Saiba mais sobre retenção para aplicativos Copilot & IA

Descrição do serviço Microsoft Purview

As informações neste artigo complementam o Saiba mais sobre retenção porque contém informações específicas para interações com o Copilot & aplicativos de IA.

Para outras cargas de trabalho, confira:

• Saiba mais sobre retenção para o Microsoft Office SharePoint Online e o Microsoft OneDrive
• Saiba mais sobre retenção para o Viva Engage
• Saiba mais sobre a retenção para o Exchange
• Saiba mais sobre retenção para o Teams

Para obter mais informações sobre a integração do Microsoft Purview com o Copilot & aplicativos de IA, confira Proteções de conformidade e segurança de dados do Microsoft Purview para aplicativos de IA generativa.

O que está incluído para retenção e exclusão

As políticas de retenção para aplicativos de IA incluem solicitações e respostas do usuário para o Microsoft 365 Copilot e o Copilot Studio, além de solicitações e respostas do usuário para outros Microsoft Copilots e aplicativos de IA generativa quando eles têm uma política de coleta com a configuração para capturar conteúdo. Essas mensagens podem ser retidas e excluídas por motivos de conformidade.

Os prompts do usuário incluem texto que os usuários digitam e a seleção de prompts de aplicativos de IA que são capturados como uma mensagem preenchida previamente. As respostas de aplicativos de IA incluem texto, links e referências. Para o Copilot no chat e nos canais do Teams, as respostas incluem resumos encadeados. Como as mensagens que indicam que uma resposta está em andamento não têm valor comercial, essas mensagens não são capturadas.

Como funciona a retenção com aplicativos de IA

Use esta seção para entender como seus requisitos de conformidade são atendidos pelo armazenamento e pelos processos de back-end e devem ser verificados por ferramentas de Descoberta Eletrônica em vez de por mensagens que estão visíveis no momento em seus aplicativos de IA, como o Copilot.

Você pode usar uma política de retenção para reter dados de mensagens no Copilot ou em outro aplicativo de IA e excluir essas mensagens. Nos bastidores, as caixas de correio do Exchange são utilizadas para armazenar os dados copiados dessas mensagens. Os dados de mensagens de IA generativa são armazenados em uma pasta oculta na caixa de correio do usuário que executa o aplicativo de IA. Essa pasta oculta não foi projetada para ser diretamente acessível a usuários ou administradores, mas, em vez disso, armazena dados que os administradores de conformidade podem pesquisar com ferramentas de Descoberta Eletrônica.

A caixa de correio do Exchange para reter essas mensagens tem o atributo RecipientTypeDetails de UserMailbox, que também armazena dados de mensagens para canais privados do Teams e usuários do Teams baseados em nuvem.

Depois que uma política de retenção é configurada para interações de aplicativos de IA, um trabalho de timer do serviço do Exchange avalia periodicamente os itens na pasta de caixa de correio oculta onde essas mensagens são armazenadas. O trabalho de temporizador leva de 1 a 7 dias para ser executado. Quando esses itens expiram o período de retenção, eles são movidos para a pasta SubstrateHolds — outra pasta oculta que está em cada caixa de correio do usuário para armazenar itens "excluídos temporariamente" antes de serem excluídos permanentemente.

As mensagens permanecem na pasta SubstrateHolds por pelo menos 1 dia e, em seguida, se estiverem qualificadas para exclusão, o trabalho de temporizador as excluirá permanentemente na próxima vez que for executado.

Depois que uma política de retenção é configurada, os caminhos que o conteúdo percorre dependem se a política de retenção é para reter e excluir, reter apenas ou excluir apenas.

Quando a política de retenção é reter e excluir, usando o Microsoft 365 Copilot como exemplo:

Na maioria dos cenários, essas mensagens não são removidas. Por exemplo, eles permanecem, mas são ocultos quando os usuários fecham uma janela de chat ou fecham o aplicativo. No entanto, as mensagens do Copilot são removidas nos seguintes cenários:

• Os usuários excluem (quando essa opção estiver disponível) o chat associado no Microsoft 365 Copilot Chat.
• Uma solicitação é enviada para excluir o histórico de todas as interações de um usuário com o Microsoft 365 Copilot.

Para os dois caminhos no diagrama:

1. Se as mensagens forem removidas do aplicativo de IA, a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds, onde permanecerá por pelo menos um dia. Quando o período de retenção expirar, a mensagem será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

2. Se as mensagens permanecerem no aplicativo de IA após o término do período de retenção, a mensagem será copiada para a pasta SubstrateHolds. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. Quando a mensagem está na pasta SubstrateHolds, ela é armazenada por pelo menos 1 dia e, em seguida, a mensagem é permanentemente excluída na próxima vez que o trabalho do temporizador for executado (normalmente entre 1 e 7 dias).

Quando o período de retenção expira e copia uma mensagem para a pasta SubstrateHolds, uma operação de exclusão é comunicada ao serviço de back-end do Copilot, que retransmite a mesma operação para o aplicativo do usuário com o Copilot. Atrasos nessa comunicação ou cache podem explicar por que, por um curto período de tempo, os usuários continuam a ver essas mensagens no Copilot.

Quando a política de retenção é somente retenção ou somente exclusão, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção reter somente

1. Se as mensagens forem removidas do seu aplicativo de IA , a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds após o período de retenção expirar. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. Se a política de retenção for configurada para reter permanentemente, o item permanecerá lá. Se a política de retenção tiver uma data de término para o período de retenção e ele expirar, a mensagem será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

2. Se as mensagens permanecerem em seu aplicativo de IA após o período de retenção expirar, nada acontecerá antes e depois do período de retenção; A mensagem permanece em seu local original.

Caminhos de conteúdo para a política de retenção excluir somente

1. Se as mensagens forem removidas do aplicativo de IA durante o período de retenção, a mensagem será movida para a pasta SubstrateHolds. A mensagem é armazenada na pasta SubstrateHolds por pelo menos 1 dia e será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

2. Se as mensagens permanecerem em seu aplicativo de IA após o período de retenção expirar, a mensagem será copiada para a pasta SubstrateHolds. Esta ação normalmente leva de 1 a 7 dias partir da data de vencimento. A mensagem é mantida lá por pelo menos 1 dia e depois será excluída permanentemente na próxima vez que o trabalho de temporalizador for executado (normalmente de 1 a 7 dias).

Fluxos e intervalos de exemplo para políticas de retenção

Use os exemplos a seguir para ver como os processos e intervalos explicados nas seções anteriores se aplicam às políticas de retenção que possuem as seguintes configurações:

• Exemplo 1: Reter por 30 dias e depois excluir
• Exemplo 2: Excluir somente após 1 dia

Para todos os exemplos que se referem à exclusão permanente, devido aos princípios de retenção, esta ação será suspensa se a mensagem estiver sujeita a outra política de retenção para reter o item ou se estiver sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.

Exemplo 1: Reter por 30 dias e depois excluir

No dia 1, um usuário envia um prompt para o Copilot e o prompt é removido após 10 dias.

Resultado da retenção:

• Após o dia 10, a mensagem é movida para a pasta SubstrateHolds, onde ainda pode ser pesquisada com ferramentas de Descoberta Eletrônica.
• Após o fim do período de retenção (30 dias a partir do 1º dia), a mensagem é permanentemente excluída, normalmente de 1 a 7 dias, após o período mínimo de 1 dia e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Exemplo 2: Excluir somente após 1 dia

No dia 1, um usuário envia um prompt para o Copilot e esse prompt não é removido do Copilot.

Exemplo de resultado de retenção se o prompt do usuário não for removido:

• 5º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o início do período de retenção no 2º dia):

  • A mensagem é copiada para a pasta SubstrateHolds e permanece lá por pelo menos 1 dia.

• 9º dia (normalmente de 1 a 7 dias após o período mínimo de 1 dia na pasta SubstrateHolds):

  • A mensagem é excluída permanentemente e não será retornada com pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Como o exemplo mostra, embora seja possível configurar uma política de retenção para excluir mensagem após somente um dia, o serviço passa por vários processos para garantir uma exclusão compatível. Como resultado, uma ação de exclusão após 1 dia pode levar 16 dias antes que a mensagem seja excluída permanentemente para não ser retornada em pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Quando um usuário sair da organização

Se um usuário sair da organização e sua conta do Microsoft 365 for excluída, o Copilot e outras mensagens de aplicativos de IA sujeitas à retenção serão armazenadas em uma caixa de correio inativa. As mensagens permanecem sujeitas a qualquer política de retenção que foi colocada no usuário antes de sua caixa de correio se tornar inativa, e o conteúdo está disponível para uma pesquisa de Descoberta Eletrônica. Para obter mais informações, consulte Saiba mais sobre caixas de correio inativas.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se você estiver pronto para configurar uma política de retenção para interações do Copilot, consulte Criar e configurar políticas de retenção.