Saiba mais sobre retenção para o SharePoint e o OneDrive

Descrição do serviço Microsoft Purview

As informações contidas neste artigo complementam Saiba mais sobre retenção porque são informações específicas para o SharePoint e o OneDrive.

Para outras cargas de trabalho, confira:

• Saiba mais sobre retenção para o Microsoft Teams
• Saiba mais sobre retenção para o Viva Engage
• Saiba mais sobre a retenção para o Exchange
• Saiba sobre a retenção para o Copilot

O que está incluído para retenção e exclusão

Todos os arquivos armazenados nos sites do SharePoint (e do SharePoint Embedded) ou do OneDrive podem ser retidos aplicando uma política de retenção ou um rótulo de retenção. Para o SharePoint, há suporte para sites arquivados além dos sites ativos.

Os seguintes arquivos podem ser excluídos:

• Quando você usa uma política de retenção: Todos os arquivos em bibliotecas de documentos, que incluem quaisquer bibliotecas de documentos do Microsoft Office SharePoint Online criadas automaticamente, como Ativos de Sites.

• Quando você usa rótulos de retenção: todos os arquivos em todas as bibliotecas de documentos e todos os arquivos no nível raiz que não estão em uma pasta.

Files que podem ser retidos e excluídos incluem aqueles usados pelo Microsoft Loop e Páginas do Copilot. Para esses aplicativos, o conteúdo pode ser armazenado em contêineres do SharePoint Embedded. Embora os contêineres não sejam sites do SharePoint, para fins de retenção e exclusão, eles se comportam da mesma forma que os sites do SharePoint. Para obter mais informações sobre onde os arquivos são armazenados, consulte Visão geral do armazenamento do Loop.

Os itens de lista não têm suporte por políticas de retenção, mas têm suporte por rótulos de retenção, com exceção dos itens nas listas do sistema. Essas são listas ocultas usadas pelo Microsoft Office SharePoint Online para gerenciar o sistema e incluem o catálogo da página mestra, o catálogo de soluções e as fontes de dados. Quando os rótulos de retenção são aplicados aos itens de lista com suporte, eles sempre serão mantidos de acordo com as configurações de retenção, mas não serão excluídos se estiverem ocultos da pesquisa.

Quando você aplica um rótulo de retenção a um item de lista compatível que tem um anexo de documento:

• Para uma etiqueta de retenção padrão (não declara o item como um registro):
  • O anexo do documento não herda automaticamente as configurações de retenção do rótulo, mas pode ser rotulado de forma independente.
• Para uma etiqueta de retenção que declara o item um registro:
  • O anexo do documento herda automaticamente as configurações de retenção da etiqueta se o documento ainda não estiver etiquetado.

As configurações de retenção de políticas de retenção e rótulos de retenção não se aplicam a estruturas organizacionais que incluem bibliotecas, listas, pastas e espaços de trabalho do Loop.

Para políticas de retenção e políticas de rótulo: os sites do SharePoint devem ser indexados para que as configurações de retenção sejam aplicadas. No entanto, se os itens nas bibliotecas de documentos do Microsoft Office SharePoint Online forem configurados para não aparecer nos resultados da pesquisa, essa configuração não excluirá os itens das configurações de retenção.

Se um site estiver configurado com o parâmetro Set-SPOSiteLockState definido como NoAccess ou ReadOnly, os itens nesse site não poderão ser excluídos com essa configuração de site.

Como funciona a retenção para o SharePoint e o OneDrive

Para armazenar o conteúdo que precisa ser retido, o Microsoft Office SharePoint Online e o OneDrive criam uma biblioteca de retenção para preservação, se não houver uma para o site. A biblioteca de Retenção para Preservação é um local oculto do sistema que não foi projetado para ser usado interativamente, mas, em vez disso, armazena arquivos automaticamente quando isso é necessário por motivos de conformidade. Não há suporte para editar, excluir ou mover esses arquivos retidos automaticamente por conta própria. Ou altere ou remova rótulos de retenção e rótulos de confidencialidade desses arquivos. Em vez disso, use ferramentas de conformidade, como as compatíveis com a Descoberta Eletrônica , para acessar o conteúdo desses arquivos.

A biblioteca de Retenção para Preservação funciona da seguinte maneira para dar suporte a políticas de retenção e rótulos de retenção:

Quando um usuário altera um item sujeito à retenção de uma política de retenção ou um rótulo de retenção que marca itens como um registro ou exclui qualquer item sujeito à retenção, o conteúdo original é copiado para a biblioteca de retenção para preservação. Esse comportamento permite que o usuário altere ou exclua o conteúdo em seu aplicativo, mantendo uma cópia do original por motivos de conformidade.

Nota de rodapé:

^* O novo conteúdo não é copiado para a biblioteca de Retenção para Preservação na primeira vez que é editado. Para manter todas as versões de um arquivo, o controle de versão deve ser ativado para o site.

Esse comportamento de copiar arquivos para a biblioteca de Retenção para preservação aplica-se ao conteúdo existente quando as configurações de retenção forem aplicadas. Além disso, para políticas de retenção, qualquer novo conteúdo criado ou adicionado ao site depois que ele foi incluído na política será mantido na biblioteca de Retenção para Preservação.

Um trabalho do temporizador limpa periodicamente a Biblioteca de Retenção para Preservação. Para o conteúdo que estiver na biblioteca de Retenção para Preservação por mais de 30 dias, esse trabalho compara o conteúdo a todas as consultas usadas pelas configurações de retenção para aquele conteúdo. O conteúdo anterior ao período de retenção configurado e que não está aguardando revisão de disposição é excluído da biblioteca de Retenção para Preservação e do local original, se ainda estiver lá. Esse trabalho de temporizador é executado a cada sete dias, o que significa que, juntamente com o mínimo de 30 dias, pode levar até 37 dias para que o conteúdo seja excluído da biblioteca de Retenção para Preservação.

Os usuários verão uma mensagem de erro se tentarem excluir uma biblioteca, lista ou site que está sujeito à retenção.

Os usuários também verão uma mensagem de erro se tentarem excluir um item rotulado em qualquer uma das circunstâncias a seguir. O item não é copiado para a biblioteca de Retenção para Preservação, mas permanece no local original:

• A configuração de gerenciamento de registros que permite aos usuários excluir itens rotulados está desativada.

  Para marcar ou alterar essa configuração, acesse as configurações de gerenciamento de registros no portal do Microsoft Purview: Configurações> **Configurações da solução**> Gerenciamento de registros Rótulos> de retenção Exclusão de >conteúdo rotulado para retenção. Há configurações separadas para o OneDrive e o SharePoint.

  Em alternativa, e caso não tenha acesso a estas definições nos portais, pode utilizar AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedSPO e AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedODB de Get-PnPTenant e Set-PnPTenant.

• O rótulo de retenção marca itens como um registro e é bloqueado.

  Somente quando o registro é desbloqueado, uma cópia da última versão é armazenada na biblioteca de Retenção para Preservação.

• O rótulo de retenção marca itens como um registro regulatório que sempre impede que o item seja editado ou excluído.

Depois que as configurações de retenção são atribuídas ao conteúdo em uma conta do OneDrive, site do SharePoint ou contêiner do SharePoint Embedded para um espaço de trabalho do Loop, um trabalho de timer avalia periodicamente os itens e os caminhos que o conteúdo percorre dependem se as configurações de retenção são para reter e excluir, reter apenas ou excluir apenas. O trabalho de timer pode levar até sete dias para ser executado. Nas explicações a seguir, o conteúdo modificado é movido para a biblioteca de Retenção para Preservação para políticas de retenção e rótulos de retenção que marcam itens como registros (e o conteúdo é desbloqueado). Os itens modificados com rótulos de retenção que não marcam itens como registros não criam cópias na biblioteca de Retenção para Preservação, mas criam cópias quando os itens são excluídos.

Quando as configurações de retenção são reter e excluir:

1. Se o conteúdo for modificado ou excluído durante o período de retenção, uma cópia do conteúdo original existente na ocasião em que as configurações de retenção foram atribuídas será criada na Biblioteca de Retenção para Preservação. Lá, o trabalho do temporizador identifica itens cujo período de retenção expirou. Esses são movidos para a lixeira de segundo estágio, onde serão excluídos permanentemente após 93 dias. A Lixeira de segundo estágio não é visível para os usuários finais (apenas a Lixeira de primeiro estágio é), mas os administradores do conjunto de sites podem exibir e restaurar o conteúdo a partir daí.

   Observação

   Para ajudar a evitar a perda de dados acidental, não excluímos mais permanentemente o conteúdo da biblioteca de Retenção para Preservação. Em vez disso, excluímos permanentemente somente o conteúdo da lixeira, portanto, todo o conteúdo da Biblioteca de Retenção para Preservação agora passará pela lixeira de segundo estágio.

2. Se o conteúdo não for modificado ou excluído durante o período de retenção, o trabalho do temporizador move o conteúdo para a lixeira de primeiro estágio no final do período de retenção. Se um usuário excluir o conteúdo da lixeira ou esvaziá-la (processo também conhecido como limpeza), o documento será movido para a lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras do primeiro e do segundo estágio. No final de 93 dias, o documento é excluído permanentemente de onde estiver, na Lixeira de primeiro ou de segundo estágio. A Lixeira não está indexada e, portanto, não está disponível para pesquisa. Como resultado, uma pesquisa de descoberta eletrônica não encontra conteúdos da lixeira para colocar uma retenção.

Quando as configurações forem reter somente ou excluir somente, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir:

Caminhos de conteúdo para as configurações de reter somente

1. Se o conteúdo for modificado ou excluído durante o período de retenção: uma cópia do documento original é criada na Biblioteca de Retenção para Preservação e retida até o fim do período de retenção, quando a cópia na Biblioteca de Retenção para Preservação é movida para a lixeira de segundo estágio e é excluída permanentemente após 93 dias.

2. Se o conteúdo não for modificado ou excluído durante o período de retenção: nada acontece antes e depois do período de retenção; o documento permanecerá no local original.

Caminhos de conteúdo para as configurações de excluir somente

1. Se o conteúdo for excluído durante o período configurado: o documento será movido para a lixeira de primeiro estágio. Se um usuário excluir o documento da lixeira ou esvaziá-la, o documento será movido para a lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras de primeiro e de segundo estágio. Após os 93 dias, o documento será excluído permanentemente de onde estiver, seja na lixeira de primeiro ou de segundo estágio. Se o conteúdo for modificado durante o período configurado, ele seguirá o mesmo caminho de exclusão depois do período configurado.

2. Se o conteúdo não for excluído durante o período configurado: no final do período configurado na política de retenção, o documento é movido para a lixeira de primeiro estágio. Se um usuário excluir o documento da lixeira ou esvaziá-la (processo também conhecido como limpeza), o documento será movido para a lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras de primeiro e de segundo estágio. Após os 93 dias, o documento será excluído permanentemente de onde estiver, seja na lixeira de primeiro ou de segundo estágio. A Lixeira não está indexada e, portanto, não está disponível para pesquisa. Como resultado, uma pesquisa de descoberta eletrônica não encontra conteúdos da lixeira para colocar uma retenção.

Como a retenção funciona com anexos de nuvem

Anexos de nuvem são links incorporados a arquivos que os usuários compartilham ou referenciados em interações do Microsoft 365 Copilot e do Microsoft 365 Copilot Chat. Eles podem ser retidos e excluídos quando seus usuários os compartilham em emails do Outlook e mensagens do Teams ou do Viva Engage e são referenciados em interações com o Copilot. Quando você aplicável automaticamente um rótulo de retenção a anexos de nuvem, o rótulo de retenção é aplicado a uma cópia do arquivo compartilhado, que é armazenado na biblioteca de Retenção para Preservação.

Para esse cenário, recomendamos que você defina a configuração de rótulo para iniciar o período de retenção com base em quando o item é rotulado. Se você configurar o período de retenção com base em quando o item é criado ou modificado pela última vez, essa data será retirada do arquivo original no momento do compartilhamento. Se você configurar o início da retenção para ser modificado pela última vez, essa configuração não terá efeito para essa cópia na biblioteca de Retenção para Preservação.

No entanto, se o arquivo original for modificado e compartilhado novamente, uma nova cópia do arquivo como uma nova versão será salva e rotulada na biblioteca de Retenção para Preservação.

Se o arquivo original for compartilhado novamente, mas não modificado, a data rotulada da cópia na biblioteca de Retenção para Preservação será atualizada. Essa ação redefine o início do período de retenção e é por isso que recomendamos que você configure o início do período de retenção para se basear em quando o item é rotulado.

Como o rótulo de retenção não é aplicado ao arquivo original, o arquivo rotulado nunca é modificado ou excluído por um usuário. O arquivo rotulado permanece na biblioteca de Retenção para Preservação até que o trabalho de timer identifique que seu período de retenção expirou. Se as configurações de retenção forem definidas para excluir itens, o arquivo será movido para o Lixeira de segundo estágio, onde será excluído permanentemente no final de 93 dias:

A cópia armazenada na biblioteca de Retenção para Preservação normalmente é criada dentro de uma hora a partir do anexo de nuvem que está sendo compartilhado.

Para evitar que o arquivo original seja excluído ou movido pelos usuários antes que a cópia possa ser criada e rotulada, os arquivos em locais incluídos na política de rotulagem automática serão copiados automaticamente para a biblioteca de retenção de preservação se forem excluídos ou movidos. Esses arquivos têm um período de retenção temporário de um dia e seguem o processo de limpeza padrão descrito nesta página. Quando o arquivo original foi excluído ou movido, a cópia para manter anexos na nuvem usará essa versão do arquivo. A retenção automática e temporária de arquivos excluídos ou movidos na biblioteca de Retenção para Preservação é exclusiva das políticas de rotulagem automática para anexos na nuvem.

Como funciona a retenção com o conteúdo do OneNote

Quando você aplica uma política de retenção a um local que inclui conteúdo do OneNote ou um rótulo de retenção a uma pasta do OneNote, as diferentes seções do OneNote herdam as configurações de retenção como arquivos individuais. As páginas de cada seção estão contidas no arquivo e herdam as configurações de retenção da seção pai.

Devido a essa estrutura, cada seção será retida e excluída individualmente (com todas as páginas), de acordo com as configurações de retenção que você especificar.

Somente as seções são afetadas pelas configurações de retenção que você especificar. Por exemplo, embora você veja uma data de Modificação para cada bloco de anotações individual, essa data não é usada pela retenção do Microsoft 365.

Como funciona a retenção com versões de documentos

O controle de versão é um recurso de todas as listas de documentos e bibliotecas no Microsoft Office SharePoint Online e Microsoft OneDrive. Por padrão, o controle de versão retém um mínimo de 500 versões principais, embora você possa alterar esse limite. Para saber mais, confira Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca e Como funciona o controle de versão em listas e bibliotecas.

Quando um documento com versões está sujeito a configurações de retenção para reter esse conteúdo e não está marcado como um registro, a forma como as versões são armazenadas na biblioteca de Retenção para Preservação mudou em julho de 2022 para melhorar o desempenho. Agora, todas as versões desse arquivo são mantidas em um único arquivo na biblioteca de retenção para preservação. Antes da alteração, as versões eram copiadas para a biblioteca de Retenção para Preservação como arquivos separados e, após a alteração, permanecem como arquivos separados.

Se o rótulo não marcar o item como um registro e as configurações de retenção forem definidas para excluir o item no final do período de retenção:

• Se o período de retenção for baseado em quando o conteúdo foi criado, quando rotulado ou quando um evento é iniciado, cada versão terá a mesma data de validade que o documento original. O documento original e suas versões expiram ao mesmo tempo.

• Se o período de retenção for baseado em quando o conteúdo foi modificado pela última vez:

  • Depois da alteração em que todas as versões do arquivo são mantidas em um único arquivo na biblioteca de Retenção para Preservação: cada versão tem a mesma data de validade que a última versão do documento. A última versão do documento e suas versões expiram ao mesmo tempo.
  • Antes da alteração em que as versões foram copiadas para a biblioteca de Retenção para Preservação como arquivos separados: cada versão tem sua própria data de validade com base em quando o documento original foi modificado para criar essa versão. O documento original e suas versões expiram independentemente um do outro.

Quando a ação de retenção é excluir o documento, todas as versões que não estão na Biblioteca de Retenção para Preservação serão excluídas ao mesmo tempo, de acordo com a versão atual.

Para itens sujeitos a uma política de retenção (ou uma suspensão do descoberta eletrônica), os limites de versão da biblioteca de documentos são ignorados até que o período de retenção do documento seja atingido (ou a suspensão da descoberta eletrônica seja liberada). Nesse cenário, as versões antigas não são limpas automaticamente e os usuários são impedidos de excluir versões.

Esse não é o caso dos rótulos de retenção quando o conteúdo não está sujeito a uma política de retenção (ou uma retenção de descoberta eletrônica). Em vez disso, os limites de controle de versão são cumpridos, de modo que as versões mais antigas sejam automaticamente excluídas para acomodar novas versões, mas os usuários ainda poderão excluir versões.

Como funciona a retenção com o Microsoft 365 Arquivo

Para os administradores, há muito pouca alteração em como as políticas de retenção e os rótulos de retenção funcionam e são gerenciados para sites que usam o Microsoft 365 Arquivo. Por exemplo, a configuração de política padrão de todos os sites inclui automaticamente sites arquivados, bem como sites ativos. Um site ativo incluído em uma política de retenção e, em seguida, alterado para ser um site de arquivo morto continuará sujeito às definições de configuração na política de retenção. O mesmo se aplica a itens rotulados em um site que se torna arquivado. Você pode criar uma nova política de retenção para um site arquivado e aplicar rótulos de retenção automaticamente para sites arquivados. Os itens ainda dão suporte à revisão de disposição, ações do Power Automate, há suporte para o modo de simulação, pesquisa de política, escopos adaptáveis e a API do Graph da Microsoft para aplicar e gerenciar rótulos de retenção de forma programática para sites arquivados.

A única exceção é para anexos de nuvem, em que um item que está atualmente em um site arquivado não será retido com uma política de rótulo de retenção de aplicação automática. Os anexos de nuvem que foram retidos de um site ativo continuam sujeitos às definições de configuração no rótulo de retenção.

Como os usuários não podem exibir e interagir com itens em sites arquivados, as ações do usuário geralmente compatíveis com rótulos de retenção não serão possíveis. Por exemplo, aplicar ou remover manualmente rótulos de retenção, bloquear e desbloquear registros, editar propriedades de registro que incluem o nome e a descrição. Da mesma forma, embora o portal do Microsoft Purview dê suporte à revisão de disposição, o conteúdo de um item em revisão de disposição não pode ser exibido e o link da URL para o item não funcionará.

Quando um usuário sair da organização

SharePoint:

Quando um usuário sai da organização, o conteúdo criado por esse usuário não é afetado porque o SharePoint é considerado um ambiente colaborativo, ao contrário da caixa de correio do usuário ou da conta do OneDrive.

OneDrive:

Se um usuário sair da sua organização, todos os arquivos que estão sujeitos a uma política de retenção ou que tenham um rótulo de retenção permanecerão sujeitos às configurações de retenção durante o período de retenção especificado na política ou rótulo. Durante esse tempo, todo o acesso de compartilhamento continua a funcionar e o conteúdo continua a ser descoberto pela Pesquisa de Conteúdo e Descoberta Eletrônica.

Quando o período de retenção expira e as configurações de retenção incluem uma ação de exclusão, o conteúdo é movido para a Lixeira do Conjunto de Sites e não pode ser acessado por ninguém, exceto pelo administrador.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se você estiver pronto para configurar uma política de retenção ou rótulo de retenção do Exchange, consulte as instruções a seguir:

• Criar e configurar políticas de retenção
• Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
• Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo