que você reuniu tenha largura de banda suficiente para concluir todas as tarefas necessárias.

Como ponto de referência, é fornecida uma linha do tempo de exemplo para as fases de pré-upgrade, atualização e pós-atualização da jornada do Upgrade Pro, que recomendamos que você ajuste conforme necessário para se alinhar às necessidades específicas de sua organização.

Depois de concluir as atividades descritas acima, você deve ter uma base sólida para seu projeto. Continue com suas atividades de planejamento de prontidão técnica e prontidão organizacional .

O Skype for Business Online foi aposentado em 31 de julho de 2021. Para maximizar a realização dos benefícios e garantir que sua organização tenha tempo adequado para concluir a atualização, recomendamos que você inicie sua jornada para o Microsoft Teams hoje mesmo.